Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Описание ситуации на производстве и объяснительные записки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Избежать объяснений перед начальством по поводу отсутствия на рабочем месте не удастся. Руководство вполне правомерно потребует написать объяснительную записку, ведь невыход на работу без уважительной причины является нарушением трудовой дисциплины.
Как правильно начать, закончить объяснительную записку, что написать в пояснении: правила написания объяснительных записок, инструкция по написанию
Строгих правил оформления объяснительной не существует, форма документа относительно свободная. Но существует несколько условий, которые нужно соблюсти при написании:
- Сверху в правом углу обозначают, кому и от кого предназначена записка (с указанием ФИО, должностей и названия предприятия).
- Посередине строки: «Объяснительная».
- Далее, с абзаца, сам текст в свободной форме с указанием точного времени, даты и обстоятельств происшествия (от первого лица).
- После текста объяснительной работник вправе разместить приложения, в которых кратко собраны факты, подтверждающие его невиновность.
- Ниже, начиная с левого угла: должность работника, далее – подпись и расшифровка.
- Последней, в левом углу, ставится дата – день, когда составляется объяснительная.
Как написать объяснительную записку на работе по поводу проступка: образец, шаблон, примеры
Дисциплинарный проступок – неисполнение или недостаточное (ненадлежащее) исполнение трудовых обязанностей без уважительных на это причин. Наказание за совершение проступка предусмотрено в статье 192 ТК РФ:
- замечание
- выговор
- увольнение
Для работников прокуратуры, таможни и госслужащих закон предусматривает более строгие наказания, среди которых лишение званий, понижение в чине, предупреждение о несоответствии и другие.
Но чтобы наказать работника за проступок, работодателю придется доказать:
- неправомерность действий работника
- сам факт совершения работником проступка
- вину работника
Поэтому, при написании объяснительной, работнику нужно обдумать каждое свое слово. В противном случае, работодатель сможет использовать даже самую маленькую «зацепку», чтобы наказать подчиненного за проступок.
Когда и зачем пишут объяснительную записку
Если смотреть по закону, то у сотрудника нет обязанности писать объяснительную записку — только право. Однако лучше не вступать в прямую конфронтацию с работодателем и составить этот документ в произвольной форме в тот же день, когда попросят. Написание объяснительной также может стать поводом для обсуждения действующих в компании правил и уточнения ряда давно волновавших вас вопросов.
Обычно работодатель просит написать объяснительную в двух случаях:
- сотрудник нарушил трудовые правила и обязанности;
- руководителю необходимо разобраться в произошедшей ситуации и найти виновных.
Во втором случае записку могут попытаться заставить писать даже свидетелей произошедшего, что не всегда является обоснованным требованием со стороны работодателя. Однако если вы невиновны, то объяснительная записка вполне может стать для вас своеобразным алиби.
Подытожим. У работодателя есть право требовать написать объяснительную записку, если сотрудник:
- нарушил трудовую дисциплину;
- пренебрёг внутренними правилами трудового распорядка или другими локальными актами в компании;
- не соблюдал свои обязанности, которые указаны в трудовом договоре или должностной инструкции;
- является возможным участником нарушения среди группы сотрудников.
Даже минутное опоздание может стать причиной для составления письменного объяснения — записки, если в одном из подписанных вами при приёме на работу документов указана недопустимость опозданий.
В свою очередь, для сотрудника объяснительная — это самый простой способ оправдаться или объяснить свою точку зрения. Её стоит написать хотя бы для того, чтобы ваши показания были задокументированы. В этом смысле не помешает сфотографировать готовую объяснительную записку, а также попросить работодателя дать вам ответную записку в свободной форме, где он укажет, что получил от вас объяснительную такого-то числа.
Подписывая трудовой договор с организацией, гражданин принимает «правила игры», соглашается подчиняться установленным работодателем стандартам. Так, компания оставляет за собой право предъявлять требования к внешнему виду своих сотрудников, их поведения, устанавливать рамки субординации. Обычно требования к деловому языку общения применяются в различного рода офисных компаниях: страховая кантора, юридическая фирма, сфера продаж и так далее.
Общение с клиентами – дело одно, но совершенно другое – взаимодействие между коллегами, в том числе в формате «подчинённый – руководитель». Если кто-то из работников позволяет себе выходить за установленные работодателем или общепринятые рамки поведения, может последовать дисциплинарная ответственность от работодателя. Никому не приятно получать замечания за проступки, тем не менее порой без этого не обойтись.
Запросить объяснительную работодатель может письменно либо устно. При этом он обязан описать факт нарушения и потребовать объяснения. Письменный запрос вручают на бумаге с проставлением отметки о получении. Он может иметь форму требования, приказа, распоряжения.
Устный запрос вызывает дискуссии среди юристов. Одна позиция: сотруднику в таком случае не следует предоставлять письменное объяснение. Необходимо вежливо настаивать на бумажном варианте требования либо давать устные комментарии о происшествии. Причина – незафиксированные претензии работодателя. Последнему также сложно будет доказать в суде факт запроса – потребуются свидетели.
Другая позиция: давать объяснительную и в случае устного запроса. Аргумент – при необходимости работодатель без труда письменно оформит требование и представит в суд.
Мягкостью не стоит злоупотреблять. Если начальник не может ясно сказать, по какому нарушению требует объяснение, то необходимо настаивать на письменном запросе. Лучше делать это с помощью письменного же заявления работодателю. В нем следует подробно отобразить ситуацию (даты, участники, неопределенные требования).
Запрашивать объяснительную записку может руководитель организации или лицо, уполномоченное им. Если такая инициатива исходит от непосредственного начальника, не рекомендуется требовать от него подтверждения этих прав. С одной стороны, если дело дойдет до суда, он заинтересуется законностью вынесенного взыскания, а не личностью запросившего объяснения. Работодатель же при необходимости подтвердит полномочия. С другой стороны, такое требование еще больше обострит отношения сотрудника с администраций.
Не стоит поддаваться давлению начальства и писать объяснительную записку «прямо сейчас». Необходимо снять первое нервное возбуждение и в спокойной обстановке проанализировать ситуацию. Еще раз прочитать должностную инструкцию. Проконсультироваться у юриста. Затем приступить к написанию.
С любым работником может приключиться ситуация, когда он опоздает на работу, не сможет выполнить свои обязанности должным образом или будет вынужден прогулять рабочее время.
С позиции трудового права это будет признаваться нарушением трудовой дисциплины. Но при этом причины могут иметь как уважительный, так и неуважительный характер.
Исходя из объяснений сотрудника руководство примет решение относительно необходимости наказания работника.
Объяснить сложившуюся ситуацию работник должен в письменной форме. По общепринятым правилам составляется объяснительная записка.
Таковая может быть оправдательной или пояснительной. Объяснительная записка является официальным документом, и оформляться она должна надлежащим образом.
Основным назначением записки становится объяснение причин нарушения и возможность оправдания работника. Но изложить информацию нужно грамотно.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.
Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.
А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.
Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.
Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.
Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.
Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.
Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.
Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.
Как писать объяснительную
- Объяснительная — дело добровольное. Отказаться можно всегда. Но от ответственности это не освобождает.
- За отказ писать объяснительную не накажут, но лучше пояснить работодателю, что именно произошло. Объяснение часто помогает избежать взыскания или смягчить его.
- Работодатель обязан письменно уведомить работника, что у него есть право написать объяснительную. Если человек перестал ходить на работу — уведомляют телеграммой или смс.
- Если объективных причин для проступка нет — их лучше не придумывать. Признайте вину и укажите, что это больше не повторится.
- Пишите кратко и понятно. Так меньше шансов, что раскроете лишнюю информацию.
Как правильно начать, закончить объяснительную записку, что написать в пояснении: правила написания объяснительных записок, инструкция по написанию
Строгих правил оформления объяснительной не существует, форма документа относительно свободная. Но существует несколько условий, которые нужно соблюсти при написании:
- Сверху в правом углу обозначают, кому и от кого предназначена записка (с указанием ФИО, должностей и названия предприятия).
- Посередине строки: «Объяснительная».
- Далее, с абзаца, сам текст в свободной форме с указанием точного времени, даты и обстоятельств происшествия (от первого лица).
- После текста объяснительной работник вправе разместить приложения, в которых кратко собраны факты, подтверждающие его невиновность.
- Ниже, начиная с левого угла: должность работника, далее – подпись и расшифровка.
- Последней, в левом углу, ставится дата – день, когда составляется объяснительная.
Зачем пишут объяснительную записку
Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы, сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.
Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Это заметил начальник и потребовал объяснений.
Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.
На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.
Петров может поступить по-другому. Например, написать в объяснительной так:
Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.
Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.
Отказ писать объяснительную на работе
В ст. 193 ТК РФ сказано, что если работник нарушил свои трудовые или должностные обязанности, он должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но нельзя наказать сотрудника, не затребовав с него письменные объяснения по поводу случившегося.
При этом затребовать объяснения у работника по поводу случившего работодатель может только в письменном виде. Требование оформляется в 2-ух экземплярах. Один остаётся у работника, а другой – передаётся в отдел кадров. На этом экземпляре должна стоять подпись провинившегося работника. Это говорит о том, что он получил требование и с ним ознакомлен. Только так работодатель сможет доказать, что он требовал от работника объяснений по факту случившегося.
Отказывать работодателю в письменных объяснениях работник не имеет права. Объяснить письменно ситуацию он может в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник не хочет давать объяснения или не представляет их в указанный срок, работодатель составляет акт. Наличие этого документа никак не влияет на применение или неприменение взыскания к провинившемуся.
Отказ от объяснительной также должен быть дан работодателю в письменном виде. Работник пишет его от руки. Если работник отказывается писать объяснительную, в тексте своего отказа он указывает:
- «шапку» документа – сокращенное фирменное название работодателя;
- должность и инициалы представителя работодателя, уполномоченного принимать такие документы на рассмотрение;
- номер входящего документа и дата его регистрации в журнале;
- название документа – «отказ от дачи письменных объяснений»;
- текст документа – здесь работник описывает факты происшествия, а потом указывает на причины, по которым он не хочет давать своему работодателю письменные объяснения;
- дату написания отказа;
- должность, подпись и расшифровку.
Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?
Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.
Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.
В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.
Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.
Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.
О невыходе на работу по семейным обстоятельствам
Директору ДЮСШ «Восток»
Петренко А.В.
от тренера Соловьева Алексея Сергеевича
Объяснительная записка
25 февраля 2021 г. я не смог выйти на работу, т.к. у меня заболел ребенок, сын Ярослав 5 лет. У него поднялась температура и началась тошнота. Обычно в таких случаях с ребенком остается моя супруга, но на тот момент она была в отъезде, в другом городе. Я планировал отвезти ребенка в детский сад и выйти на работу к первой тренировке с детьми, но оказалось, что сын болен и в д/с его везти нельзя.
Я вызвал на дом врача и принял меры для снижения температуры, но так как она продолжала повышаться, вызвал еще и скорую помощь.
Из-за сильного беспокойства за ребенка я забыл своевременно оповестить о причине невыхода на работу своего начальника, старшего тренера Дзюбу С.С. и, видимо, по этой же причине пропустил его звонки. В этом свою вину признаю, и прошу учесть, что сын был действительно сильно болен.
Документы, подтверждающие факт болезни сына в этот день, прилагаю.
27.02.21 г. Соловьев А.С.
Объяснительная записка: нормативный документ или прихоть руководства?
В связи со своим неказистым названием «записка» многие относятся к этому документу несерьезно. Но следует помнить, что объяснительная записка – нормативный документ, который прописан в трудовом кодексе. Детальнее разберем ниже.
Итак, юный работник Иван опоздал на работу на час, о чем по оплошности или по незнанию заранее не уведомил руководство, чем вызвал определенный негативный резонанс.
Как видит ситуацию Иван:
- Он вышел на работу и даже сел в троллейбус. Но машина вылетела на встречу, и троллейбус стал участником в ДТП;
- В порыве эмоций Иван был полностью поглощен проходимым, и в числе первых выбежал с троллейбуса, чтобы оказать первую помощь пострадавшим;
- Так как Иван был очевидцем происшествия, он давал показания и только потом отправился на другой транспорт, чтобы добраться до работы;
- Эмоциональный уровень напряжения Ивана был и до того высок, а зайдя на работу он услышал ругань и несправедливые обвинения от руководителя с угрозами лишения премии, и даже увольнения. На требование написать немедленно объяснительную записку среагировал негативно и отказался, ведь что ему объяснять – не его вина!
Как видит ситуацию работодатель:
- Рабочие, особенно молодые, часто нарушают режим работы и даже прогуливают, потому, как любят поспать и до утра погулять, а уж запои так это вообще страшный сон работодателя. Уровень эмоций зашкалил, когда работник явился на час позже в помятой и грязной одежде;
- На агрессию руководства молодой рабочий ответил агрессией, вместо пояснений, а от написания документа, который мастер должен будет отнести своему руководителю так и вовсе отказался!
На этом примере мы разберем все ошибки допущенные обеими сторонами.
- В случае опоздания или неявки на работу сотрудник обязан уведомить непосредственное руководство. В настоящее время это можно сделать одним звонком или сообщением;
- В случае если не уведомил – прийти на работу и объяснить ситуацию устно, по возможности подтвердив документально (поход в больницу, фото с места аварии и т.д.). Даже если ситуация не зависела от работника – уместными будут извинения, за то, что нарушился производственный процесс. Несмотря на то, что этот момент не прописан в трудовом кодексе – это позволит наладить отношения с руководством;
- Руководитель должен в спокойной форме уточнить причину неявки или задержки на работу, после чего подготовить приказ о запросе объяснительной записки, и взять с сотрудника подпись о том, что в течение двух дней после подписания данного документа сотрудник принесет объяснительную;
- Вне зависимости от согласия или несогласия сотрудником подписывать приказ – у него есть двое суток на написание объяснительной. В трудовом кодексе прописано, что даже если приказ не был написан – за сотрудником сохраняется два дня для подачи объяснительной записки руководству;
- По истечении двух суток руководитель вправе не принимать оправдательный документ, но это на его усмотрение. Двое суток дается, чтобы сотрудник мог правильно и обоснованно составить документ, а также собрать дополнительные справки при необходимости и даже проконсультироваться с юристом;
- Прием объяснительной фиксируется в документообороте предприятия и ему назначается входящий номер (при желании сотрудник забирает копию документа с входящим номером);
- Ситуация рассматривается и принимается решение о чем уведомляют сотрудника в письменной форме (при наличии любых наказаний) в течение 30 дней согласно трудового кодекса;
- Если сотрудник не согласен с выговором – он может его оспорить в суде.
Помимо этого, если работодатель нарушил процесс оформления взыскания и принятия объяснительной записки – суд всегда становится на сторону сотрудника. Поэтому, у сотрудника больше шансов отстоять свою правоту.
Пример написания объяснительной записки о невыполнении обязанностей
Для того чтобы знать, что вы должны или не должны делать на работе, вы должны быть ознакомлены со своими служебными обязанностями. По каждой должности они четко прописаны, и ознакомиться с ними необходимо при устройстве на работу, или если вы этого не сделали – посетив отдел кадров. Если у вас прописаны обязанности, но вы их не выполнили, с вас обязаны потребовать объяснительную записку и только потом наложить взыскание.
Помните, что указать причину «я не знал, что должен это делать» нельзя. Но можно указать причину – «это не является моими должностными обязанностями». Но опять-таки, это действительно не должно быть вашими обязанностями.
Итак, произошел инцидент. Пишется записка на имя руководства:
«Я, Корнеев Игорь Владимирович, сварщик ОАО «Строй» варил трубы отопления на объекте по адресу ул. Новая, д. 1, и по окончанию рабочего времени забрав инструмент, покинул рабочее место. Оставшиеся комплектующие в виде труб и радиаторов не сдал мастеру по причине того, что последнего не было на месте, а объект ночью под охраной.
Утром комплектующих не оказалось на месте. Признаю свою часть вины, так как не выполнил обязательств, не отчитавшись перед мастером о проделанной работе и остатках. Но прошу принять во внимание, что объект под охраной и на входе имеются камеры видеонаблюдения подтверждающие, что я не присвоил имущество компании».
В данной ситуации сварщик, скорее всего, лишится премии, но не будет оплачивать компенсацию за украденные трубы и радиаторы, так как указал, что имеется охрана и видеонаблюдение, которые несут материальную ответственность.