Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист на месяц 2024 легкового автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Между тем при отсутствии в путевых листах указанных сведений, на наш взгляд, могут возникнуть проблемы с подтверждением факта использования арендованного (или собственного) автотранспортного средства в рамках деятельности организации. Информация о месте отправления и месте назначения по своей сути является информацией, указывающей на производственный характер использования автомобиля (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.п.). Отсутствие таких реквизитов в путевом листе фактически приводит к тому, что подтвердить экономическую обоснованность затрат, в том числе в целях налогообложения прибыли (ст. 252 НК РФ), организация не сможет. Смотрите также письма контролирующих органов (Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253) и судебную практику (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N Ф04-1869/12).
Месячный путевой: как оформить, что указать
Обратите внимание: путевой лист на месяц оформляется (заполняется) общим порядком, как и остальные листы. Форму путевых разрешено разрабатывать самостоятельно, закрепляя ее в учетной политике.
За основу можно брать известные всем типовые версии бланков, рекомендованные в Постановлении Госкомстата № 78. Но их нужно дорабатывать, включая в бланки обязательные реквизиты и информацию, чтобы следовать всем нововведениям 2023 г.
Следует учесть, что многие бланки из Постановления № 78 вообще предполагают разовое использование (в течение смены). Тогда бланк необходимо адаптировать под месячный срок действия.
Так, к примеру, разрабатывая бланк именно для месячной поездки, можно ввести указание месяца и года, без даты. Можно также предусмотреть новые строки для указания дней выхода на работу.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц?
При отправлении водителя на служебном автотранспорте в продолжительную командировку, выписывается путевой лист сроком на месяц. Ниже будет описано пошагово, как необходимо записать сведения в путевой лист на месяц и на что обратить внимание.
Учреждение обязано выписать «путевку» легковой автомашины для подтверждения расходов на ГСМ и техническое обслуживание автотранспорта. Кроме того, в документе отображается сопровождающее лицо (если имеется).
При использовании учреждением унифицированного бланка, удобнее выписывать «путевки» на более продолжительный срок, например, на одну или две-три недели, и даже на месяц.
Законодательством предусмотрен такой вариант выписывания путевого листа. При этом продолжительность действия бланка не должна превышать более одного месяца.
При пользовании одним автомобилем несколькими водителями, можно выписывать несколько «путевок» легкового автотранспорта на месячный срок. Каждая путевка оформляется на одного шофера (Приказ Минтранса № 152 от 28.11.97г., п. 11).
Что включает в себя унифицированная форма
Для путевого листа легкового авто на месяц можно использовать унифицированную форму № 3, которая содержит все необходимые реквизиты.
Сначала указывается название документа и оставляется место для штампа организации. Указываются номер и серия бланка, справа вносятся коды по ОКУД и ОКПО. Затем следующие пункты:
- Наименование организации.
- Данные об авто: марка, госномер, а также гаражный знак.
- Информация о водителе: ФИО, номер удостоверения, отметки о лицензионной карточке, а также табельный номер.
- Задание водителю.
- Отметка о технической исправности транспортного средства.
- Движение топлива.
- Отметка о сдаче авто по возвращении.
Зачем оформлять путевые листы
Путевой лист относится к первичной документации. Он позволяет отслеживать работу ТС и подтверждать расходы на приобретение ГСМ. Он также фиксирует маршрут, по которому будет ехать водитель. По данным в путевом листе можно понять, что авто используется только по назначению.
Кроме того, если шофер будет остановлен сотрудниками ГИБДД, то должен будет предъявить путевой лист вместе с другими сопроводительными документами.
Можно ли выдавать другой бланк? Возможны следующие ситуации:
- если оказываемые услуги не предусматривают перевозку пассажиров и груза, то оформляется доверенность, которая дает водителю право эксплуатировать авто;
- если предприятие занимается перевозками, то вручается путевой лист.
Как оформить путевой лист на месяц
Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.
- Наименование и реквизиты организации. Запишите в бланке реквизиты компании — ИНН, КПП и другие данные.
- Наименование и номер документа. Укажите, на какое именно транспортное средство оформляете документ. Например, «путевой лист легкового автомобиля». На каждом документе ставьте штамп или печать, если она есть в организации.
- Сведения о сроке действия документа. Сведения включают дату, в течение которой можно использовать документ, если он составлен на один день. Если вы заполняете путевой лист на 1 месяц, укажите на нем первую и последнюю дату месяца, в течение которого будете использовать этот бланк.
- Сведения о собственнике (владельце транспортного средства). Если собственником является организация, то укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если предприниматель – ФИО, почтовый адрес и номер телефона.
-
Сведения о транспортном средстве. Включают в себя:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используете с прицепом, полуприцепом – модель этого прицепа или полуприцепа;
- государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа, полуприцепа;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
- Сведения о водителе. Запишите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового его осмотра.
IV. Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра
Инспекторов труда заинтересует допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), а также при наличии медицинских противопоказаний (ч. 1 ст. 23.12). За такое нарушение ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц и ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей; на юридических лиц – от 110 000 до 130 000 рублей.
При повторном нарушении такого рода, допущенном лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, штраф на должностных лиц вырастает до 30 000 – 40 000 рублей (нарушитель также может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет). ИП может быть оштрафован на такую же сумму; организация поплатится штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей. Альтернативное наказание юрлица или ИП — административное приостановление судом деятельности на срок до девяноста суток (ч. 5 ст. 5.27.1, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).
Повторным нарушением будет считаться деяние, совершенное в период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию, т. е., в течение 1 года со дня окончания исполнения постановления о назначении административного наказания за предыдущее аналогичное нарушение (пп. 2 ч. 1 ст. 4.3, ч. 1 ст. 4.6 КоАП РФ).
Как правильно заполнять в 2023 году: актуальные требования
В число главных и обязательных реквизитов путевого листа с 01 марта 2023 года входят, указанные в таблице позиции.
|
Наименование реквизита |
Особенности заполнения |
|
|
Период действия |
Дата с указанием числа, месяца и года фиксирует время использования отчетного листа грузового автомобиля, легковой машины, автобуса или спецтехники. Документ может выдаваться на срок более 1 суток, в таком случае указываются даты начала и окончания его действия. |
|
|
Оформитель |
Юридическое лицо указывает следующие данные:
Индивидуальные предприниматели:
|
|
|
Автомобиль |
Про транспортное средство следует указать следующие данные:
Информация должна быть заполнена при выезде с парковочного места, при возвращении на парковку и перед передачей транспортного средства другому водителю. |
|
|
Водитель автомобиля |
Указывается фамилия, имя и отчество (если имеется) шофера, данные о предрейсовом, предсменном осмотре и дается заключение о состоянии ТС после маршрута с указанием даты и времени. |
|
|
Тип поездки |
Должны содержаться следующие данные о поездках: 1. Коммерческие маршруты, в которые входят:
2. Транспортировочные задачи, связанные с личными целями. 3. Транспортировка и выполнение работ специальной техникой. |
|
|
Вариант перемещения |
В рамках города, междугородний или в рамках пригорода. |
Типовые образцы путевых листов
Ниже даны примеры заполнения и разнообразные образцы путевых листов, которые можно скачать, а затем использовать в рамках своей деятельности.
|
Форма 4-С: путевой лист грузового автомобиля. |
– |
скачать |
|
Форма 3: путевой лист легковой машины. |
– |
скачать |
|
Бланк путевого листа для такси. |
– |
скачать |
|
Форма 6: путевой лист для автобуса. |
– |
скачать |
|
Форма 3 спец.: путевой лист для спецтранспорта. |
– |
скачать |
|
Образец путевого листа ИП для легкового автомобиля 2023 |
– |
скачать |
|
Образец путевого листа юридического лица для грузовика |
– |
скачать |
|
Пример путевого листа для грузового авто ИП |
– |
скачать |
Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2023 год и правила заполнения бланка, в статье.
Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2023 год и правила заполнения бланка, в статье.
Правила использования путевых листов в 2022 году
Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
- его техническое состояние;
- пройденный километраж;
- часы работы водителя;
- совершенные переезды в течение смены;
- расход горюче-смазочных материалов и пр.
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
- водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
- бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
- сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
- если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
- путевой лист.
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.
Форма нового путевого листа
Начиная с 2024 года, вступит в силу новая форма путевого листа, которая учитывает изменения и требования современной документации. Новая форма облегчит заполнение и повысит информативность путевых листов, что позволит более эффективно контролировать движение транспортных средств.
Ниже приведены основные элементы формы нового путевого листа:
-
Шапка документа. Здесь указываются данные о предприятии (название, адрес, контактные данные), а также информация о транспортном средстве (государственный регистрационный номер, марка, модель).
-
Зона заполнения графиков. В новой форме предусмотрены графики для учета основных данных о поездках, таких, как дата, время начала и окончания, пройденное расстояние.
-
Раздел для указания маршрута. В этом разделе необходимо указать пункты отправления и назначения, а также промежуточные остановки. Информация о маршруте позволяет контролировать и проверять правильность движения транспортного средства.
-
Поле для дополнительной информации. В новой форме предусмотрена возможность указать дополнительную информацию о поездке, такую как цель поездки, груз, количество пассажиров и другие особенности.
-
Подпись водителя и руководителя. В конце путевого листа предусмотрено место для подписей водителя и руководителя предприятия, что является важным элементом подтверждения достоверности информации.
Новая форма путевого листа позволит более точно отслеживать движение транспортных средств и обеспечит более надежную документацию для организаций, управляющих автопарками. Она проста в использовании и удобна как для водителей, так и для руководителей предприятий.
Ответственность за невыполнение требований к путевым листам в 2024 году
Ответственность за невыполнение требований к путевым листам в 2024 году возлагается на две стороны: водителей и организации, которые эксплуатируют транспортные средства.
Водители, отвечающие за ведение путевых листов, обязаны следить за правильным оформлением и актуализацией данных. Они должны своевременно заполнять путевые листы с учетом всех поездок и остановок, а также указывать актуальные маршруты и пройденные километры. Водители, не выполнившие данные требования, будут подвергаться дисциплинарным мерам со стороны организации и могут быть подвержены штрафным санкциям со стороны государственных органов.
Организации, эксплуатирующие транспортные средства, несут ответственность за обеспечение своих водителей правильным оформлением путевых листов. Они должны предоставлять доступ к необходимым инструментам и программным приложениям для автоматического заполнения и хранения данных путевых листов. Организации, не выполнившие данные требования, также могут быть подвержены штрафным санкциям и иметь негативные последствия для своей репутации и деятельности.
Соблюдение требований к путевым листам в 2024 году является ключевым фактором для поддержания прозрачности и контроля над передвижением транспортных средств. Ответственность за их невыполнение строго регламентирована и подразумевает серьезные последствия для нарушителей. Правильное оформление путевых листов является необходимым условием для эффективного управления бизнесом и соблюдения транспортных правил.