Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Транспортная накладная в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку это учетный документ, то следует соблюдать нормы его оформления. Он в обязательном порядке будет задействован в бухучете, если удостоверяет реальный факт хозяйственной жизни предприятия. Нельзя недописать информацию в нужных ячейках, делать простые помарки поверх готового варианта, неточно представлять здесь информацию и пр. Исправления должны заверяться с простановкой даты их внесения. Ответственные лица расписываются и оставляют здесь свои Ф.И.О. Первичную документацию разрешено составлять на бумажном носителе или хранить в виде электронного экземпляра. Но поскольку здесь идет речь о сопроводительном документе, то он делается исключительно в бумажной версии. Его предстоит доставить по условленным адресам и собрать подписи.
Кто составляет транспортную накладную?
Рассмотрим пункты 7 и 23 правил перевозок грузов:
Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, грузоотправителем по форме согласно приложению N 4 на бумажном носителе или в виде электронной транспортной накладной.
…
23. Оформление (формирование) транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, может осуществлять перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если это предусмотрено соглашением сторон.
До 1 марта 2022 года в Постановлении Правительства было прямо указано, что по умолчанию транспортную накладную составляет грузоотправитель, то есть человек или организация, которые передают груз перевозчику (транспортной компании).
В случае перевозки груза для личных, семейных или домашних нужд транспортную накладную может оформить перевозчик (транспортная компания).
С 1 марта 2022 года подобных указаний в нормативном документе нет, то есть транспортная накладная может быть составлена любым участником перевозки.
Важно понимать, что изначально транспортная накладная заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, т.к. они заполняются в процессе перевозки, либо при погрузке или выгрузке груза.
28. Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает свои замечания и оговорки при приеме груза в пункте 8 транспортной накладной на бумажном носителе или в электронной транспортной накладной.
70. В случае оформления транспортной накладной на бумажном носителе при подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель вносит в транспортную накладную в присутствии перевозчика (водителя) фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования, массу груза и количество грузовых мест и (или) информирует об отказе принять груз с обоснованием причин (при наличии). Перевозчик (водитель) вносит оговорки и замечания (при наличии) о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест.
Например, после завершения погрузки водитель подписывает накладную и указывает в ней свои замечания. А при разгрузке транспортного средства в накладную вносят данные и водитель, и грузополучатель.
Электронная транспортная накладная
С 1 января 2022 года электронные транспортный накладные наделены таким же статусом, как и документ, оформленный на бумаге.
Транспортная накладная, выданная в электронной форме, также предназначена для подтверждения заключения договора перевозки. Ее форма приведена в приложении № 4 к постановлению правительства от 30.11.2021 № 2116, но формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС.
Чтобы подписать электронную транспортную накладную водитель может использовать простую электронная подпись или усиленную неквалифицированную электронная подпись. Но при последнем варианте документ надо дополнительно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью перевозчика.
Электронную транспортную накладную нужно направлять в государственную информационную систему «Электронный перевозочные документы». Порядок направления электронной транспортной накладной в эту систему разработает и утвердит правительство.
Если компания подключена к системе и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.
Порядок, правила заполнения ТТН и образец
Для опытных специалистов ее составление не составляет труда, поскольку бланк со значениями готов к оформлению. Нужно лишь знать, что и куда вписывать.
Пошаговый инструктаж:
- Сначала документу присваиваем № и указываем его (используя внутреннюю нумерацию, принятую на предприятии), проставляем дату.
- В строчку «грузоотправитель» пишем информацию о компании, отправляющей ТМЦ (с полным названием, геолокацией и работающим телефоном).
- По аналогии прописываем сведения об адресанте в пункте «грузополучатель».
- Там, где стоит слово «плательщик», надо вписать фирму, оплачивающую услуги по перевозке.
- Рядом со всеми сторонами сделки надо написать верные коды ОКПО.
Кроме унифицированного бланка, где наглядно видна структурированность, имеется специальная инструкция о порядке расчетов за перевозку от 83 года. Последняя редакция пришлась на 1997 год. Она точно описывает инструктаж заполнения в пошаговом режиме. Всего здесь предполагается 16 блоков-правил со своим количеством граф и абзацев на тему корректного документального оформления.
С начала 11 года (Федеральный закон 402) формат такой учетной «первички» утверждается экономическим субъектом. Однако, в нем должны присутствовать все необходимые реквизиты (расписанные в том же ФЗ). Поэтому теперь унифицированные общероссийские формы можно и не применять, а разрабатывать свои с требующимися пунктами. Но для избежания ошибок хороша и готовая основа для заполнения. Главное, что работает единое для всех ситуаций правило: составлять накладную надо при свершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно по его окончании. В целом понимать структурное расположение блоков нужно всем фигурантам. Надо учесть также, как правильно заполнять и подписывать ТТН водителю.
Транспортная накладная: когда применяется?
Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю. Или для транспортировки привлекается третье лицо — экспедиторская компания-перевозчик. В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.
Необходимость оформления в таком случае специального документа прописана в п.7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200, далее — Правила).
Новая транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если такого договора нет, то и накладная не оформляется. Например, когда владелец товара фрахтует автомобиль и при этом сам сопровождает груз. В таком случае вместо накладной подписывается заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Если компания просто перевозит свой товар с одного склада на другой, оформляется путевой лист.
Какие требования по заполнению ТН
Занимаясь вопросами оформления транспортной накладной на перевозку того или иного груза, теперь нужно отталкиваться от правил, которые прописаны в Приложении No4 к правительственному постановлению No2200. Здесь говорится о том, как нужно заполнять транспортные накладные, необходимые на перевозку груза автомобильным ТС или просто автотранспортом.
- В пункте 7 правил говорится, что транспортная накладная является документом, который служит подтверждением факта заключения договора на оказание транспортных услуг.
- ТН составляется на одну или несколько товарных партий, которые перевозятся с помощью одного транспортного средства. Исключением являются ситуации, когда иные условия прописаны договором о перевозке, заключённым между сторонами.
- Всего требуется оформить 3 оригинальные формы накладной. Одна передаётся грузоотправителю, вторая предназначена для грузополучателя, а третья для самого перевозчика. В пункте 10 правил говорится о том, что подписывать форму может грузоперевозчик или грузоотправитель, а также их уполномоченные представители, имеющие соответствующие документы.
- Заполнять транспортную накладную должен отправитель товара, если иное не предусмотрено в договоре. В роли отправителя продукции может выступать покупатель или поставщик, а также экспедитор.
- Согласно пункту 11 правил оформления ТН нового образца, при внесении исправлений в документ их следует заверить подписями тех лиц, которые составляли эти исправления. Нужно указать фамилию и инициалы как расшифровку подписи.
- Если перевозимый груз загружается в несколько транспортных средств, то на каждую транспортную единицу составляется собственная накладная.
Важные требования к оформлению
Для того чтобы правильно заполнить форму, ответственному сотруднику важно оценить требования:
- документ является подтверждением заключения договора на перевозку грузов;
- один бланк ТП выдается на одну поездку с транспортным средством, независимо от количества сторон. Исключение: условиями договора предусмотрен иной порядок;
- если отправка доставляется несколькими транспортными средствами, необходимо оформить отдельный ТН на каждое транспортное средство;
- в стандартной ситуации ТН на перевозку грузов оформляется в трех экземплярах, по одному на каждую из участвующих сторон: отправителя, перевозчика и получателя. Но количество сторон уменьшается, например, когда перевозку осуществляет покупатель или продавец;
- по общим правилам отправитель оформляет документ. То есть лицо, которое производит отгрузку товара. Но стороны предусматривают в договоре иные условия;
- при внесении исправлений в уже подготовленный документ запись об исправлении заверяется подписью ответственного лица с указанием должности и Ф.И.О.
ВАЖНО: Коносамент подписывается только ответственными лицами, уполномоченными на совершение таких действий посредством приходных документов или доверенностей.
Если вы осуществляете доставку, заполните заголовок счета и разделы 1–5, 8, 11–12. А если вы перевозите грузы на своей машине, то секций перевозчика: от 6 до 12.
Для юридического лица в разделе 1 «Отправитель» укажите все реквизиты: наименование, адрес, ИНН и телефон. Физические лица вводят свои фамилию, имя, отчество, ИНН и номер телефона.
Если имеется договор экспедиции и груз передается экспедитору под его ответственность, внесите его данные в раздел 1 и отметьте галочкой «является экспедитором». При этом заполните раздел 1а реквизитами заказчика.
Если посредник не завладел товаром, внесите данные клиента в раздел 1.
Раздел 2 «Получатель» заполняется так же, как и раздел 1, только с данными получателя. И добавить адрес доставки тоже.
В разделе 3 укажите все, что вам известно о перевозимом грузе. Некоторые поля не всегда заполняются.
При наличии сопроводительных документов, таких как сертификаты, сертификаты, счета-фактуры, внесите их в раздел 4.
А свои пожелания перевозчику изложите в разделе 5. Здесь вы можете, например, написать практический срок доставки или при какой температуре хранить товар.
раздел 8 подписывается теми, кто доставляет и получает товар. Введите их данные и фактическое время загрузки.
Вы можете использовать РНН не только как товаросопроводительный документ, но и как первичный документ для списания транспортных расходов. Для этого необходимо заполнить раздел 12 и выдать четвертый экземпляр счета-фактуры. В правой части раздела 12 внесите договор перевозки, данные грузоотправителя и представителя организации. А стоимость доставки с учетом налогов и без них напишет перевозчик.
Надо ли возвращать документ
Это такая же бумага, как акт о приемке передаче. Их нужно хранить у двух сторон сделки с подписями их представителей. Они подписываются и возвращаются, поскольку требуются для отчетности и бухучета. А также для удостоверения совершенных действий, что поможет отстаивать при необходимости свои права. Из сказанного выше понятно, что ТТ-накладная формируется в большом количестве различных вариаций. Она нужна для описания отправки и фигурантов. Всем в итоге достается свой экземпляр, на котором ранее расписались остальные действующие лица. Эта первичная документация идет в архив, а до того момента остается под контролем в бухгалтерии.
Мы рассмотрели, из каких разделов состоит и как заполняется товарно транспортная накладная. Если предприятие разработало собственный бланк, то, возможно, предстоит пояснить все его тонкости остальным участникам. Ведь многие до сих пор используют для удобства и достоверности принятый ранее стандартизированный документ.
ТТН при транзитной поставке
Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик — отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.
При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором — его продавцом.
В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.
В строке «Плательщик» указывается торговая компания.
Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.
Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.
Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.
Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.
Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.
В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.
Сколько экземпляров транспортной накладной нужно составить?
10. Транспортная накладная составляется (формируется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.
Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
…
В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
Минимальное количество накладных — 3 экземпляра (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика). Если автомобиль выполняет несколько аналогичных перевозок, то для них допускается составить одну накладную.
Четвертый экземпляр накладной может быть составлен для бухгалтерии грузоотправителя, если это необходимо.
12. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется (формируется) такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.
Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, то количество накладных должно соответствовать количеству транспортных средств. Причем каждая из накладных должна быть в 3-х экземплярах.
Печати на накладных отменили… Как быть, если все равно решили ставить?
Но если все-таки на накладных появится печать или штамп (ваши или контрагента) — все в порядке. В ТН или ТТН можно вносить дополнительную информацию, которая, по мнению организации, там необходима.
Именно к ней сейчас и относится печать или штамп.
При этом сейчас можно изменить место их проставления. Ведь где указывать дополнительную информацию, организация определяет сама.
Главное, чтобы оттиск не мешал прочтению иных записей в накладной .
Следует отметить, что у организации могут быть и свои причины все-таки «штамповать» накладные. К примеру, чтобы удостоверить подпись того или иного лица еще и печатью.
Что же делать, если организация все же хочет оставить такой реквизит на своих накладных? ТН и ТТН являются первичными учетными документами.
К тому же они включены в перечень Совмина, т.е.
организация не вправе вносить в форму таких документов какие-либо исправления. А Инструкция по их заполнению предусматривает лишь внесение дополнительных сведений.
Раньше для оформления отгрузки всегда использовалась товарно-транспортная накладная. Теперь существуют две версии – она и новая транспортная накладная с похожей аббревиатурой – ТН. Не все понимают, в чём их разница, и поэтому часто путают. По этой причине говоря о ТТН, стоит отметить то, чем она отлична от ТН.
- Нужна для того, чтобы произвести учет транспортировки грузов от продавца к покупателю.
- Подтверждает при проверках в процессе перевозки, что она предусмотрена договором.
- Содержит в себе информацию о грузе и шагах, которые он пройдёт при транспортировке.
- Согласно этому документу происходит расчёт с водителем, который произвёл перевозку.
- Также бумага позволяет получателю забрать груз, а поставщику – отправить его.
- Должны содержаться подписи продавца и покупателя, бухгалтерии – в товарной части.
- Необходимо сделать четыре экземпляра.
- Порядок заполнения отличен от ТТН, потому что бланки различаются. Здесь больше блоков, заполненный образец — тут, а чистый бланк для ознакомления с примером можно скачать по этой ссылке. Чистый образец формы из Постановления правительства №272 здесь.
- Так же, как и ТТН, подтверждает, что договор о перевозке груза существует и он правомерен.
- Имеет только транспортный раздел об условиях – кто отправляет и получает, на каких условиях перевозки, а также данные, подтверждающие её оплату.
- Что передаётся здесь не имеет значения, важна его масса, объём, размеры, как упаковывается и как маркируется. Также необходимо указать место, откуда его нужно забрать. В отличие от ТТН, здесь нельзя поставить отметку об опасном грузе.
- Нужно больше информации о самом автомобиле – указываются его параметры.
- По всем правилам подробно отмечается, в каком состоянии находится груз, его тара и упаковка.
- Нет необходимости указывать продавца и покупателя, нужны только номера тех, кто несет ответственность за перевозку.
- Подписи поставщика и получателя, а также бухгалтерии не нужны.
- Имея только такую накладную, одна сторона не может отправить груз, а другая – его получить, ведь здесь нет информации о цене за единицу товара и его общей стоимости. Отмечается только объявленная, по которой рассчитывается компенсация.
- Заполнение необходимо в трёх экземплярах.
Здесь стоит отметить, что ТТН — это основной документ, а ТН является лишь дополнением одной из его частей — транспортной. По этой же причине в последнем ничего не отмечается о перевозимом грузе, потому вся исчерпывающая информация есть в товарной части.
Накладная для грузовых перевозок одновременно может определять сразу множество перечней данных. В том числе одновременно будет использоваться при реализации для различных целей.
К основным подобным относятся следующие:
а) выполняется учет по передвижению всех перевозимых товаров;
б) осуществляется специальный полный расчет для перевозки грузов;
в) дополнительные листы накладной должны оставаться по назначению, то есть у каждого участник совершаемой купли-продажи товаров;
г) документ полностью разрешает и даже подтверждает отправку или доставку грузов;
д) выполняется полнейший расчет по стоимости доставки товаров.
Тип рассматриваемого документа в данном случае обязателен, так как потребуется для подтверждения фактической доставки товаров, здесь же придется получать другой документ об осуществлении доставки груза.