Плюсы кадрового аутсорсинга — материальные и не только

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы кадрового аутсорсинга — материальные и не только». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Кадровый аутсорсинг персонала — когда это необходимо?

2. Что такое аутсорсинг и аутстаффинг персонала?

3. Антон Зиновьев, основатель компании CarMoney

4. Кадровое администрирование

5. Плюсы и минусы аутсорсинга персонала

6. Сферы применения аутсорсинга персонала

7. Проблема 1: неравномерная нагрузка в малых, средних и крупных фирмах

8. Аутсорсинг: за и против

9. Плюсы и минусы аутсорсинга

Необходимость использования аутсорсинга персонала может быть следствием ряда причин, связанных с лимитом на увеличение штатов (переводящим деятельность из малого в средний бизнес), сезонным характером работ, отпусками сотрудников, оптимизацией административной нагрузки.

Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:

Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.

Регулирование взаимоотношений на рынке аренды труда выполняется на основе специального договора аутсорсинга. Правовое регулирование отношений подобного типа отсутствует, тем не менее процедура подготовки и оформления контракта требует тщательной подготовки.

При составлении документа с максимальной детализацией должны отражаться:

квалификационные требования к персоналу;
временные рамки по предоставлению и замене работников;
процедуры вхождения и выхода из проекта, непосредственно исполнения трудовых функций;
ответственность стороны-исполнителя за качество труда предоставленных сотрудников;
соблюдение приватности (коммерческой тайны), неразглашение конфиденциальных сведений;
штрафные санкции (к примеру, при досрочном расторжении соглашения).

Положения, касающиеся вознаграждения за результаты деятельности, должны формулироваться с учетом НК РФ (раздел V). Нужно указывать стоимость услуг исполнителя в денежном выражении, включая пункт о НДС. Изменение размера платы при изменении объема услуг фиксируется дополнительным соглашением к договору.

В ст. 779 и 781 ГК РФ указывается на обязательное отражение в договорах обязанности исполнителя по оказанию услуг по заявке заказчика (в детализированном виде) и обязанности заказчика по оплате услуг исполнителя.

В тексте договора должна использоваться терминология Налогового и Гражданского Кодексов РФ. В качестве основы при заключении сделки рекомендуется использовать договора по возмездному оказанию услуг, требования к которым изложены в ГК РФ (ст. 39, ст. 779).

Кадровый аутсорсинг персонала — когда это необходимо?

Преимуществ у кадрового аутсорсинга несколько, но среди них можно выделить те, которые делают услугу незаменимой.

Кадровый аутсорсинг персонала для эффективного функционирования компании необходим в следующих случаях:

При заходе на российский рынок иностранного бизнеса. Кадровый аутсорсинг в этом случае поможет избежать:
юридических ошибок при оформлении трудовых договоров;
возникновения конфликтных ситуаций с работниками в будущем.
При необходимости сократить расходы на «обслуживающие» направления работы компании. Здесь можно сэкономить:
на обновлении программного обеспечения кадрового делопроизводства;
оплате труда кадровиков.
При стремительном развитии бизнеса, когда подбор сотрудников, их переобучение не успевает за основным процессом.
Если руководство компании не имеет возможности (или не считает приоритетным) самостоятельно заниматься кадровой политикой и желает передать это в руки профессионалов.
Когда фирма имеет несколько удаленных филиалов, сведения из которых должны быть собраны, обработаны и проконтролированы головным специалистом.
Когда компания испытывает трудности с наймом штатного кадровика.

Аутсорсинговый процесс — это особый формат работы, который на практике приобретает достоинства и недочеты. Понимая их, вы сможете для себя решить, что лучше доверить сторонним работникам, а что распределить штатным. К преимуществам относят:

возможность сфокусировать внимание на основных видах деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи;
получение услуг от работников с высокой квалификацией;
гарантии выполнения требований и сроков и соответственно получение ожидаемого результата;
экономия средств на зарплату;
снижение обязательств перед налоговой.

Что такое аутсорсинг и аутстаффинг персонала?

Два этих слова обозначают работу со специалистом, который не являются сотрудником вашей компании.

Аутсорсинг — это передача основных функций другой компании, которая не имеет прямого отношения к данной организации. Как в случае с разнорабочими: вы заключаете договор об оказании услуг, не беспокоитесь о налогах, платите зарплату новому работнику.

Аутсорсинг необходим чтобы:

избежать больших расходов на налоги, страховки и зарплаты,
нужны дополнительные ресурсы на работы сезонного характера,
временной заменить действующего сотрудника во время отпуска или декрета.

Аутстаффинг — вид временного найма персонала у сторонней компании. Механизм простой: вы обращаетесь к кадровому агентству и делаете заявку — какой персонал необходим и на какое время. Агентство подыскивает кандидатов и заключает между вами договор. Вам остается только оплатить фиксированную сумму за каждого работника.

Аутстаффинг нужен, когда:

нужно решить единичную задачу, не прибегая к текущим сотрудникам,
при приеме на работу иностранцев,
есть потребность в экономии заработных плат и налогов.

Антон Зиновьев, основатель компании CarMoney

На старте бизнеса многие предприниматели ищут возможности по сокращению расходов.

Бухгалтерские услуги (на стадии, когда в компании еще нет большого объема оборотных средств) и юридические вопросы – это те сферы, которые вполне можно передавать на аутсорс.

На стадии запуска бизнеса часто приходится перестраивать коммуникацию с клиентом и бизнес-процессы внутри компании. Поэтому ключевые, «фронтовые» вещи надо настраивать самостоятельно.

А потом, при росте бизнеса и точном понимании, как должен быть организован рабочий процесс, часть задач вполне можно передавать на аутсорс. Главное, чтобы это не повлияло на качество услуг и репутацию компании.

Нередко можно наблюдать ситуацию, когда бизнес-процессы внутри одной компании декомпозируются и могут быть выделены в самостоятельные бизнесы, как, например, колл-центр. Например, раньше банк привлекал, оформлял и обслуживал клиентов самостоятельно, а сейчас многие процессы (такие, как работа с просрочками) приняли формы автономных бизнесов.

Это объясняется тем, что специалисты компании, целенаправленно занимающейся профильной услугой или продуктом, делают это более квалифицированно, полностью концентрируясь на своей деятельности.

Нельзя передавать на аутсорс ключевые компетенции своего бизнеса. Если предприниматель решается на такой шаг, значит, его ключевая компетенция – уметь «аутсорсить».

Одна из основных задач нашей компании – умение прогнозировать платежеспособность клиента, это напрямую связано с тем, как функционирует наш кредитный портфель и постоянно перестраивающаяся система принятия решений об одобрении выдачи заемных средств тому или иному клиенту.

В нашем случае, отдавать эту услугу на аутсорс – огромный риск. Мы не можем себе этого позволить по отношению к своим кредиторам и клиентам .

Кадровое администрирование

По мере роста, развития, расширения штатов возникает насущная необходимость в эффективном кадровом администрировании. Вариант поиска сотрудников «по знакомым» уже не работает, огрехи в оформлении кадровых событий уже не решаются в частном порядке, поскольку не со всеми сотрудниками имеется личный контакт. И угроза судебных исков, а равно и претензий ГИТ становится все более реальной, поскольку просто не хватает рук на оформление всей необходимой документации, ведения реестров, графиков и проч.

Передача на аутсорсинг кадрового администрирования позволяет, в частности, решать вопросы:

автоматизации кадрового учета;
минимизации расходов и рисков при поиске, адаптации, обучении, ротации сотрудников;
максимально корректного оформления всех ключевых событий по кадрам — от заключения трудового договора до расторжения такового;
аккуратного ведения регистрационных журналов, табеля учёта рабочего времени;
формирования и ведения документов организационно-распорядительного характера, по поводу которых чаще всего возникают претензии — например, графики отпусков и т.п.;
оформление изменений условий труда;
составление, согласование, оформление допсоглашений;
оформление иностранных работников,

и, конечно, подготовки отчётности, в том числе форм СЗВ-М, СЗВ-ТД и проч.

Плюсы и минусы аутсорсинга персонала

Аутсорсинг по сравнению с традиционным наймом персонала в основном выглядит более привлекательно. При условии грамотного выстраивания этого процесса компании снижают постоянные затраты и решают свои важные кадровые задачи.

Перечислим главные преимущества аутсорсинга персонала:

Снижается налоговая нагрузка.
Появляется возможность сотрудничества с профессионалами, не нанимая их в штат на постоянной основе (особенно когда это экономически невыгодно).
Четко ограничивается область ответственности с предоставлением дополнительных гарантий.
Оптимизируется рабочее время.
Более эффективно решаются некоторые организационные моменты.

Кроме того, сотрудники, привлеченные на условиях аутсорсинга, в сравнении со штатным персоналом обладают большей мотивацией выполнять свою работу и более хорошо подготовлены.

Однако недостатки в такой организации рабочей деятельности также имеются. Иначе аутсорсинговая схема применялась бы везде без исключения.

Ситуации, когда услуги аутсорсинга персонала становятся невыгодными или неприемлемыми, могут определяться несколькими факторами. Перечислим основные негативные моменты.

Трудовой кодекс РФ в данном случае не распространяется на привлеченный персонал, а значит, тот не несет ответственности перед заказчиком.
По тем же причинам на сотрудников существует меньше рычагов воздействия, чем при традиционном найме.
Персонал не обязан соблюдать установленный внутренний регламент на предприятии, если это явно не указано в договоре.
Заказчик и подрядчик должны составлять максимально подробный договор, учитывающий все нюансы аутсорсинга.
Привлеченный аутсорсер, как правило, претендует на более высокую оплату труда, чем штатный сотрудник.
Могут возникнуть сложности в поиске сотрудников с нужной квалификацией. Особенно это актуально для небольших населенных пунктов.
Деятельность аутсорсеров, не требующая узкой специализации и особых навыков, не дает весомых преимуществ перед работой постоянного персонала.
Нет гарантии, что привлеченный специалист согласится на длительное сотрудничество на условиях аутсорсинга. При этом он сравнительно меньше погружается в бизнес-процессы.
Законодательное регулирование аутсорсинга осуществляется менее глубоко по сравнению с регулированием стандартных трудовых взаимоотношений.
В случае нарушения регламента организации труда отношения с аутсорсерами приравниваются к трудовым.
У бухгалтерии и сотрудников отдела кадров возникает больше сложностей при организации аутсорсинговой деятельности.

Сферы применения аутсорсинга персонала

Аутсорсинговая схема применяется во многих сферах. При этом решается и немало задач.

Ниже перечислим ситуации, когда выбор в пользу аутсорсинга будет наиболее целесообразен.

Острая необходимость в замене временно отсутствующих штатных работников

Все компании сталкиваются с уходом своих сотрудников на больничный или в декрет. В данные периоды зачастую требуется их кем-то заменить. Заключение срочного трудового договора с новыми работниками обычно представляет определенную проблему. Не все претенденты согласны качественно выполнять свои обязанности, зная, что скоро придется покинуть компанию. Поэтому руководству имеет смысл воспользоваться услугами аутсорсинга.

Необходимость в оптимизации процессов, для выполнения которых нужны специалисты определенной квалификации, при этом не требуется постоянное их присутствие на рабочем месте

В такой ситуации аутсорсинг будет оптимальным выбором, так как это позволит покрыть потребность в узких специалистах с минимумом затрат. Причем сотрудники будут присутствовать в штате лишь по мере необходимости. По данной схеме обычно привлекаются сторонние бухгалтеры и специалисты по техническому обслуживанию оборудования.

Необходимость в профессиональных услугах с повышенной гарантией выполнения

Как правило, привлеченные аутсорсеры обладают более высокой степенью ответственности, нежели штатные работники. Это дает компаниям дополнительную гарантию и безопасность при выполнении поставленных задач.

Необходимость в сокращении издержек, связанных с трудоустройством

Трудовой договор наделяет как работодателя, так и подчиненного намного большим количеством обязанностей, обусловленных требованиями по уплате налогов и социальных отчислений. Аутсорсинговая схема же заметно снижает налоговую нагрузку.

Проблема 1: неравномерная нагрузка в малых, средних и крупных фирмах

Допустим, в организации есть 1 специалист по кадровому учёту – и в штатном режиме работы компании его вполне хватает, но объем работы может резко возрасти. Например: открывается новый филиал, в компании начинает работу новый отдел, или наоборот, в связи с кризисом руководство компании принимает решение о сокращении персонала и т.д.

Ситуаций, в которых нагрузка на специалистов отдела кадров возрастает в несколько раз достаточно много – и все они требуют решения.

Можно нанять ещё несколько сотрудников в кадровый отдел для равномерной нагрузки на специалистов отдела кадров, но, когда ситуация разрешится, в них не будут нуждаться до следующего подобного “кризиса”. А держать специалистов, которые в штатном режиме будут работать с нагрузкой в 50 % от нормы, просто ради «запаса прочности», не принося компании пользу – это нерационально.

Аутсорсинг: за и против

Аутсорсинг

– процесс, прорвавшийся в наши экономические реалии с кризиса, условно названного «кризисом 2008 года». В базовом определении – это название операционной деятельности целиком и полностью принятого от английского слова «outsourcing», подразумевающей процесс заимствования ресурсов необходимых компании из вне на основании соответствующих договорных обязательств. Стратегический вопрос наращивания собственной ресурсной базы или заимствования ее у фокусных специалистов рано или поздно возникает в каждой организации. Можно говорить о том, что на первоначальных этапах развития компании собственники редко задумываются над тем, что они фактически при организации первых бизнес-процессов многие функции «закупают» из вне, т.е. такой себе естественный аутсорсинг малого и среднего бизнеса.

По мере развития многие организации начинают производить часть ранее закупаемых услуг самостоятельно по различным внутренне обоснованным и согласованным причинам:

так делают наши конкуренты
исчез сертифицированный поставщик, давайте будем делать этот участок работ самостоятельно
мы слишком много платим нашим партнерам, дешевле получить специалиста в штат и платить ему оклад
если мы организуем этот сервис самостоятельно мы добавим ценность в наш сервис/готовый продукт
мы не будем зависеть от необязательности поставщика этого сервиса
мы будем контролировать и ставить задачи напрямую своему персоналу
и другие очень веские причины

Предполагая, что выбранная рыночная ниша перспективна, владея значительным уровнем прироста в продажах и прибыли на этапах роста компании многие уже среднего размера бизнесы обрастают очень важными и нужными сервисными функциями без которых, на первый взгляд, бизнес не может эффективно работать и приносить прибыль.
По мере заполнения рыночной ниши, перехода отрасли в стадию насыщения, уровня конкуренции в совершенную, цен в мультипаки и скидки, нормы прибыли компаний снижаются, а операционные постоянные издержки остаются практически неизменными. Значительным драйвером снижения норм прибыли коммерческих организаций стал и «кризис 2008 года», когда накопленное перепроизводство и снижение покупательской активности привело к резкому ухудшению экономических показателей практически во всех отраслях.

На одном из очередных витков снижения общей прибыли компании собственники бизнеса принимают решение об изменении операционных процессов или оптимизации. Одним из элементов оптимизации и является «аутсорсинг».

Какие цели преследует компания?

Фактический перевод постоянных операционных затрат в переменные, т.е. «аутсорсинг» максимально привязывают к объему реализации;
Уменьшение числа штатных сотрудников, что является одним из измеряемых показателей эффективности компании. Особенно актуально для компаний акционерного типа;
Повышение качества конечных товаров/услуг за счет привлечения в операционную цепочку специалистов/профессионалов, имеющих лучшие компетенции чем развиты внутри компании.

В цели 3 заложен основной принцип «аутсорсинга»
: «Передать в управление часть бизнес-процессов/операций/функций/ресурсов можно в том случае, если компания, которая их принимает имеет более развитые компетенции в управлении выделенным сегментом, чем компания, которая их передает».

Другой закон

: «Нельзя передавать в аутсорсинг бизнес-процессы/операции/функции/ресурсы, составляющие точки конкурентного преимущества компании или являющиеся основой ее бизнеса». Например, будет выглядеть странно, если полиграфический комбинат передаст в производственный аутсорсинг все полиграфические работы. Наш полиграфический комбинат становится – рекламным агентством по привлечению и размещению полиграфических заказов.

Другой пример, часто встречающийся в рынке товаров FMCG, передача полных прав на дистрибуцию в регионе дистрибуционной компании или дистрибуционным логистам. Все, кто проходил на опыте такое решение сразу перечислят его минусы:

резкое снижение контроля количественных и качественных показателей дистрибуции;
слабая управляемость торговым персоналом;
резкое снижение контроля за уровнем дебиторской задолженности и рост срока ее погашения;
потеря контроля над каналами сбыта в регионе;
рост зависимости от партнера, слабеющая со временем переговорная позиция;
рост затрат на мотивацию персонала партнера/дистрибутора к выполнению планов продаж;
снижение/стагнация доли продаж;
и т.д.

Неправильно не вспомнить о базовом техническом инструменте принятия решения об аутсорсинге – Матрица Аутсорсинга
(см. рис).

Плюсы и минусы аутсорсинга

Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь. Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.

Получение результата от бизнес-процессов без управления ими. Выполнение важных функций передается подрядчикам. Поэтому необходимый корпоративный результат достигается внешними усилиями.
Привлечение компетентных специалистов. Аутсорсеры являются профессионалами в своей области. Поэтому они как никто справляются с решением узкоспециализированных задач.
Экономия на трудовых ресурсах. Поскольку определенные бизнес-процессы передаются партнеру, компания избавляется от необходимости содержать собственных сотрудников для их ведения.
Экономия денежных ресурсов. Сокращение штата приводит к уменьшению совокупного фонда оплаты труда. Это, в свою очередь, обеспечивает снижение затрат на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.
Рост эффективности основной деятельности. Избавиться от выполнения непрофильных функций — значит, получить возможность сконцентрироваться на главном направлении и повысить его результативность.
Сохранение юридического статуса компании. Если не нанимать сотрудников в штат, а заменять их подрядчиками, то фирма удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже при фактической работе в ней большого количества людей.
Отсутствие расходов на кадровое делопроизводство. Аутсорсер самостоятельно подбирает персонал для выполнения доверенных ему функций. Поэтому клиент может быть уверен, что ведением бизнес-процессов занимаются профессионалы.
Отсутствие официальных трудовых отношений со специалистами. Хотя бухгалтера, юристы и другие сотрудники обслуживают компанию-заказчика, официально они работают у подрядчика.
Исключение споров и разногласий с персоналом. Если специалист чем-то недоволен, он может предъявлять претензии только своему работодателю. Клиент платит агентству за услуги и не занимается кадровым менеджментом.
Исключение проблем с государственными службами. Регулярные проверки персонала никак не затрагивают компанию: сотрудники официально оформлены в другой организации.
Контрактная форма отношений. Партнерство между исполнителем и заказчиком оформляется договором. В нем прописываются все обязанности и ответственность сторон, а также важные нюансы сотрудничества.
Оплата за результат. Штатный сотрудник на ставке может попросту просиживать время «от звонка до звонка», выполняя минимум работы. Аутстаффер получает гонорар только за конкретный результат, необходимый компании.
Универсальность услуги. Под внешнее управление могут передаваться любые непрофильные функции. Ведение бухгалтерской, юридической деятельности, уборка помещений, оказание логистических услуг, кадровое делопроизводство — предприниматель доверяет партнерам любые задачи, если уверен в получении выгоды.

Риск некачественного решения задач. По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.
Риск непонимания корпоративного стиля компании. По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.
Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.
Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.
Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.
Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.
Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.