Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить путевой лист специального автомобиля форма 3-спец?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В уже упоминавшемся постановлении № 78 введен также путевой лист по форме 6-спец. То есть существуют две унифицированные формы с отметкой «спец» для путевых листов, которые предназначены для совершенно разных типов транспортных средств.
Отличие от формы 6-спец
Напомним, форма 3-спец используется для машин, применяемых для специальных работ как для собственных нужд предприятия (то есть внутри организации), так и для выполнения работ для сторонних организаций.
Путевой лист по форме 6-спец предназначен для автобусов необщего пользования, выполняющих рейсы внутри организации.
***
Путевой лист по форме 3-спец может быть разработан самостоятельно организацией с использованием обязательных реквизитов. В нем отражается порядок работы специальной техники, расход горючего и количество отработанных часов. На основании путевого листа может быть начислена заработная плата работнику и списаны ГСМ.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».
Регистрация и хранение путевых листов
Путевой лист после открытия регистрируют в журнале учета движения путевых листов. После того как лист будет закрыт, в журнале делают соответствующую отметку. Хранить листы необходимо в организации в течение 5 лет, согласно вышеуказанному приказу Минтранса №152 от 2008 года. Сам журнал после заполнения также отправляется на хранение с аналогичным сроком.
Путевой лист специального автомобиля (форма №3 спец.)
Путевой лист специального автомобиля это первичный документ. Данные которые содержаться в документе позволяют произвести учет работы специального автомобиля. На основании этого документа производится начисление заработной платы водителю.
Типовая межотраслевая форма путевого листа специального автомобиля №3 состоит из нескольких разделов — это непосредственно путевой лист и два отрывных талонов. Отрывных талонов всего два поэтому поэтому по одному путевому листу исполнитель может выполнить задания не более чем двух заказчиков. Путевой лист выдается исполнителю под расписку только если он сдал выданный ему предыдущий путевой лист, также следует обратить внимание, что срок действия этого листа ограничен. Путевой лист может действовать один день или смену.
Путевой лист специального автомобиля (форма 3 спец.) (Фактически не применяется)
При этом в нем должны обязательно присутствовать реквизиты, которые утверждены приказом российского Минтранса от 18 сентября 2008 г. под номером 152. Но чтобы разработать свою форму первоначальной документации необходимо обладать соответствующими специалистами, а заодно перенастраивать программы на компьютерах. Потому более удобно использовать бланк 3-спец. Тем более он отвечает всем требованиям законодательства страны. Так, в нем есть графа, где можно отмечать предрейсовый техосмотр автомобиля.
При использовании бланка, следует зафиксировать это решение в собственной политике учета. Причем необязательно выполнять распечатку бланка в виде приложения. Достаточно в политике учета прописать реквизиты того приказа, которым утвержден бланк.
К спецтранспортным средствам можно отнести автомобильные краны, уборочную спецтехнику, автомобильные вышки, транспортные средства для тушения пожаров, бетоносмесители, спецтехиику с компрессорными установками и т.д.
Форма документа рассчитана на осуществление задания у 2-х заказчиков работ и считается действительной лишь в течение 1 дня (смены). Выписку выполняет диспетчер в 1 экземпляре или лицо, которое на это уполномочено. Выдача документа осуществляется под расписку с требованием сдать предыдущий аналогичный документ.
В документе непременно обязательно должны быть указаны дата, когда он был выдан, печать и штамп предприятия, который владеет спецавтомобилем. Заполнение раздела, который посвящен итогам работ спецавтомобиля, осуществляется лицами, которые несут ответственность за их проведение.
путевого листа специального автомобиля можно на нашем сайте. Здесь же можно посмотреть образец заполнения путевого листа специального автомобиля форма 3 спец.
Порядок применения путевого листа
Данная форма путевого листа заполняется при выполнении работ для каждой фирмы, на подряде у которой работает автомобиль. Ее выписывает диспетчер или бухгалтер предприятия-исполнителя, но оборотную сторону заполняют представители стороны заказчика и владельца техники. Данный документ может оформляться на смену, день или декаду. Это зависит от периода, в течение которого осуществляется выполнение всего заказа.
Путевой лист строительной машины нужно также отражать в книги регистрации.
В форме ЭСМ-2 свои записи должны сделать механик, заправщик, а также водитель машины. В путевке должен присутствовать штамп инспектора ПМО о прохождении мед осмотра машинистом перед началом работы.
При возвращении водитель передает документ диспетчеру, который осуществляет необходимые расчеты и отдает его в бухгалтерию для выставления счетов на оплату.
Бланки путевых листов для спецтехники
Госкомстат РФ в постановлении от 28.11.1997 № 78 ввел в деловой оборот транспортных предприятий ряд унифицированных форм путевых листов. В числе таковых — форма 3-спец (путевой лист специального автомобиля).
С 2013 года бланки, утвержденные Госкомстатом, использовать необязательно. Однако задействовать альтернативные им обычно нет смысла: во-первых, предприятию нужно будет потратить время на их разработку, а во-вторых, необходимо обеспечить соответствие структуры путевого листа требованиям, которые содержатся в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
О последних требованиях Минтранса к реквизитам в путевых листах узнайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме»;
- «Путевые листы: с 1 марта 2019 года порядок выписки меняется».
Форма 3-спец полностью удовлетворяет критериям указанного приказа Минтранса, поэтому на практике российские транспортные фирмы продолжают пользоваться именно ею.
Такая форма может быть применена как:
- первичный документ, посредством которого бухгалтер компании может списать расходы на ГСМ;
- документ для исчисления зарплаты водителю;
- документ, используемый как источник сведений для составления счета на оплату транспортных услуг заказчику спецавтомобиля.
Кроме того, путевой лист — это документ, который должен быть предъявлен водителем сотруднику ДПС по требованию в ходе проверки документов.
О том, каким будет наказание за отсутствие путевого листа, читайте .
Форма путевого листа и законодательство
Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:
-
наименование и номер путевого листа;
-
сведения о сроке действия путевого листа;
-
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
-
сведения о транспортном средстве;
-
сведения о водителе.
При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.
Автотранспорт — правила, нормы, положения
Путевой лист специального автомобиля.
Специальный автомобиль — транспортное средство, предназначенное для выполнения специальных функций, для которых требуется специальное оборудование.
К специальным автомобилям относятся автокраны, автогидроподъемники, пожарные автомобили, автомастерские, автоэвакуаторы, мусоровозы, буровые машины, поливомоечные машины, снегоочистители и т.д. Подробней – в одноименной статье.
Форма путевого листа специального автомобиля № 3 спец. утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах.»
Форма 3 спец. является основным первичным документом учета работы специального автомобиля при его работе как на внутренних объектах, так и при выполнении работ по заявкам от одного до двух сторонних Заказчиков.
Для оформления выполненных работ у Заказчиков в путевом листе предусмотрены два отрывных талона, которые и служат основанием для предъявления счета заказчику.
1. Лицевая сторона путевого листа формы № 3 – спец.
До вертикальной линии отреза заполняется в организации-владельце спецавтотранспорта.
Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021
Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступает в силу 01.01.2021.
В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.
Какой бланк использовать
Бланк путевого листа №3 спец. разработан Госкомстатом, а утвержден его Постановлением №78 от 28 ноября 1997 года. Использование формы было обязательным до конца 2012 года. С начала 2013 года предприниматели получили право использовать свои бланки. Главное, чтобы было соблюдено необходимое количество реквизитов и применение формы было зафиксировано в учетной политике компании.
Несмотря на такое право, часть компаний по-прежнему верны унифицированным формам, особенно те, кому такие бланки подходят. Они удобны и привычны в использовании, знакомы проверяющим органам.
Какие бланки выбрать, решает руководство компании исходя из собственного удобства.
К сведению! В связи с тем, что добавились новые реквизиты, организациям придется изменять имеющиеся у них формы. Примером является наш образец путевого листа.
Кем выдается и зачем нужна
Путевой лист (форма №3 спец.п) создан для учета расстояний, пройденных машиной, и времени, проведенном в пути водителем. Путевки для автомобилей бывают разных типов. Путевка для специальной автомашины состоит из самого путевого листка и прилагаемых нему двух маршрутных отрывных талончиков. Каждый отрывной талон дает право на обслуживание одного клиентского маршрута, поэтому спецавтомобиль за день может обслужить не более двух клиентов. Специфика получения путевого листа такова: водителю выдается новая путевка при условии, что он сдал выписанный ему вчера маршрутный лист. Как и любой документ, маршрутный лист выдается ответственному лицу под подпись. Путевка для специального автомобиля выписывается на одну смену (сутки), то есть срок ее действия ограничен. Но для длительных командировок возможно оформление путевки на несколько дней или неделю. Путевой лист спецтехники на неделю заполняется точно так же, как и на один день.
Путевой лист спецавтомобиля уполномочен заполнять человек, занимающий должность диспетчера автопарка организации, или любой другой, уполномоченный приказом предприятию. К специальным автомобилям можно отнести пожарные и полицейские автомобили, автобетономешалки, молоковозы и бензовозы, холодильные авторефрижераторы, строительные краны, машины скорой помощи и передвижные амбулатории, асфальтоукладчики, снегоуборочные автомобили и многие другие. Для специальных автомобилей легкового и грузового назначения есть некоторые отличия в заполнении формы.
Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021
Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступает в силу 01.01.2021.
В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.
Путевку следует выписывать всегда, а не только при выезде в рейс для перевозки груза или пассажиров. Даже пустой рейс следует оформлять документально по всем правилам.
Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится
Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.
Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.
Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.
Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.
Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.
Документ набирается на компьютере либо может быть заполнен вручную. Шофер свою часть информации как правило пишет от руки. Заполнение путевого листа специального автомобиля на лицевой стороне начинается с указания реквизитов самого документа (серия и номер). Они же вносятся и в специальный журнал учета записи путевок. Затем необходимо указать такие данные:
- реквизиты компании (адрес, официальное наименование, ОРГНИП или ОГРН, номер телефона);
- номер либо наименование колонны или бригады;
- код ОКПО;
- информация о шофере (ФИО, номер водительских прав, категория и класс вождения;
- сведенья о спецмашине (государственный и гаражный номер, марка);
- аналогичная информация о прицепе (гаражный и государственный номера, марка);
- таблица, в которой указываются данные о работе автомобиля на начало и конец рейса (фактическое время выезда, данные спидометра, пробег);
- данные об отрывных талонах (серия и номер), которые располагаются в соответствующей отрывной части путевки.
Какой бланк использовать
Бланк путевого листа №3 спец. разработан Госкомстатом, а утвержден его Постановлением №78 от 28 ноября 1997 года. Использование формы было обязательным до конца 2012 года. С начала 2013 года предприниматели получили право использовать свои бланки. Главное, чтобы было соблюдено необходимое количество реквизитов и применение формы было зафиксировано в учетной политике компании.
Несмотря на такое право, часть компаний по-прежнему верны унифицированным формам, особенно те, кому такие бланки подходят. Они удобны и привычны в использовании, знакомы проверяющим органам.
Какие бланки выбрать, решает руководство компании исходя из собственного удобства.
Путевой лист легкового автомобиля выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом.
Путевой лист действителен только на один день или смену.
Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков. Если за смену выполняются задания трех и более заказчиков, то заполняется новый путевой лист.
Путевой лист выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.
Во время работы водителя путевой лист находится с ним. Информация о пути и времени следования заполняется также водителем.
Механик подтверждает факт выхода и возврата автомобиля.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Раздел «Результаты работы автомобиля» заполняется лицами, отвечающими за эту работу.
В раздел «Особые оЗадание водителю», сведения о сопровождающих лицах и т.п.
Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и подписываются представителем заказчика.
Отрывные талоны служат основанием для предъявления счета заказчику.