Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как эффективно вести бухгалтерию предприятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.
«Марьванна, а как авансовый отчет оформить?»
Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.
Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.
Имеет смысл составить список часто задаваемых вопросов и подготовить инструкции с заполненными образцами документов. Только не надо делать инструкции ради инструкций, которые написаны сложным канцелярским языком, иначе поток обращений не снизится. Это должны быть понятные разъяснения на человеческом языке, проще говоря для «чайников».
Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.
Шпаргалка: как сэкономить на бухгалтерии
- Проведите анализ работы бухгалтерии и определитесь, какой из способов экономии на бухучете оптимален для компании;
- Пользуйтесь услугами аутсорсеров, это в два раза выгоднее собственной бухгалтерии:
- передайте на аутсорсинг всю бухгалтерию или ее часть. Всю бухгалтерию передавать экономичнее;
- серьезно относитесь к выбору аутсорсинговой компании: найдите отзывы, проверьте договор, уточните цены;
- Набирайте на работу только хороших специалистов:
- правильно опишите обязанности в вакансии;
- изучите резюме кандидата: образование, опыт работы, прошлых работодателей, причины увольнения;
- подготовьте тестовое задание самостоятельно или с помощью специалиста;
Методы, которые использовались при регламентации
- Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
- Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
- Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
- Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.
Как предотвратить катастрофу в бухгалтерии?
Специалисты FinDep советуют в первую очередь наладить систему контроля. Для этого руководителю нужно обеспечить доступ к базе, в которой ведется бухгалтерский учет, и периодически проводить мониторинг налоговых начислений. К тому же сейчас налоговые органы отошли от выездных проверок, и основная часть контроля осуществляется путем проведения камеральных проверок и сверки данных в электронных базах. Поэтому, имея доступ к таким электронным базам, руководитель может своевременно предотвратить ошибки, которые приведут к финансовым потерям.
Еще одним способом проверить налаженность ведения бухгалтерского учета является инициативный аудит. Но это — дорогостоящее удовольствие. Наиболее выгодной альтернативой видится обращение в аутсорсинговую компанию, где вам помогут справиться с этой задачей.
А что делать, если в бухгалтерии уже завал?
Столкнувшись с проблемами в бухучете, руководитель или собственник обычно хватается за голову с вопросами: «Что же делать? Что теперь будет?» В этот момент важно помнить, что любая проблема имеет решение. Итак, что нужно делать:
- Выявить проблему и ее причины. Для этого можно заказать аудит. Тогда компания предоставляет сторонней организации доступ к своим файлам и документам и позволяет провести ревизию. В итоге выявляются слабые места и пробелы и формируется программа действий по их устранению.
- Обратиться за помощью к специалистам. Это позволит выйти из сложной ситуации с наименьшими потерями. Все ошибки подлежат исправлению: можно пересчитать налоги, подать уточненные декларации… Если делать все в правильной последовательности и соблюдая нормы налогового законодательства, то санкции будут применены только в виде пеней.
- Доверить ведение бухгалтерии профессионалам. Сегодня уже не обязательно содержать в компании отдельное подразделение бухгалтерии. Малый и средний бизнес может и вовсе полностью перевести это направление на аутсорс и воспользоваться услугами таких компаний, как FinDep. Крупному бизнесу все же стоит иметь в штате ответственных специалистов, которые будут представлять сторону компании в коммуникации с аутсорсером.
Выбор программного обеспечения
Ничуть не менее ответственный шаг – это выбор программного обеспечения, в котором будет вестись управленческий учет. Конечно, возможности у всех компаний разные, но моя настоятельная рекомендация – это выбор ОДНОЙ программы, в которой будет возможно осуществлять и операционную деятельность и параллельно автоматически формировать управленческий учет. Это в итоге даст вам большую экономию, чем покупка отдельных модулей, программ, в которые вы будете перекачивать первичную информацию, и руками вносить аналитики управленческого учета.
Смена программного обеспечения также может быть сопряжена с выпрямлением бизнес процессов, выявлением и уничтожением задвоенных процессов, двойного ввода и прочее. То есть попутно с внедрением управленческого учета вы еще и процессный подход в компании реализуете, что, вы знаете, всегда неплохо.
Есть примеры компаний, которые ведут управленческий учет в Microsoft Excel, но я бы этого не советовала. Сегодня есть великое множество ERP и просто управленческих систем, которые можно грамотно вписать в деятельность предприятия. Эти системы настроены на разные отрасли бизнеса и содержат разные «фишки» пригодные для того или иного предприятия, но всегда надо быть готовым к тому, что какие-то формы, процесс придется дописывать по себя.
Из личного опыта
Мы выбрали «1С:Управление производственным предприятием» для автоматизации управленческого учета, на тот момент это решение более всего подходило для наших целей. Если бы я выбирала сейчас, выбор пал бы на «1С:ERP Управление предприятием», но тогда ее еще не было на рынке.
Напомню, группа компаний эксплуатировала несколько баз в «1С:Бухгалтерии 7.7», мы волевым решением слили их в 1С:Управление производственным предприятием», чем уже сильно увеличили управляемость и ускорили формирование отчетов.
Активная фаза внедрения
Эта фаза потому и называется активной, что на ней придется изрядно попотеть и попортить немало крови себе и окружающим. Ведь, чтобы новая система учета заработала, должны правильно заполняться исходные формы (помните, мы говорили ранее, что информация должна попадать в систему в точке «входа»).
Пресловутая точка входа очень редко находится в финансовых службах, чаще на производстве, когда речь идет об отчете производства за смену, в отделе продаж, когда заключается новый контракт, в отделе закупок, когда заказывается сырье или услуги и так далее. Это значит, что новым аналитикам учета и заполнению новых форм а иногда и работе с новой программой придется всех этих сотрудников научить и никому иному, как группе внедрения.
Согласитесь, любая, самая хорошая, система не будет работать, если ее неправильно эксплуатировать. На активной фазе инструментами общения с пользователями станут тренинги, презентации, инструкции, нормативная документация. И поддержка со стороны руководства, естественно.
Из личного опыта
В «Билфингере» активная фаза внедрения управленческого учета заняла 9 месяцев, так как нужно было обучить команды инженеров на 120 объектах в Москве и регионах, и 100 пользователей центрального офиса (в основном менеджеров по продажам, закупкам, кадровиков, бухгалтеров) работе в «1С:Управление производственным предприятием». Для многих пользователей это был первый опыт работы с продуктами «1С». Многие противились нововведениям, тем более, что сначала это действительно была дополнительная работа. Представьте, если раньше инженеру достаточно было отправить письмо в отдел закупок по почте и попросить купить лампочки, то теперь нужно было создать заказ поставщику в «1С:Управление производственным предприятием», найти свой ЦФО, найти нужную номенклатуру в справочнике, дождаться согласования. Через некоторое время, правда, пользователи оценили, что заказы можно копировать и ни один из них не теряется, в отличие от писем в почте. А еще можно контролировать, привезли ли материал на склад.
Кадровые менеджеры оценили, что табеля им теперь сдаются вовремя и в электронном виде, а менеджеры объектов – что они видят маржинальность объекта в режиме реального времени. Но это понимание приходит потом, сначала же нужно преодолеть «зону отчуждения».
Как предотвратить катастрофу в бухгалтерии?
Специалисты FinDep советуют в первую очередь наладить систему контроля. Для этого руководителю нужно обеспечить доступ к базе, в которой ведется бухгалтерский учет, и периодически проводить мониторинг налоговых начислений. К тому же сейчас налоговые органы отошли от выездных проверок, и основная часть контроля осуществляется путем проведения камеральных проверок и сверки данных в электронных базах. Поэтому, имея доступ к таким электронным базам, руководитель может своевременно предотвратить ошибки, которые приведут к финансовым потерям.
Еще одним способом проверить налаженность ведения бухгалтерского учета является инициативный аудит. Но это — дорогостоящее удовольствие. Наиболее выгодной альтернативой видится обращение в аутсорсинговую компанию, где вам помогут справиться с этой задачей.
Получить должность простого бухгалтера не слишком сложно, но для построения успешной карьеры вам надо заниматься своим развитием и наработкой полезных навыков:
-
В сфере бухгалтерского учёта приветствуются хорошие знания в области законодательства. К сожалению, они имеют склонность устаревать. Поэтому специалисту нужно следить за изменениями в правовой сфере, касающиеся его работы.
-
Знакомство с различными стандартами финансовой отчётности тоже плюс для профессионала. Обладая определённым опытом, можно присмотреться уже и к международным форматам. Такие знания можно будет указать в резюме и это добавит ему привлекательности при поиске должности в компаниях, занимающихся товарооборотом с заграницей.
-
Следите за современными средствами автоматизации своего труда. Учитесь владеть новыми программами и решениями для бухгалтерии.
-
Работа поможет вам лучшим образом поддерживать своей профессиональный уровень. Сейчас это может и постоянное место, и фриланс, и аутсорс компания.
Часто у агентства отсутствуют первичные документы по агентским сделкам. В 90% случаев бизнес не утруждает себя кропотливым сбором «первички». Агентская сделка даёт поблажку — позволяет не показывать в доходах бо́льшую часть оборота, облагая налогами только агентское вознаграждение. Но это разрешено лишь в одном случае: когда все документы в наличии и оформлены корректно.
Отчёт агента — обязательный и основной документ при оформлении агентской сделки. Если его нет, вам придётся уплатить налоги со всей полученной от клиента суммы (в том числе с бюджета на рекламу, который уж точно не должен облагаться налогами). При проверке доначислят налоги со всех поступлений по договору и начислят штраф 20% от суммы недоимки и пени.
Если вы экономите на налогах, используя агентские договоры, прямо сейчас пойдите и проверьте, что у вас в наличии распечатанные отчёты агента за каждый месяц работы. Если отчётов нет, но есть бухгалтер, срочно поручите ему эту работу.
KPI главного бухгалтера – что сюда входит?
Каждый отдельно взятый отдел бухгалтерии имеет свои особенности работы в соответствии с деятельностью организации, поэтому совокупность коэффициентов для каждого отдельно взятого главного бухгалтера будет своя. К показателям, определяющим результативность работы бухгалтерии, можно отнести:
- своевременность сдачи отчетных документов в контролирующие органы и грамотное их заполнение;
- отсутствие просрочек по платежам клиентов;
- отсутствие ошибок в ведении учета;
- итоговая экономия при работе с поставщиками;
- штрафы и пени со стороны контролирующих органов из-за ошибок бухгалтерии;
- расходы на оплату жалования сотрудников отдела;
- жалобы на работу бухгалтеров со стороны контрагентов, работников и клиентов.
Кроме перечисленных выше критериев, главному бухгалтеру стоит принимать во внимание информацию о квалификации, стимулах и уровне нагрузке в работе персонала.
Хороший бухгалтер — главный соратник в ведении бизнеса
Нормативная база в сфере бизнеса меняется очень динамично. Она затрагивает налогообложение, бухгалтерский учет и прочие сферы. Количество ежемесячных, квартальных и годовых форм отчетности (бухгалтерских, налоговых, по внебюджетным фондам, статистических и прочих) велико и продолжает расти. Если в не очень далеком прошлом субъекты малого предпринимательства имели возможность не предоставлять бухгалтерский баланс, то сейчас это обязаны делать все компании. За несвоевременное предоставление или предоставление недостоверных данных налагается ответственность: штраф или приостановка операций по счету, например. За неверно рассчитанными и уплаченными налогами последуют пени на неуплаченную сумму. Все это значит, что от качества работы бухгалтера зависит не только спокойствие руководителя, но и финансовые результаты бизнеса. Чтобы эффективно работать в такой среде, нужно постоянно учиться и быть в курсе изменений в законодательстве.
Организационная структура бухгалтерии
Федеральный закон № 402-ФЗ возлагает ответственность за правильную организацию бухгалтерского учета на непосредственного руководителя предприятия.
В зависимости от величины производственных или непроизводственных мощностей и количества объектов бухучета руководитель имеет право:
- самолично заниматься вопросами бухгалтерского дела и его ведением без делегирования полномочий на своих сотрудников;
- утвердить штатную должность бухгалтера, для которого разрабатывается соответствующая должностная инструкция и на которого будут возложены соответствующие обязанности;
- организовать службу, на которую будут возложены обязанности бухучета, назначить ее руководителя и определить штатный состав вновь организованной структуры (бухгалтерская служба с непосредственным руководителем может быть создана в том случае, если в штате предприятия трудятся два или более бухгалтера);
- воспользоваться услугами сторонней специализированной компании в рамках заключенного договора (если не предусмотрены должности в собственной бухгалтерии) — то есть передать все или на свое усмотрение права на ведение бухучета.
Часто у агентства отсутствуют первичные документы по агентским сделкам. В 90% случаев бизнес не утруждает себя кропотливым сбором «первички». Агентская сделка даёт поблажку — позволяет не показывать в доходах бо́льшую часть оборота, облагая налогами только агентское вознаграждение. Но это разрешено лишь в одном случае: когда все документы в наличии и оформлены корректно.
Отчёт агента — обязательный и основной документ при оформлении агентской сделки. Если его нет, вам придётся уплатить налоги со всей полученной от клиента суммы (в том числе с бюджета на рекламу, который уж точно не должен облагаться налогами). При проверке доначислят налоги со всех поступлений по договору и начислят штраф 20% от суммы недоимки и пени.
Если вы экономите на налогах, используя агентские договоры, прямо сейчас пойдите и проверьте, что у вас в наличии распечатанные отчёты агента за каждый месяц работы. Если отчётов нет, но есть бухгалтер, срочно поручите ему эту работу.
Кто у вас в компании выставляет счета — вы сами, секретарь или бухгалтер? Сколько по времени ждёт клиент, чтобы оплатить ваши услуги?
Если на вас работает удалённый бухгалтер, вероятна ситуация, когда он недостаточно оперативно выставляет счета вашим клиентам. Поэтому вы делаете всё сами или поручаете менеджерам или специалистам. Сколько это отнимает вашего времени? Сколько времени тратят ваши сотрудники на выставление счёта вместо того, чтобы делать свою работу?
Как решить эту задачу: сотрудник, который выставляет счета, должен быть всегда под рукой. Например, в чате мобильного телефона. Пишете ему название фирмы, ИНН, за что платить, сумму. Сотрудник делает счёт и отправляет его клиенту нажатием одной кнопки в программе «1С».
Обязанность по выставлению счетов можно возложить и на бухгалтера. Некоторые бухгалтеры не соглашаются работать с первичной документацией, т. к. эта работа не требует особенной квалификации, но отнимает много времени. Да, вероятно, удалённому бухгалтеру это будет обременительно. А вот в бухгалтерской фирме есть специальный сотрудник, в чью обязанность входит именно «первичка», и главбухи не страдают от рутинной работы.
Штатный сотрудник может предупредить о своём уходе за две недели перед увольнением. Или просто не выйти однажды на работу, принеся через две недели закрытый больничный. И вы ничего не можете с этим поделать. Если у вас были хорошие отношения с бухгалтером, вы не задерживали оплату, не обижали человека, то такое увольнение свидетельствует лишь о том, что «запахло жареным». Вероятно, бухгалтер чего-то испугался.
Проблему нужно решать срочно, чтобы не попасть на штрафы. Первым делом проверьте, остались ли у вас документы и база «1С», не прихватил ли их с собой бухгалтер. Если документы и база на месте, проверьте, не являются ли реальной причиной увольнения серьёзные ошибки учёта. Для этого закажите экспресс-аудит бухгалтерского учёта у независимой бухгалтерской компании.
Если документов или базы нет — бейте тревогу. Обратитесь к профессиональному бухгалтеру для подстраховки. Для розыска пропавших документов и базы можно обратиться в полицию.
Рекомендации для специалистов по внедрению и автоматизации
Исходить в общении с главным бухгалтером компании необходимо из перечисленных выше проблем и понимания огромной ответственности специалиста. При этом есть простые рекомендации, которые помогут найти общий язык тем, кто по тем или иным причинам вынужден взаимодействовать с бухгалтерией в процессе автоматизации бизнес-процессов, внедрения нового ПО, сервисного обслуживания и т.д.
- Почитайте хотя бы немного о бухгалтерском учете. Не поленитесь полистать учебники и разобраться хотя бы в основах. А если вы занимаетесь программным обеспечением в том числе для бухгалтеров на постоянной основе, можно даже окончить курсы бухгалтеров. Это поможет вам говорить с ними на одном языке: вы будете понимать их проблемы, они – предлагаемые вами решения.
- Постарайтесь свести время консультаций с бухгалтерами к минимуму. Помните об их высокой загруженности, а также о том, что за консультации им никто не доплачивает. Если вы обладаете базовыми знаниями бухучета, изучите работу компании на уровне документов и консультаций с сотрудниками того же отдела продаж, и только потом придете в бухгалтерию за финальными консультациями и согласованиями, вам будут благодарны.
Прежде чем переходить к рассмотрению ключевых показателей эффективности главного бухгалтера, необходимо понять, что собой представляет KPI. Речь идет о системе коэффициентов. Совокупность ключевых показателей воздействует как на количественные, так и на качественные результаты относительно возможных (предполагаемых) достижений.
У каждого коэффициента свои параметры эффективности. Они строго регламентируются установленными сроками решения поставленной задачи или совокупности задач. Каждый сотрудник получает денежное вознаграждение с учетом показателей эффективности на основе кипиай для бухгалтерии.
Моменту непосредственного запуска на предприятии системы коэффициентов эффективности предшествует период подготовки, который состоит из нескольких этапов:
Разработка стратегии. Определить четкие KPI для бухгалтера – сложная задача. Однако можно выделить ряд критериев, которые применимы к бухучету. Задача руководства на начальном этапе заключается не только в определении этих критериев, но и в формировании политики достижений.
Определение главных показателей успешной работы. Когда планирование стратегии завершено, можно переходить к непосредственному выбору критериев для оценки по KPI для главного бухгалтера и других сотрудников отдела бухгалтерии. Речь идет об исчисляемых в количественном выражении нормативных достижениях. Например, это может быть выполнение бюджета компании без выхода за установленные рамки или отсутствие жалоб со стороны клиентов.
Выбор основных показателей достижения поставленных целей. На данном этапе важно определить наиболее действенные способы достижения намеченных результатов. Принимаются во внимание рассчитанные ранее KPI.
Перед рассмотрением наглядных примеров и критериев оценки работы бухгалтера важно изучить особенности основных коэффициентов эффективности. Различают KPI:
Времени. Показывает, сколько времени потребовалось сотруднику на решение поставленной задачи.
Отдачи. Рассматривается соотношение издержек по определенным процессам к полученной прибыли.
Расходов. Этот коэффициент отражает издержки необходимых ресурсов.
Итогов. Отображает объем результатов, который был получен за конкретный период.
Процессинга. Показывает выполнение задач без сбоев.
Пример KPI в бухгалтерии
Рассмотрим 4 ключевых показателя эффективности, которые часто используются при расчетах:
- Время, которое затратил сотрудник на решение поставленной задачи (Z)
Рассчитывается по формуле: Z = Z факт/Z план = 37/56 = 0,66.
Из полученного результата можно сделать вывод, что работа выполнена даже раньше утвержденного срока.
- Уровень просрочек (Р)
Рассчитывается по формуле: P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 120/3600*100=3%.
Показатель
- Переплаты контрагентам (N)
Рассчитывается по формуле: N= (N опл./Nр) × 100% = 6500/6500*100=100%.
Показатель, равный 100%, указывает на то, что специалист осуществил все оплаты в соответствии с потребностями.
- Допущение ошибок при ведении счетов (O)
Похожие записи: