Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательно ли командировочное удостоверение в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.
Правила оформления и заполнения
Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.
При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:
- название компании-работодателя;
- номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
- информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
- место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
- цель и длительность поездки.
Внизу отведено место для указания:
- дат начала и окончания поездки;
- номера документа, подтверждающего личность сотрудника.
Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.
Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:
- дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
- дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
- дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
- дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.
Обратите внимание на печати в командировочном удостоверении в 2023 году: их не ставят, если организация отказалась от такого атрибута.
Как подтвердить срок командировки по-новому
С начала марта 2023 года сотрудники должны подтверждать свое пребывание в командировке в новом порядке, если у них отсутствуют проездные документы. Правительство разработало новые правила подтверждения фактического пребывания работников в командировках.
Теперь пребывание в отеле можно подтвердить с помощью договора об оказании гостиничных услуг, кассового чека или бланка строгой отчетности (БСО).
Необходимо отметить, что работодатель обязан возмещать расходы, связанные с командировкой сотрудника. К таким расходам относятся суточные и другие командировочные расходы, такие как транспортные расходы, аренда жилья и другие расходы, которые были оплачены по разрешению компании.
Изменения в порядке оформления командировок связаны с новыми правилами оказания гостиничных услуг, которые начали действовать с 2021 года. С данного периода гостиницы выдают только фискальные чеки или бланки строгой отчетности в качестве подтверждения проживания.
Отмена командировочных удостоверений, во-первых, немного сократила оборот документов в организациях, позволив снять с бухгалтерии некоторую часть работы. Во-вторых, Постановление Правительства предоставило компаниям бóльшую свободу в том, как им организовывать делопроизводство, и в вопросе разработки собственных бланков.
Но важно знать, что пришло на смену командировочным удостоверениям. В том же самом Постановлении сказано, что теперь основанием для определения времени пребывания в командировке являются проездные документы. То есть билеты на поезд или самолет, например.
Если билетов или других проездных документов нет, то срок пребывания в рабочей поездке можно установить с помощью документов, которые подтверждают факт найма жилого помещения. Это могут быть талоны, квитанции или договоры о съеме квартиры, комнаты или номера в гостинице.
Если вдруг и таких бумаг нет, то работник имеет право предоставить любые другие документы, из которых станет известно о сроках пребывания в рабочей поездке и о самом ее факте. Как вариант, если в командировку человек отправился в другое государство, он может предоставить копию загранпаспорта, в котором будут отметки о въезде и выезде.
Может быть и так, что в командировку человека отправили совсем недалеко — например, в соседний город. И он решил воспользоваться служебным транспортом или личным автомобилем.
В такой ситуации основанием для подтверждения факта пребывания в командировке может служить служебная записка с отметкой в пункте назначения. К ней нужно будет приложить документы, которые подтвердят понесенные расходы. Это может быть путевой лист, квитанции о покупке топлива, чеки и т.д.
Командировка как факт хозяйственной жизни
Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Актуальная информация об изменении размера командировочных
Каждый год размер командировочных, которые предоставляются сотрудникам при командировках, может меняться. В 2024 году также ожидаются изменения в этой сфере.
Для сохранения актуальной информации о размере командировочных в 2024 году рекомендуется следить за обновлениями в законодательстве и официальными документами, выпущенными соответствующими органами и учреждениями.
Для облегчения работы сотрудников при определении размера командировочных, некоторые предприятия и организации могут создать внутренние инструкции или таблицы, которые содержат данные о размере командировочных на 2024 год.
Также необходимо учитывать, что размер командировочных может зависеть от различных факторов, таких как страна командировки, время пребывания на командировке, категория сотрудника и т.д.
В целях экономии бюджетных средств, организации могут также регулировать размер командировочных в соответствии с принятой внутренней политикой.
Важно отметить, что актуальную информацию о размере командировочных всегда необходимо проверять перед отправкой сотрудника в командировку, чтобы избежать дополнительных финансовых затрат или проблем с компенсацией расходов.
Правила оформления удостоверения для командировки
Бланк командировочного удостоверения сегодня носит рекомендательный характер и не закреплен законодательством. Но, организации редко создают свою форму и скачивают унифицированный шаблон, так как основные данные остаются общими для всех:
-
фамилия, имя и отчество сотрудника, который отправляется в командировку;
-
должность и отдел;
-
цель поездки, город (страна), адрес принимающей стороны;
-
служебное задание;
-
длительность пребывания, дата выезда и приезда;
-
паспортные данные сотрудника;
-
прочая информация, необходимая для отчета.
Унифицированная форма Т-10: как заполнить бланк командировочного удостоверения?
Командировочное удостоверение — это документ, который удостоверяет право работника отправиться в командировку. В России существует унифицированная форма Т-10, которую необходимо заполнить для оформления данного документа.
Но с 2023 года форму Т-10 отменили, и вместо нее ввели новую унифицированную форму командировочного удостоверения. Теперь удостоверение о командировке оформляется в виде оборотной стороны листа приказа, дополнительно указывается информация о командировке.
И вот что вам обязательно нужно знать о новой унифицированной форме командировочного удостоверения:
- В новой форме Т-10 нужно указать следующие данные:
- Фамилию, имя, отчество сотрудника;
- Должность сотрудника;
- Наименование организации, в которой работает сотрудник;
- Цель и сроки командировки;
- Место назначения (страна, город);
- Планируемую дату начала и дату окончания командировки;
- Расчетный счет сотрудника, на который будут перечисляться командировочные расходы.
- Кроме того, необходимо указать также данные организации, которая направляет сотрудника в командировку:
- Полное наименование организации;
- ИНН (Идентификационный Номер Налогоплательщика);
- ОГРН (Основной государственный регистрационный номер).
Теперь вы знаете, что унифицированная форма Т-10 больше не используется для оформления командировочного удостоверения. Вместо нее введена новая форма, которую необходимо заполнять приказом. Обязательно укажите все необходимые данные, как о сотруднике, так и об организации, и не забудьте подписать документ.
Преимущества использования командировочного удостоверения
1. Юридическая защита: Командировочное удостоверение является документом, подтверждающим официальное разрешение на командировку со стороны работодателя. Это позволяет сотрудникам быть защищенными с юридической точки зрения в случае возникновения споров или проблемных ситуаций во время командировки.
2. Профессиональная атрибутика: Командировочное удостоверение является официальным документом, удостоверяющим профессиональный статус работника. Оно подтверждает, что сотрудник отправляется в командировку в рамках своих официальных обязанностей и деятельности организации. Такое удостоверение способствует профессиональной атрибуции и повышению имиджа работника.
3. Облегчение процесса получения билетов и размещения: Наличие командировочного удостоверения значительно упрощает процесс получения билетов на транспорт и бронирования гостиницы. Многие транспортные и гостиничные компании требуют предъявления данного документа при бронировании либо оформлении билетов для сотрудников в командировке.
4. Оперативная поддержка и помощь: Командировочное удостоверение также может служить основанием для оперативной поддержки и помощи в случае необходимости. Наличие такого документа облегчит взаимодействие с различными организациями и учреждениями по месту командировки, такими как посольства, консульства, представительства органов власти и другие.
5. Доступ к компенсациям и выплатам: Командировочное удостоверение может служить основанием для получения компенсаций и выплат за время командировки. Ряд организаций предоставляет своим сотрудникам дополнительные выплаты, дневные алименты, а также компенсацию расходов на проживание, питание и транспорт во время командировки.
В целом, командировочное удостоверение является важным документом, обеспечивающим сотрудникам официальный статус и защиту. Его наличие упрощает и облегчает процесс командировочных поездок, а также позволяет сотрудникам иметь права и привилегии, доступные только при наличии такого документа.
Правила оформления и заполнения
Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.
Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.
При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:
- название компании-работодателя;
- номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
- информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
- место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
- цель и длительность поездки.
Внизу отведено место для указания:
- дат начала и окончания поездки;
- номера документа, подтверждающего личность сотрудника.
Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.
Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:
- дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
- дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
- дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
- дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Какие документы не нужны для командировки
Обратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.
Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.
С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015.
Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:
- причины командировки;
- задачи, решить которые должен командированный сотрудник.
Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:
- использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
- отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.
В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.
Сопутствующие документы
Командировочное удостоверение может оформляться вместе с такими сопутствующими документами:
- Служебное задание — по новым правилам это бланк составляется на усмотрение руководства. Субъекты бизнеса часто его используют, чтобы отразить для работников задачи, которые они должны решить в данной поездке.
- Отчет по проделанной работе — его следует применять, когда служебное задание не используется. В нем командируемый сотрудник описывает, что именно он делал в служебной поездке.
- Авансовый отчет (Форма АО1) — в нем работник, вернувшись из командировки отражает произведенные расходы. Все они указываются по предоставленным подтверждающим документам, которые идут в качестве приложения к авансовому отчету.
- Счета и квитанции, договор найма — они выдаются работнику во время командировки при найме жилья для подтверждения потраченных им сумм на гостиницы.
- Билеты, страховые полиса и т. д. – они используются в качестве подтверждения транспортных расходов командируемого. Сюда же можно включить посадочные талоны, квитанции за белье, чеки и квитанции за квитанции и т. д.
- Прочие документы, которыми подтверждаются произведенные работником иные расходы в командировке. Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи.
- Служебная записка, составленная работником при возвращении с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта.
- Служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствует подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.