Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем приказ о проведении инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 указано, что такое инвентаризация — проверка состояния имущества организации и сопоставление фактических показателей с учетными сведениями. Это обязательная ежегодная процедура: ее проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Но это не все случаи, когда такая сверка обязательна.
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
-
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
-
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
-
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
-
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
-
при ликвидации или реорганизации организации.
Когда инвентаризация обязательна
В федеральных и отраслевых стандартах закреплено, кто должен проводить инвентаризацию в организации в обязательном порядке — инвентаризационная комиссия (постоянная или рабочая) при наступлении определенных ситуаций (ч. 3 ст. 11 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 1.5 Методических указаний из приказа Минфина № 49). К ним относятся:
- годовая отчетность;
- смена МОЛ (материально ответственного лица), которое отвечает за товарно-материальные ценности;
- обнаружение хищений, порчи, злоупотреблений ТМЦ;
- реорганизация и ликвидация предприятия;
- стихийные бедствия, пожары или другие чрезвычайные ситуации.
Нормативный порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ прописаны в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 49. К ТМЦ относятся товары, материальные ценности и готовая продукция. При проведении годовой сверки проверяют все ТМЦ. А вот при смене МОЛ или хищении проводят выборочную проверку — по конкретному участку.
Так называют инструмент, который является основным способом контролировать все, что есть в организации. Под учетом находятся финансы, нематериальные активы, товары и многое другое.
Плановая инвентаризация проводится регулярно, минимум раз в 3 года, но предприятие может установить меньший срок, для нее не нужен повод. У незапланированной все начинается с причины.
Существует разделение на натуральную и документальную. В первом варианте пересчет происходит в реальности – проверяющие ищут предмет в цехе или офисе, а потом сверяют с тем, что указано в ведомостях. Если это необходимо, то измеряют и взвешивают, проверяют инвентарный номер. Во второй разновидности просто занимаются поиском всех документов по каждому проверяемому объекту.
До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:
- состав комиссии;
- временные рамки;
- место действия.
Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.
Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:
- сотрудники следственных органов;
- суды – в соответствии с постановлением;
- главный офис – если это дочерняя организация или филиал.
Процедура проведения проверки
Как уже было сказано выше, инициатором инвентаризации выступает руководитель организации. Он назначает членов комиссии во главе с председателем. В качестве председателя выбирается, как правило, главный бухгалтер или руководитель структурного подразделение. Должности остальных членов комиссии особой роли не играют, однако они все должны быть сотрудниками отдела, в котором проводится проверка. При необходимости имеется возможность привлечь помощь со стороны. В силу больших объёмов проверки, нехватки кадрового ресурса или сложности проведения процедуры приглашают специальных экспертов – аудиторов.
Члены комиссии в обозначенные руководителем сроки проводят инвентаризацию на указанном объекте. По завершению проверки они составляют документ с результатами. В нём указываются итоги проверки, отмечается недостача и её объёмы, а также предлагаются пути решения возникшей проблемы. Готовое заключение отправляется руководителю для ознакомления и подписания.
Закон не обязывает коммерческие фирмы пользоваться определённым бланком для составления распоряжения, вследствие чего организации вправе сформировать приказ самостоятельно в свободной форме. Необходимо лишь соблюсти общие требования, предъявляемые к такому документу:
- указать реквизиты документа (наименование организации, число, населённый пункт и т.д.);
- обозначить причину проведения проверки;
- на каком объекте она будет проводиться;
- какие именно ценности подлежат инвентаризации (товары, документы и т.д.);
- состав комиссии с указанием её председателя;
- сроки проведении процедуры и крайнюю дату предоставления отчёта.
Однако составлять документ самостоятельно совершенно необязательно, ведь существует разработанная Госкомстатом и утверждённая в соответствующем Постановлении форма ИНВ-22, в которой уже изложены все необходимые моменты. Остаётся только лишь заполнить готовый бланк.
Заполнением документа руководитель в крупной фирме не может заниматься самостоятельно в силу занятности другими видами деятельности. Распоряжение отдаётся сотрудникам юридического отдела, отдела кадров или секретарям. Директор получает на стол уже готовый вариант распоряжения для подписи.
Форму ИНВ-22 можно заполнить шариковой ручкой или же на компьютере. Если использовать компьютерные средства, в любом случае документ придётся распечатать для заверения подписями.
Что проверяют при инвентаризации?
При пересчете рассматривается все имущество и финансовые обязательства (договоры о кредитах, займах и т.д.) предприятия:
- Основные средства
- Производственные запасы
- Материальные активы
- Нематериальные активы
- Товары
- Финансовые вложения
- Резервы
- Деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности
- Кредиторская задолженность и прочие обязательства
- Любые материальные и нематериальные ценности
Правила оформления приказа
Основные правила, которых нужно придерживаться при оформлении приказа:
- Вверху приказа указываем полное наименование организации, причем название должно быть полностью идентично названию в учредительных документах. Под названием указывается структурное подразделение организации (при проверке в подразделении). Справа вверху указываются основные статистические коды организации ОКПО и ОКУД.
- Также указываем номер приказа и его дату.
- Четко указывается объект/вид объектов, подлежащий проверке (например, ТМЦ, касса, и др.)
- В приказе необходимо обозначить членов комиссии с указанием их ФИО и занимаемых ими должностей. Председателем комиссии должен быть назначено руководящее лицо или его заместитель.
- Необходимо конкретно указать место проведения проверки (иногда название подразделения просто продублировать)
- В приказе четко обозначаются сроки проведения проверки.
- Затем указывается причина инвентаризационной проверки (плановая, внеплановая и почему)
- В конце приказа необходимо обозначить дату, когда надо предоставить в бухгалтерскую службу результаты проверки.
- Подпись руководителя организации.
Задачи и периодичность инвентаризации
Как уже ранее отмечалось, инвентаризационная проверка — это сверка данных бухучета наличию имущества (обязательств) организации по факту на определенную дату. Главными целями инвентаризационной проверки являются:
- проверка правильности отражения всех хозопераций в бухучете за период;
- выявление различных допущенных ошибок;
- контроль расчетов по различным обязательствам организации;
- выявление не используемого имущества;
- контроль полной сохранности имущества.
Помимо итоговых годовых инвентаризаций, законодательно установлены случаи, когда проведение инвентаризационных проверок является обязательным:
- при сдаче имущества в аренду, его продаже или выкупе;
- при реорганизации или ликвидации;
- при выявлении злоупотреблений, порчи, кражи имущества;
- перед годовой бух.отчетностью;
- при изменении матответственных лиц;
- при чрезвычайных обстоятельствах.
Кроме того, причинами инвентаризационной проверки могут быть:
- требование судебных органов;
- контрольные ревизии;
- аудит;
- изменение состояния ТМЦ.
- Отметим, что инвентаризационная проверка может проводится, и по имуществу, не принадлежащему организации — взятые в аренду объекты или находящиеся на хранении.
Инвентаризация и оформление ее результатов
Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Поэтому вначале члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что значится на бумаге.
По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа можно использовать форму № ИНВ-26 из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2018, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе 2019. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.
Бухгалтер должен составить сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них будет храниться в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Порядок годовой инвентаризации: предварительный этап
Когда издан приказ о проведении инвентаризации по образцу, комиссия может приступать к работе. В ее составе, утвержденном руководством, должно быть не менее трех лиц: представитель бухгалтерии, администрации, иной привлекаемый сотрудник. При пересчете обязательно присутствуют специалисты, для которых предусмотрена материальная ответственность, дисциплинарная ответственность за сохранность ТМЦ. Если проверку проведут без их ведома, результаты окажутся недействительными.
Если инвентаризация требует присутствия специалистов правоохранительных органов, их приглашают на пересчет. Это необходимо в ограниченном числе случаев, например, при выявлении факта кражи.
Положения действующего законодательства предусматривают, что в полномочия членов комиссии входит:
- пересчет, обвес, обмер ценностей;
- точное и достоверное отражение полученных результатов в инвентаризационной описи;
- соблюдение иных требований руководства.
Перед началом ревизии материально ответственные лица сдают приходники и расходники, которые вносятся в данные бухгалтерского учета. Они подтверждают расписками, что все товары были оприходованы или списаны.
Оборудование, время и площади для ведения работ по пересчету предоставляет руководство компании. Его задача – создать максимально комфортные условия для проверяющих.
Бланк приказа на проведение инвентаризации, надлежащим образом заполненный организацией, дает старт процедуре пересчета ценностей. Регулярные ревизии необходимы, потому что обеспечивают соответствие данных, отраженных в бухгалтерской отчетности, реальному положению дел на предприятии.
Выявлена недостача ОС
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
В бухгалтерском учете отражается:
- Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
- Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
- Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.
В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:
- Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
- Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
- Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
- Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
- Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.
Приказ по инвентаризации в бюджетной организации 2021
Обратите внимание, что в ходе процедуры нужно оформить не только приказ на инвентаризацию по новым стандартам, но и другие распоряжения. О них мы тоже расскажем в статье. Перед непосредственной оценкой имущества учреждения необходимо разработать образец приказа о проведении инвентаризации года.
Подробные правила описаны в пункте 2. Если допустили ошибку и исправляете ее, неверные записи зачеркните, над ними напишите правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники. Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в описях.
- перед составлением годового отчета;
- при назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
- после краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т. п.).
В бюджетных организациях посредством инвентаризации становится возможным проверить наличие и состояние имущества. Сличить данные об имуществе со времени последней проверки с результатами на текущую дату, выявить характер и причины возможных несоответствий. И уже на основании полученных данных оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, осуществляемого на предприятии. В целом причины и процедура инвентаризации в бюджетной и коммерческой организации примерно одинаковы.
Другое новшество — возможность отнести к основным средствам арендованные объекты или полученные в пользование на безвозмездной основе. Требования к таким ОС диктует ФСБУ «Аренда». Кроме того, как основные средства теперь следует учитывать и некоторые объекты имущества казны.
В то же время из категории основных средств вынесены сразу две группы объектов — биологические активы, если они служат для производства биопродукции, и предназначенная для продажи недвижимость. Многолетние насаждения сами по себе (не производящие биопродукцию) остаются в составе ОС. Для них, возможно, будет выделен отдельный бухгалтерский счет.
Показатели годовой бухгалтерской отчетности бюджетного и автономного учреждения (далее — бюджетные учреждения) должны подтверждаться данными инвентаризации. Это установлено пунктом 9 Инструкции об отчетности (утв. приказом Минфина России № 33н, далее — Инструкция об отчетности). Инвентаризацию проводят для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Основной целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества, а также проверка полноты отражения в учете обязательств. Фактические остатки имущества (суммы обязательств) организации сверяются с данными, отраженными в бухучете. При выявлении разниц их списывают. Это основная проверочная процедура, которая подтверждает достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности. Порядок проведения инвентаризации устанавливается локальным нормативным актом (приказом, распоряжением) учреждения в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции (утв. приказом Минфина России № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», далее — Инструкция)). При этом в документе оговариваются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных ситуациях. Отметим, что прежний закон «О бухгалтерском учете» устанавливал перечень случаев, когда инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке (ст. 12 Федерального закона 129-ФЗ). Новый закон «О бухгалтерском учете» (Федеральный закон № 402-ФЗ) подобного перечня не содержит.
Приказ о проведении инвентаризации
0 Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации ().
Инвентаризация имущества и обязательств – это процесс проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки (). Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Проведение инвентаризации обязательно, в частности (, утв.
Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц;
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Приказ о проведении инвентаризации
Сначала комиссия проверяет описи товаров и ценностей на предприятии, затем сравнивают их с цифрами на бумаге. В конце оформляются документы с проверками.
Зачастую отдельная бумага составляется в отношении каждого отдела или офиса организации.
Если есть расхождения, они заполняются в учете результатов.
Законодательством не установлена единая форма, но за шаблон часто используют , выпущенный в 2000 году Госкомстатом. В конце инвентаризации созывается специальное заседание, на котором составляется протокол. Утвержденного бланка нет, главное, чтобы были правильно указаны реквизиты приказа о начале инвентаризации, ФИО сотрудников комиссии полностью, результаты с цифрами и выявленными проблемами.
Если инвентаризация прошла без проблем, создается новый документ.
Комиссия может предложить списать найденные излишки или недостатки или отразить их на балансе фирмы. В протоколе разрешено фиксировать любые предложения комиссии, например, усилить охрану объекта, чтобы избежать возможных краж.