Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обеспечение сохранности электронных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
Долгосрочная сохранность в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
- переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
- сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
- обеспечивает бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.
Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще. Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела. Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.
При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс. Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все. Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.
Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:
- используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
- в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.
Способы хранения электронных документов
Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.
1. Локальный электронный архив.
Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.
- Компания создает на жестком диске локального ПК каталог файлов.
- Электронные документы классифицируются по нужному признаку и отправляются в подходящий раздел.
- Сотрудники имеют доступ к такому «хранилищу», любой может воспользоваться архивом, ознакомиться или скачать себе на флешку документ.
Сроки хранения и утилизации электронных документов
Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:
- счета-фактуры, первичка — 5 лет;
- регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
- квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
- годовые финансовые отчеты — 10 лет;
- учетная политика предприятия — 5 лет;
- сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
- передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
- все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.
Бумажный архив – возможные проблемы пользователей
Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.
Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:
- Потеря документов
С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.
- Низкая скорость поиска нужных бумаг
Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.
- Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив
Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.
- Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия
Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.
- Невозможность версионирования
Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.
- Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями
Как правильно организовать электронный документооборот
Документооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.
Главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в госорганах при организации внутренней деятельности, содержатся в сводном регламентирующем документе — «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020.
Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД.
К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:
- Соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.
- Взаимодействие с иными государственными системами данных.
- Формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему.
- Обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД.
- Обеспечение многокритериального поиска документов.
- Обязательное использование электронной подписи ЭП.
- Протоколирование всех действий пользователя системы.
Требования к документам, передаваемым в электронный архив
Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:
- При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.
- Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
- Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
- Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
- Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
- Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
- Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.
Требования к хранению документов в электронной форме
Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:
- Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
- Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
- Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
- Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.
Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.
Ежегодно в организациях всё более актуально поднимаются вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. При этом данный вопрос ещё более обострили ФЦП «Электронная Россия» и подобные им программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»).Поэтому скорее всего в ближайшее время архивы электронных документов станут важнейшими источниками информации для принятия решений на всех управленческих уровнях. Исходя из этого, основное значение в методологии организации электронных архивов приобретают проблемы эффективного хранения электронных информационных ресурсов.
Для разных организаций не являются одинаковыми проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов. Они находятся в зависимости от организационно-правовой формы предприятий и от типового состава документов, подлежащих хранению в архиве, а также от задач, которые ставятся перед архивом. Однако наиболее главным является то, эти различия определяются установленными хранения электронных документов сроками. Организации должны обеспечить сохранность документов в течение сроков, определённых в законах и нормативных актах Российской Федерации. При этом перемещение информации на сменные носители наиболее актуальным является в организациях с большим объёмом документооборота.
Целью моей работы является рассмотрение особенностей хранения и использования электронных
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ
Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.
Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.
Бумажный архив – возможные проблемы пользователей
Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.
Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:
- Потеря документов
С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.
- Низкая скорость поиска нужных бумаг
Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.
- Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив
Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.
- Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия
Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.
- Невозможность версионирования
Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.
- Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями
Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.
Э-документы с длительным сроком хранения: что с ними делать?
Отдельную сложность представляет собой практическое хранение электронных документов, которые — в соответствии с законодательством, должны размещаться в архивах очень долгое время. За 75 лет, в течение которых может потребоваться хранить документ, оператор ЭДО может, условно говоря, несколько раз открыться и закрыться (влиться в состав другой фирмы, а затем выйти из нее, всякий раз образуя новое юрлицо). Как быть при организации длительного хранения электронных документов с учетом возможной «нестабильности» оператора?
Пока что ответ на данный вопрос может быть один: если документ нужно хранить долго, то лучше обеспечить его размещение в архиве в бумажном виде. Такая рекомендация может быть обусловлена даже не тем, что у оператора ЭДО может поменяться статус, но и тем, что может значительно поменяться само законодательство — в то время как реагирование на такие перемены при уже осуществленных действиях по размещению документов с длительным сроком хранения в электронном виде может потребовать от предприятия значительных трудовых и финансовых затрат.
Пошаговая инструкция по созданию электронного архива документов
При организации электронного архива следует применять системный подход, с помощью которого вы сможете четко сформулировать, что конкретно необходимо вашей организации в этой сфере, а также подобрать наиболее подходящие способы решения выявленных задач. Создать архив документов в электронном виде можно следующим образом:
Шаг 1. Планирование функций системы.
Для начала стоит четко понять, с какой целью вы собираетесь создать электронный архив документов. Исходя из этого, станет понятно, какие функции он должен выполнять и какие задачи решать.
Шаг 2. Анализ деятельности компании.
- Определение профиля деятельности организации, составление перечня задействованных средств коммуникации и субъектов.
- Группировка всех документов по наиболее важным и второстепенным.
- Исследование использованных систем данных, на основании чего составление перечня основных форматов и способов хранения документов.
- Обнаружение ключевых инструментов для создания системы поиска и каталогизации архива.
Шаг 3. Расстановка приоритетов в вопросе создания подсистем.
В зависимости от объема предстоящих работ и их сложности на этом этапе выстраивают план решения задач в строгой последовательности. Причем очередность задач определяется их важностью.
Шаг 4. Обследование и систематизация существующего бумажного архива.