Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закрывающие документы для бухгалтерии что входит». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведение документального учета – это важная часть деятельности бухгалтера. Налоговая инспекция предписывает хранить первичные документы в течение пяти лет после отчетного года (статья 23 пункт 1.8). Такие же сроки установлены в законе ФЗ-402.
Разбираемся в определениях
Бухгалтерский документ – это способ «записи» деятельности компании, с помощью которого можно «увидеть», чем занимается организация, в каком финансовом положении находится и пр.
Бухгалтерские документы могут быть первичными и вторичными. Если говорить о том, что такое первичный документ, то следует обратиться к его функции – фиксации определенной операции (акт, например, подтверждает оказание услуги). Он становится основанием для внесения соответствующих записей в учете, которые впоследствии могут использоваться для формирования вторичных документов (например, сводных ведомостей).
Разбираясь в вопросе, что такое закрывающие документы для бухгалтерии, нужно помнить об их главном назначении – закрыть сделку. Подписи на данных документах – свидетельство того, что все обязательства выполнены.
Важно
Первичный документ – не равно закрывающий. Договор, например, относится к первой категории, но не является доказательством выполнения обязательств (т.е. не является закрывающим).
Если бумаги отсутствуют
Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.
Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.
В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.
Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.
Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.
Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.
Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.
Закрывающие документы по договорам. Хозяйственные операции.
Что такое закрывающие документы для бухгалтерии?Акт об отсутствии на рабочем месте оформляется на фирменном бланке организации либо на специальном бланке с унифицированным текстом и составляется непосредственным руководителем сотрудника, нарушившего правила трудовой дисциплины либо специалистом отдела кадров. Единой формы данного вида акта не… указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны. Что касается интересующего нас налога на добавочную стоимость, то гражданин ведущий бизнес и не зарегистрировавшийся в качестве ИП может быть признан плательщиком соответствующих налогов, в т.ч. и НДС.
Отсутствие закрывающих документов
Если бумаги отсутствуютЕсли основным объектом сделки выступает работа или услуга, то закрывающим документом станет акт. Последний является не только документом, подтверждающим, что обе стороны выполнили свои действия, но и что они не имеют никаких претензий друг к другу. Акт распечатывается в двух экземплярах, и они сохраняются у каждой стороны. Передается одной стороне другой, которая составляет накладную. Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.
Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).
Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. коп. | Сумма,
руб. коп. |
| 1 | Заправка картриджа | шт. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ИТОГО | 500,00 |
Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.
Условия предоставления закрывающих документов
- Скан-копии закрывающих документов автоматически загружаются в личный кабинет и отправляются на электронную почту в течение 15-го числа следующего месяца с даты начала оказания услуги.Оригиналы документов направляются по адресу:
- почтой России в течение двух недель после загрузки скан-копий в личный кабинет;
- по ЭДО, взаимодействие с которым настроено — до 15 числа следующего месяца с момента загрузки скан-копий в личный кабинет.
- Оригиналы документов можно получить лично в московском офисе. Для получения документов напишите запрос в службу поддержки или справочный чат.
- Документы датируются последним числом месяца.
- Закрывающие документы не могут быть сформированы сразу на всю сумму счета, в зависимости от типа услуги.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки в компании можно разделить на три этапа:
Первый шаг – согласование условий сделки. Результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап – оплата во время транзакции. Первичные документы, подтверждающие оплату:
- Наличный расчёт — кассовый чек, квитанция о приходном кассовом ордере, бланк строгой отчётности. Организации редко производят расчет наличными, так как сумма расчета через кассу ограничена 100 тыс руб. Обычно сотрудники получают авансы или ответственные деньги наличными.
- Электронные платежи, в том числе инкассо, платежные системы или переводы с расчетного счета — выписка с банковского счета.
Третий этап – получение продуктов. Требуется подтверждение того, что покупатель получил товар или услугу, а продавец получил оплату. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть использованные средства в расходах. Получение подтверждено:
- коносамент;
- квитанция;
- выполненное действие или оказанная услуга.
Закрывающие документы по договорам
Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.
| Причина отсутствия документов | Решения судов, в которых причина признана уважительной |
| Утрачены при пожаре | Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 N А32-47682/2009, ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008, ФАС Дальневосточного округа от 28.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4557, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 N А26-7118/2006-25 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 18.10.2007 N 13416/07) |
| Изъяты следственными органами | Постановления ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 06.08.2009 N ВАС-9758/09), ФАС Уральского округа от 10.01.2008 N Ф09-10883/07-С2 |
| Утрачены вследствие залива помещений налогоплательщика, где хранились документы | Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14) |
| Утеряны налогоплательщиком | Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 N А32-7746/2010-58/156 |
| Не составлялись или отсутствуют, поскольку у налогоплательщика не было обязанности их составлять (иметь на руках) | Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008, от 15.08.2006 N А17-6893/5-2005, от 06.03.2006 N А17-2408/5-2005, ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 N А49-2910/2009, ФАС Северо-Западного округа от 18.06.2010 N А56-79155/2009, от 25.01.2008 N А42-6974/2006 |
| Уничтожены в связи с истечением срока хранения | Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006 |
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
- на всю сумму
- ежемесячно
- по мере использования средств на балансе услуги
- по Гаранту сделки
на всю сумму
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.
К таким услугам относятся:
- Получение партнёрского тарифа;
- Регистрация/продление домена;
- SSL-сертификаты;
- Свидетельство о регистрации домена;
- Google Workspace для домена (Годовой тариф);
- Антивирус для сайтов;
- Переадресация домена;
- Парковочная страница;
- Скрытие персональных данных;
- Доменный брокер.
ежемесячно
Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
К таким услугам относятся:
- Хостинг;
- VPS;
- Физические серверы Dedicated;
- Colocation;
- Дополнительный IP-адрес;
- Готовый сайт на CMS;
- Мониторинг сайтов;
- Google Workspace для домена (Гибкий тариф).
Закрывающие документы по договорам
Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.
| Причина отсутствия документов | Решения судов, в которых причина признана уважительной |
| Утрачены при пожаре | Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 N А32-47682/2009, ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008, ФАС Дальневосточного округа от 28.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4557, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 N А26-7118/2006-25 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 18.10.2007 N 13416/07) |
| Изъяты следственными органами | Постановления ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 06.08.2009 N ВАС-9758/09), ФАС Уральского округа от 10.01.2008 N Ф09-10883/07-С2 |
| Утрачены вследствие залива помещений налогоплательщика, где хранились документы | Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14) |
| Утеряны налогоплательщиком | Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 N А32-7746/2010-58/156 |
| Не составлялись или отсутствуют, поскольку у налогоплательщика не было обязанности их составлять (иметь на руках) | Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008, от 15.08.2006 N А17-6893/5-2005, от 06.03.2006 N А17-2408/5-2005, ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 N А49-2910/2009, ФАС Северо-Западного округа от 18.06.2010 N А56-79155/2009, от 25.01.2008 N А42-6974/2006 |
| Уничтожены в связи с истечением срока хранения | Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006 |
В любом случае при получении требования о представлении документов, которыми вы не располагаете, имеет смысл уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. Сделать это надо в первый же рабочий день после получения требования (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). К уведомлению приложите копии документов, которыми вы можете подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).
Заметим, что своевременное направление уведомления может помочь избежать лишних споров с проверяющими. Ведь они могут исследовать ваши доказательства и согласиться с тем, что вы действительно не можете представить соответствующие документы.
Кому нужно переходить на ЭДО
Переход на электронный документооборот (ЭДО) полезен для организаций и предпринимателей, независимо от их вида деятельности. ЭДО позволяет существенно облегчить и ускорить процессы обмена документами как с внутренними подразделениями, так и с внешними контрагентами.
Конкретные примеры кому и на какие документы нужно переходить на ЭДО зависят от специфики бизнеса. Например, для крупных предприятий и государственных учреждений это могут быть документы закупок и счета-фактуры. Для мелкого и среднего бизнеса электронный документооборот поможет вести учет и обмен документами внутри компании, а также с партнерами и клиентами.
Чтобы понять, для чего и какие документы закрывающие нужно перевести на ЭДО, необходимо изучить структуру своего бизнеса и проанализировать процессы обмена документами. При этом стоит учесть, что существуют разные виды документов закрывающих, такие как акты выполненных работ, накладные, счета и другие.
Основные понятия закрывающих документов
Закрывающие документы — это документы, составляемые в конце финансового периода (обычно в конце года), для закрытия бухгалтерского учета и подготовки отчетности. Они позволяют определить финансовые результаты работы предприятия за определенный период и передать эти данные в следующий период.
Основные понятия, связанные с закрывающими документами:
- Баланс — основной закрывающий документ, представляющий собой сводную таблицу активов и пассивов предприятия на определенную дату. Баланс позволяет определить финансовое состояние предприятия и его собственный капитал.
- Отчет о прибылях и убытках — документ, отражающий финансовые результаты работы предприятия за определенный период. В отчете о прибылях и убытках указываются доходы, расходы и чистая прибыль (убыток) предприятия. Он помогает оценить эффективность работы предприятия и принять управленческие решения.
- Движение денежных средств — отчет, отражающий поступления и выплаты денежных средств за определенный период. В нем указываются операции, связанные с получением доходов, выплатой расходов, инвестициями и финансированием. Движение денежных средств помогает оценить ликвидность предприятия и его способность погасить текущие обязательства.
Все эти закрывающие документы подготавливаются на основе информации, содержащейся в бухгалтерском учете предприятия. Они являются основой для составления отчетности и анализа финансового состояния предприятия.
Какие документы относятся к закрывающим
Закрывающие документы – это необходимые документы, которые нужны для правильного завершения бухгалтерского учета.
Какие документы нужны зависит от каждого индивидуального случая. Например, если ваша компания заключает договора, то нужно сохранить оригиналы договоров, чтобы иметь возможность проверить данные, если возникнет конфликт.
Если вы работаете с общей системой налогообложения, то вам нужны документы по Учету Поступлений и Расходов (УПД) и отчеты по НДС так как они являются неотъемлемой частью налогообложения.
Также, документы, содержащие конфиденциальные данные о компании, могут быть помещены в «секрете», то есть доступны только для определенных физических лиц.
Без отдельных документов о бухгалтерском учете и отчетности, ваш ИП или предприятие могут столкнуться с финансовыми проблемами в будущем.
Какие документы нужны, а какие можно изменить, находится под написанными законами и правилами, которые можно найти в интернете для общего употребления.
Какие ошибки чаще всего допускаются при заполнении закрывающих документов
При заполнении закрывающих документов необходимо быть внимательным и внимательно проверять каждый пункт, чтобы избежать ошибок. Наиболее частыми ошибками являются:
- Неправильное указание данных в документах, которые могут повлиять на суммы полученного НДС или налоговой отчетности.
- Получение оригиналов документов с опозданием или в неполном объеме, что может привести к задержке отчетности.
- Изменение закрывающих документов без соответствующих дополнительных документов или договоров, что может привести к нарушению налогового законодательства.
- Неправильное заполнение документов с обозначением УПД, что может привести к оштрафованию.
- Необходимость получения документов из «секрета» или устной информации, что может не соответствовать налоговым требованиям.
Существуют определенные правила и инструкции для заполнения закрывающих документов, следуя которым можно избежать этих ошибок и не допустить нарушения в отчетности. Важно помнить, что при заполнении закрывающих документов все данные должны быть точными, полными и соответствовать налоговым требованиям.
Какую помощь предоставляет сервис Топвизор при заполнении закрывающих документов
Сервис Топвизор предоставляет большую помощь при заполнении закрывающих документов для бухгалтерии.
- Предоставляет удобный интерфейс для ввода данных, таких как ИП, изменить НДС и другие данные, необходимые для заполнения документов.
- Работает в соответствии с УПД и другими требованиями, такими как УПОТРЕБЛЕНИЯ.
- Предлагает примеры заполнения документов, чтобы пользователь мог получить представление о том, какие данные нужны.
- Позволяет получить копию договора без оригинала, если оригиналы необходимы для предоставления другим участникам бизнеса.
- Обеспечивает конфиденциальность данных пользователя и хранит их в «секрете».
Кроме того, сервис предоставляет информацию о том, как получить данные из документов, какие данные нужны и как изменить НДС на счете.
Какие закрывающие документы нужны
Для завершения бухгалтерского года и подготовки финансовых отчетов необходимо составить ряд закрывающих документов. Эти документы включают:
- Акт инвентаризации – документ, подтверждающий количество и стоимость имущества и обязательств компании по состоянию на конец отчетного периода. Акт инвентаризации необходим для правильной оценки и учета активов и обязательств компании.
- Бухгалтерский баланс – документ, отражающий состояние финансовой деятельности компании на конец отчетного периода. Баланс необходим для установления финансовых результатов и принятия решений по управлению компанией.
- Отчет о прибылях и убытках – документ, отражающий доходы и расходы компании за отчетный период. Отчет о прибылях и убытках необходим для оценки эффективности деятельности компании и отслеживания изменений финансовых показателей.
- Отчет о движении денежных средств – документ, отражающий движение денежных средств в компании за отчетный период. Отчет о движении денежных средств необходим для оценки ликвидности компании и ее способности выполнять свои финансовые обязательства.
- Акт списания неликвидных активов – документ, подтверждающий факт списания неликвидных активов компании. Акт необходим для правильной оценки и учета активов компании и их влияния на финансовые показатели компании.
- Акт сверки задолженностей и требований – документ, устанавливающий факт наличия или отсутствия задолженностей и требований между компанией и ее контрагентами на конец отчетного периода. Акт сверки необходим для корректного учета задолженностей и требований компании.
Составление закрывающих документов является важным этапом финансовой отчетности и позволяет оценить финансовое состояние компании. Кроме того, закрывающие документы помогают отслеживать изменения финансовых показателей и принимать решения по управлению компанией.