Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как формируются личные дела сотрудников?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведение личных дел для государственных гражданских и муниципальных служащих обязательно, а вот для учреждений, финансируемых из бюджетов различного уровня, — нет. Однако мы все-таки рекомендуем вести личные дела, так как это удобно: вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. Вместе с тем напомним работодателям: если принято решение о ведении личных дел в учреждении, необходимо позаботиться о мероприятиях по защите от утраты или разглашения сведений, хранящихся в личных делах работников.
Сведения, которые должны содержаться в описи
Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:
- Порядковый номер документа.
- Дата его принятия.
- Номер.
- Название.
- Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
- Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
- Количество документов, содержащихся в деле.
- Сведения о количестве листов описи.
- Должность и данные о составителе, его подпись.
- Дата, когда опись составлялась.
Порядок подшивки личного дела муниципального служащего
Посередине листа проставляются полные Ф.И.О.
работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины). При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.
Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5.
Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри. В частности, здесь отмечаются: Внимание!
Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело.
Инфо Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.
Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы).
Они входят в состав документов по личному составу. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом органе местного самоуправления либо при поступлении на государственную гражданскую службу специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области по запросу передает личное дело муниципального служащего с нарочным под роспись или пересылает заказным письмом кадровой службе по новому месту замещения должности муниципальной службы либо гражданской службы.
Если гражданин, личное дело которого хранится в администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области, поступит на муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в орган местного самоуправления по месту замещения должности муниципальной службы.
Лопухинское сельское поселение
Опубликовано 10.05.2018 в рубрике , Cкачать: Наименование:ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 125 от 10.05.2018 Об утверждении Порядка ведения личных дел муниципальных служащихДата:10.05.2018Уровень документа:МестныйТип документа:ОсновнойСтатус действия:ДействующийСтатус нормативности:НормативныйСтатус соответствия законодательству:Соответсвует ФЗ Местная администрация муниципального образования муниципального образования Ломоносовского муниципального района Ленинградской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ 10 мая 2020 года № 125 Об утверждении Порядка ведения личных дел муниципальных служащих На основании Федерального закона № 131-ФЗ от 06.10.2003 г.
«Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»
, Указов Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г.
№ 609
«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»
, от 18.05.2009 г.
№ 559
«О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и об их обязательствах имущественного характера»
, и областного закона «О правовом регулировании государственной службы в Ленинградской области» от 25 февраля 2005 года N 11-оз, Постановления губернатора Ленинградской области № 505-пг от 16.11.2000 г.
«О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области»
, а также в целях реализации Федерального Закона от 02 марта 2007 г.
№ 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», местная администрация МО ПОСТАНОВЛЯЕТ: Утвердить Порядок ведения личных дел муниципальных служащих МО согласно Приложению 1.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел
Поскольку вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту таких данных, могут быть привлечены не только к дисциплинарной и материальной ответственности, но и к гражданско-правовой и даже уголовной.
Например, на основании п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных сведений, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, является грубым нарушением трудовой дисциплины и может повлечь его увольнение с гражданской службы.
Муниципальные служащие и работники медицинских учреждений за разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника, также могут быть уволены по инициативе работодателя по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Здесь отметим, что увольнение по данному основанию будет признано правомерным при соблюдении следующих условий:
- обязанность не разглашать персональные данные прямо предусмотрена трудовым договором с работником;
- в трудовом договоре или приложении к нему точно указано, какие конкретно сведения работник обязуется не разглашать;
- охраняемая законом тайна доверена (стала известна) работнику в связи с исполнением им трудовой функции;
- сведения, которые в соответствии с трудовым договором работник обязуется не разглашать, согласно действующему законодательству могут быть отнесены к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.
При отсутствии хотя бы одного из названных условий прекращение трудового договора по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ не может быть признано законным.
В административном законодательстве также предусмотрены санкции за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). В частности, ст. 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. для организации, от 500 до 1000 руб. для должностного лица. А на основании ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа: на граждан — в размере от 500 до 1000 руб.; на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.
Обеспечение защиты персональных данных личных дел
Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.
Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:
— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.
Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего
«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 1
Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего
На любом предприятии очень важно систематизировать учет и хранение информации о сотрудниках, то есть персональные данные. Каждый кадровик должен знать, какие люди работают в организации. Поэтому многие работники отдела кадров ведут либо личную карточку по форме Т-2 , либо личное дело. Но если для коммерческих структур существует выбор, в какой форме они будут систематизировать данные о работниках, то для гражданских служащих форма четко регламентирована. Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) определяет, в каком виде должны быть представлены персональные данные служащего — личное дело. Рассмотрим, что же такое персональные данные, как построить, оформить и вести личное дело, какую информацию и в каком порядке размещать в деле.
———————————
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Персональные данные и их состав
Закон N 79-ФЗ устанавливает правила обращения с персональными данными гражданских служащих, определяет требования, обязательные для соблюдения кадровой службой государственного органа при их обработке, хранении и передаче. Однако в нем не содержится определения понятия «персональные данные гражданского служащего», а также разъяснения, что включается в это понятие. В ст. 85 ТК РФ персональные данные определяются как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Государственная служба трактует его как сведение о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющее идентифицировать его личность и содержащееся в личном деле гражданского служащего либо подлежащее включению в него (п. 2 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела ) (далее — Положение).
———————————
Утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.
В ст. 42 Закона N 79-ФЗ установлены детальные требования, которые должны соблюдаться кадровой службой государственного органа при обработке персональных данных гражданского служащего. Под данной обработкой понимаются отдельные действия или операции, выполняемые кадровиком государственного органа с персональными данными гражданского служащего (сбор, запись, организация, упорядочивание, накопление, хранение, обновление или изменение, извлечение, группирование, использование, раскрытие, распространение, обезличивание, уничтожение и т.п.). Эти действия могут осуществляться либо с помощью средств автоматизации, либо без их помощи. Чтобы регламентировать работу с персональными данными, ч. 4 ст. 42 Закона N 79-ФЗ предусматривается издание Положения.
Необходимо помнить, что при работе с персональными данными представитель нанимателя обязан обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.
В Законе N 79-ФЗ прямо не устанавливается перечень персональных данных служащего. Президент РФ в Положении также не указал на состав этих данных.
Но следует обратить внимание на статьи Закона N 79-ФЗ, которые определяют перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением (ст. ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др.), а п. 16 Положения содержит список документов, приобщаемых к личному делу. Эти документы стоит отнести к обязательным данным для представления государственными служащими. Однако, помимо подобных сведений, наниматель имеет право включать в состав персональных данных и иные, обусловленные спецификой гражданской службы в данном государственном органе и необходимые для обеспечения его деятельности сведения. Например, личный листок по учету кадров или архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, которые помогут специалисту кадровой службы в принятии решений при написании характеристики, формировании кадрового резерва, аттестации и иных ситуациях (в частности, при необходимости расширить круг служебных обязанностей).
Правовой режим персональных данных
Закон N 79-ФЗ не устанавливает правового режима персональных данных служащих. Но существующие правила обращения с этими данными свидетельствуют о том, что они имеют строго конфиденциальный характер, за исключением случаев, определенных законами и иными нормативными правовыми актами. Этот вывод подтверждается и Положением. Пунктом 11 предусмотрено, что сведения, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в них, являются информацией, носящей конфиденциальный характер (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).
Защиту персональных данных государственных гражданских служащих обязан обеспечивать наниматель во избежание несанкционированного доступа к ним, их блокирования или раскрытия, а равно их случайного уничтожения, изменения или утраты.
Для кого опись обязательна
В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.
Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций». С чем это связано?
Во-первых, этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с личным делом работника.
Во-вторых, ведомость в обязательном порядке составляется при сдаче дел в архив предприятия, где хранится после увольнения сотрудника в течение 75 лет (см. п. «а», «б» ст. 656 «Перечня типовых управленческих документов…»).
Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации.
Состав документов личного дела работника
ичное
дело включает документы, отражающие
сведения о работнике и его трудовой
деятельности, либо о студенте и его
обучении в ВУЗе. Как правило, личное
дело формируется в течение длительного
периода времени (все время работы или
учебы). Они входят в состав документов
по личному составу.
В настоящее время личные дела на
работников в обязательном порядке в
соответствии с Указом Президента РФ от
30.05.2005 № 609 должны быть заведены в
государственных (муниципальных) органах
власти. Для других сфер деятельности в
нормативных документах нет упоминания
об обязанности ведения личных дел.
Фактически для большинства организаций
это становится делом добровольным.
Тем не менее, практика показывает, что
формирование и своевременное комплектование
личного дела на работника приносит
много пользы. Поскольку все сведения о
работнике сконцентрированы и упорядочены
в едином месте (способствует лучшей
сохранности документов) и к ним обеспечен
оперативный доступ (способствует
быстрому поиску информации по запросу).
- заявление о приеме на работу;
- трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
- личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
- анкета (автобиография);
- документы об образовании (копии);
- документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
- рекомендательные письмаилихарактеристики;
- должностные инструкции (регламенты);
- аттестационные листы, отзывы, представления;
- паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
- заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
- документы о награждении, наложении взысканий (копии);
- сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
- невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
- заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
- иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).
Обязательно ли вставлять опись в личное дело
Составление описи не является обязательным в общем случае. Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.
В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале — в случае личного дела и их систематизации — в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.
Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то
его следует оформить локальным нормативным актом, в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.
При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.
При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:
- когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
- если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.
Ответ: Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу
Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).
Важно
Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Регистрационный индекс состоит из:
Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст;
- в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2020 г. № 526. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно (п.
Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.
В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.
Отличие от перечня личных дел сотрудников
Делопроизводство содержит два понятия, которые касаются списка личных дел: внутренняя опись дела для сдачи в архив и список дел. Различия такие:
| Вид |
Признак |
Примечание |
|---|---|---|
|
Перечень из дела |
Содержит перечень бумаг, включенных в дело работника |
Пример — список бумаг из дел работников отдела кадров учреждения |
|
Хранится в деле |
||
|
Список дел |
Представляет собой перечень самих дел |
Пример — список дел, направленных на архивное хранение в 2019 году |
|
Подшивают отдельно, хранят у ответственного работника |
Таким образом, внутренняя опись дела содержит информацию о бумагах, хранящихся в деле работника, а перечень дел является пакетом самих дел.
Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения
АГТ, руководителей МУП, МУ 4.1. Абзац исключен. — Распоряжение Администрации города Тюмени от 27.10.2020 N 734. Личные дела регистрируются в книге учета личных дел муниципальных служащих, работников АГТ, руководителей МУП, МУ (далее — книга учета личных дел), ведение которой осуществляется административным департаментом в порядке, установленном приказом заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ, и по какой причине. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 2).
Положени е о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации Дивеевского района
3.1. Документы, находящиеся в личном деле, нумеруются ми вносятся в опись. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела. При передаче личного дела по новому месту муниципальной службы опись документов, находящихся в личном деле, заверяется работниками кадровой службы администрации района.
3.2. Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на службу. На все вопросы должны быть даны полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок. Полнота заполнения и правильность сведений проверяется кадровой службой в соответствии с предъявленными документами (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании), о чем и делается соответствующая запись с указанием даты и подписи работника кадровой службы.
Что такое личное дело сотрудника
Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.
Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:
- копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
- документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
- документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
- прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
- документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
Опись личного дела считается простым в составлении документом, формируемым наиболее часто непосредственно при трудоустройстве гражданина. С ее помощью фиксируется вся документация, передаваемая гражданином будущему директору.
В будущем в опись вносятся другие документы, которые подшиваются к личному делу. Указывается процесс изъятия и возврата тех или иных бумаг. Обязательно в компании назначается сотрудник, который наделяется обязанностью по хранению данной документации.
Он отвечает за хранение и заполнение личных дел специалистов. Поэтому обычно назначенное ответственное лицо серьезно подходит к своим обязанностям.
Судебная практика содержит несколько примеров разбирательств, когда работники обращались в суд на компании, потерявшие те или иные важные документы.