Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Калькулятор среднего заработка для командировки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для расчета среднего заработка за время выполнения государственных и общественных обязанностей, нахождения в служебной командировке, для определения размера выходного пособия и в других случаях, предусмотренных законодательством, определяется среднедневной (среднечасовой) заработок.
Командировка в выходной день
Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.
Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.
В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.
Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.
Особенности определения среднего заработка в некоторых случаях
В случаях, когда работник:
- проработал менее двух месяцев, предшествующих месяцу начала выплаты среднего заработка (месяцу увольнения), для исчисления среднего заработка принимается начисленная заработная плата за фактически отработанные дни (часы) в периоде, предшествующем месяцу начала указанных выплат (месяцу увольнения);
- увольняется либо ему выплачивается средний заработок в месяце его приема на работу, для исчисления среднего заработка принимается начисленная заработная плата за фактически отработанные работником дни (часы) в месяце указанных выплат (увольнения);
- не приступал к работе, средний заработок исчисляется исходя из его тарифной ставки (тарифного оклада, должностного оклада, оклада), определенной в трудовом договоре (п. 20 Инструкции № 47).
Определение среднедневного (среднечасового) заработка
Размер среднедневного (среднечасового) заработка рассчитывается путем деления начисленной заработной платы за принятый для исчисления период на фактически проработанные в этом периоде дни (часы) (ч. 2 п. 19 Инструкции № 47).
Общая сумма среднего заработка определяется умножением рассчитанного среднедневного (среднечасового) заработка на количество рабочих дней (часов), подлежащих оплате (ч. 1 п. 19 Инструкции № 47).
Пример 5.
Согласно повестке из военкомата с 24 февраля по 13 марта 2020 г. военнообязанный работник был направлен на военные сборы. Он работает по графику 5-дневной рабочей недели.
В соответствии со ст. 339 ТК за военнообязанными, призванными на военные сборы, за все время сборов, включая следование к месту их проведения и обратно, если это связано с выездом с места жительства, сохраняется место работы, должность служащего (профессия рабочего) и выплачивается средний заработок за все рабочие дни по месту работы. Следовательно, за время нахождения работника на военных сборах, приходящееся на его рабочее время по графику работы организации, с которой у него заключен трудовой договор, ему сохраняется средний заработок с целью компенсации заработной платы, которую он получил бы за фактически выполненную за этот период работу.
Расчет общей суммы среднего заработка, причитающейся к выплате работнику за время его нахождения на военных сборах, следовало производить путем умножения среднедневного заработка на количество рабочих дней, приходящихся на все время сборов по графику работы организации (с 24 февраля по 13 марта 2020 г.). Средний заработок за выходные дни, приходящиеся на время сборов (29 февраля — 1 марта, 7–8 марта 2020 г.), не выплачивается.
В случаях, когда работник в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, в соответствии с законодательством часть дней (часов) фактически не работал (отпуск, временная нетрудоспособность, выполнение государственных или общественных обязанностей, простой не по вине работника и др.), а также в случаях, когда за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством, исчисление среднего заработка производится без учета указанных дней (часов) и выплаченных за эти дни (часы) сумм (ч. 1 п. 22 Инструкции № 47).
Пример 6.
Работник организации на основании приказа нанимателя с 10 по 13 марта 2020 г. был командирован в г. Белосток (Польша).
Для исчисления среднего заработка, сохраняемого за время нахождения в командировке в марте 2020 г., принимается период январь–февраль 2020 г.
С 27 по 30 января 2020 г. (4 рабочих дня) работник находился в служебной командировке с сохранением среднего заработка, с 3 по 12 февраля 2020 г. (8 рабочих дней) — болел (получал пособие по временной нетрудоспособности).
В январе 2020 г. он отработал 16 дней (сумма фактически начисленной заработной платы составила 1440 руб.), в феврале 2020 г. — 12 дней (сумма фактически начисленной заработной платы — 1080 руб.).
В рассматриваемом случае средний заработок, сохраняемый работнику за время нахождения в командировке с 10 по 13 марта 2020 г., необходимо было рассчитывать исходя из заработной платы, фактически начисленной в периоде, принятом для его исчисления (16 отработанных дней в январе 2020 г. и 12 отработанных дней в феврале 2020 г.).
Сумма фактически начисленной заработной платы, которая учитывалась при расчете, составляет 2520 руб. (1440 руб. + 1080 руб.)
Среднедневной заработок — 90 руб. (2520 руб. / (16 дней + 12 дней)).
Общая сумма среднего заработка, которая причиталась работнику к выплате за время нахождения в служебной командировке, равна 360 руб. (90 руб. × 4 дня).
В расчет не следовало принимать периоды, за которые работнику сохранялся средний заработок (с 27 по 30 января 2020 г.), производилась выплата пособия по временной нетрудоспособности (с 3 по 12 февраля 2020 г.), и выплаченные за них суммы.
Работникам, не работавшим в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, в связи с прогулом, исчисление среднего заработка осуществляется с учетом времени прогулов (ч. 2 п. 22 Инструкции № 47).
Пример 7.
В марте 2020 г. работнику (донору) рассчитывается средний заработок, сохраняемый за день сдачи крови, а также за дополнительный день отдыха (донорские дни).
В периоде, принятом для исчисления среднего заработка (январе и феврале 2020 г.), у работника по графику работы организации было по 20 рабочих дней в каждом месяце.
Фактически он отработал:
• в январе 2020 г. — 17 дней (3 дня не работал в связи с прогулом);
• в феврале 2020 г. — 19 дней (1 день не работал в связи с прогулом).
Сумма фактически начисленной заработной платы составила: в январе 2020 г. — 1062,50 руб., в феврале 2020 г. — 1187,5 руб.
В рассматриваемом случае среднедневной заработок, сохраняемый работнику за донорские дни, следовало рассчитывать путем деления заработной платы, фактически начисленно за принятый для исчисления период, на фактически проработанные в течение этого периода дни
с учетом времени 4 дней прогулов: (1062,50 руб. + 1187,5 руб.) / (17 дней + 19 дней + 4 дня прогула) = = 56,25 руб.
Общая сумма среднего заработка, причитающаяся к выплате за день сдачи крови и за дополнительный день отдыха, составила 112,50 руб. (56,25 руб. × 2 дня).
Для работников, которые в течение двух месяцев, принятых для исчисления среднего заработка, работали неполный рабочий день и (или) неполную рабочую неделю, для исчисления среднего заработка принимается фактически начисленная заработная плата (п. 23 Инструкции № 47).
Среднедневной (среднечасовой) заработок в этом случае определяется путем деления начисленной заработной платы за принятый для исчисления период на фактически проработанные в этом периоде дни (часы).
Средний заработок: расчет при командировке сотрудника
Сотруднику, находящемуся в командировке, работодатель выплачивает зарплату, которая рассчитывается по среднему заработку (ст. 167 НК РФ) с помощью формулы:
ВЫП(КОМ) = РД(КОМ) × СД,
ВЫП(КОМ) — выплачиваемая зарплата за период командировки;
РД(КОМ) — длительность командировки в днях (только рабочих);
СД — средняя дневная зарплата командированного.
Показатель СД вычисляется по формуле:
СД = БАЗА (ПЕРИОД) / РД (ПЕРИОД),
БАЗА — зарплата, выплаченная работнику за полных 12 месяцев, предшествующих его отправке в командировку;
РД — количество рабочих дней за полных 12 месяцев, предшествующих отправке работника в командировку.
ВНИМАНИЕ!Из показателя БАЗА необходимо исключить выплаты социальной направленности, отпускные и иные перечисления, которые отражены в пп. 3 и 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922.
Если командированный сотрудник выполнял свои трудовые обязанности в выходной день или время в пути (отъезда или прибытия) выпало на нерабочую дату или выходной, то такой день оплачивается в двойном размере, а расчет осуществляется не по среднему заработку, а исходя из оклада (или иной применяемой в компании системы оплаты труда) командированного. По желанию сотрудника такой день может быть оплачен в одинарном размере с предоставлением выходного дня в любое удобное для него время (письмо Минфина от 25.12.2013 № 14-2-337).
ВНИМАНИЕ!Факт осуществления командированным сотрудником работы в выходные дни требует строгого документального подтверждения (как условия принятия расходов на оплату труда в выходные в налоговом учете).
Как оплачивается командировка в выходной день, узнайте здесь.
Как рассчитать размер суточных в командировке?
В действительности размер суточных организация вправе определять самостоятельно, но стоит заметить, что в соответствии со ст.217 НК РФ:
| Размер суточных | Пояснение |
| Превышает 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации | Подлежат исчислению, удержанию и уплате НДФЛ |
| Превышает 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации |
- Несмотря на уменьшение аванса, общая сумма выплат за месяц не поменяется.
- Если вы получаете аванс в виде фиксированного процента от общей суммы зарплаты, суммы выплат также останутся прежними.
- Если вы получаете аванс за фактически отработанные дни в первой половине месяца, сумма аванса уменьшится на ту часть, которую составляет подоходный налог.
- Разница между авансом и зарплатой будет особенно заметна, когда праздничные нерабочие дни приходятся на первую половину месяца — например, в мае.
Командировка в выходной день
Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.
Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.
В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.
Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.
Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке
Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.
Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.
В качестве таких документов используются:
- билеты;
- распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
- посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
- товарные чеки;
- бланки строгой отчётности;
- командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
- отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.
Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2021 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2021 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Законодательно конкретный размер суточных для коммерческих организаций не определен.
Фирма сама решает, в каком количестве она может и должна будет возместить работнику его нахождение вне дома во время выполнения своей работы.
Эти суммы могут различаться для простого работника и представителя руководящего состава.
На предприятии должен существовать внутренний акт, на основании которого бухгалтерия проводит начисление суточных расходов.
Эти суммы могут быть оговорены в локальном «Положении о командировках», либо в отдельном приказе руководителя об установлении суточных норм для поездок по России и в иностранные государства, или в трудовом договоре.
Шаг 4. Посчитайте средний дневной заработок
Для этого начисления, которые определили на шаге 3, необходимо разделить на количество отработанных дней.
Пример
В расчетном периоде 250 рабочих дней. Из них 6 рабочих дней сотрудник был на больничном, а 15 дней в отпуске. Итого для расчета остается 229 дней.
Начисления (без учета суммы больничного и отпускных) за расчетный период – 650 000 руб.
Определяем среднедневной заработок:
650 000 : 229 = 2 839,43 руб.
Помните, что среднедневной заработок в пересчете на полный месяц не может быть ниже МРОТ, иначе нужно будет делать доплату до «минималки». Это актуально для организаций, в которых зарплата граничит с МРОТ. Им нужно всегда сравнивать среднедневной заработок с минимальным размером оплаты труда.
Как проводится расчет средней зарплаты для командировочных в 2021 году
Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.
- Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
- Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.
- Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.
К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!
Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.
Для этого возьмите начисления сотруднику, которые были произведены в течение расчетного периода. Это зарплата во всех ее проявлениях (в том числе в неденежной форме), премии и надбавки (п. 2 Положения).
Не нужно брать:
- начисления за те периоды, которые из расчетного периода исключили – отпускные, больничные, командировочные и т.д.;
- начисления и выплаты социального характера (п.3 Положения): матпомощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.
Для этого начисления, которые определили на шаге 3, необходимо разделить на количество отработанных дней.
Особенности определения среднего заработка в некоторых случаях
В случаях, когда работник:
- проработал менее двух месяцев, предшествующих месяцу начала выплаты среднего заработка (месяцу увольнения), для исчисления среднего заработка принимается начисленная заработная плата за фактически отработанные дни (часы) в периоде, предшествующем месяцу начала указанных выплат (месяцу увольнения);
- увольняется либо ему выплачивается средний заработок в месяце его приема на работу, для исчисления среднего заработка принимается начисленная заработная плата за фактически отработанные работником дни (часы) в месяце указанных выплат (увольнения);
- не приступал к работе, средний заработок исчисляется исходя из его тарифной ставки (тарифного оклада, должностного оклада, оклада), определенной в трудовом договоре (п. 20 Инструкции № 47).
Особенности определения размера выходного пособия и возмещаемого ущерба
Для определения размеров выходного пособия, а также при возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, среднемесячный заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, начисленной работнику за принятый в данном случае период, на 2 с учетом следующих особенностей:
- в случаях, когда работник проработал в двух месяцах, принятых для исчисления среднего заработка, не все рабочие дни согласно правилам внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) или утвержденному графику работ (сменности), заработная плата за каждый месяц определяется умножением среднедневного (среднечасового) заработка, исчисленного за каждый месяц в отдельности в порядке, установленном Инструкцией № 47, на количество рабочих дней (часов), предусмотренных ПВТР или утвержденным графиком работ (сменности) работника, и делением полученной суммы заработной платы за эти месяцы на 2;
- в случаях, когда работник работал только в одном из двух месяцев, принятых для исчисления среднего заработка, заработная плата за два месяца определяется умножением среднедневного (среднечасового) заработка, исчисленного за данный месяц в порядке, установленном Инструкцией № 47, на количество рабочих дней (часов), предусмотренных ПВТР или утвержденным графиком работ (сменности) работника в этих двух месяцах, и делением на 2 (п. 25 Инструкции № 47).