Обязательные журналы в отделе кадров в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные журналы в отделе кадров в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Изменения для кадровиков в 2024 году:

C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.

1. Новый МРОТ (19 242 руб.).
2. Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
3. Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
4. Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
5. Новые формы отчетов в Росстат.
6. Изменения в работе с иностранцами.
7. Новые основания для проверок ГИТ.
8. Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
9. Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
10. Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

• Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
• Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
• Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2021

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 24. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 25.

Интересное: Одн по электроэнергии как посчитать

Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

Справочник: Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда: ● инструкции по охране труда по профессиям; ● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями); ● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие. Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

195.2 и 195.3 ТК РФ, связанные с . На практике это означает, что для тех профессий и должностных позиций, в отношении которых такие стандарты уже разработаны, их применение становится обязательным. Таким образом, сотрудники, которых коснется этот вопрос, будут обязаны соответствовать установленным квалификационным требованиям.

Приказы по основной деятельности — трудовые книжки- трудовые договора и изменения к ним- копии приказов по личному составу — личные карточки работников- личные дела работников- табель учета рабочего времени — заявление работника- служебные записки- объяснительные- представления — регистрация трудовых договоров- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников- регистрация приказов о предоставлении отпуска- регистрация приказов о командировках работников- регистрация командировочных удостоверений- регистрация служебных заданий- регистрация локальных нормативных актов- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий- выдача справок по личному составу- учета больничных листов Распорядительные документы К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.

Постоянно 4 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2021 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 5 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2021 г. № 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

Кадровое делопроизводство является достаточно обширной темой, включающей в себя множество порядков и правил, которые должны соблюдать кадровые специалисты во время ведения трудовой деятельности. Журналы учета различных документов и изменений в трудовом распорядке являются одними из наиболее важных внутренних бланков отчетности, о которых и пойдет речь в представленной статье.

• какой перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве существует в современном предпринимательстве;
• обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве;
• кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве.

Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, — наиболее сложный вопрос организации регистрации. Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов.

Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2021

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Функциональность программных решений для КЭДО

При выборе готовой платформы для перехода на КЭДО принимают во внимание следующие критерии:

• подписание документов – настройка маршрутов, возможность массового подписания;
• основные HR-процессы – оформление отпусков, командировок, прием/увольнение, в том числе онлайн;
• настройка хранения кадровых документов в архиве, возможность длительного хранения;
• возможности интеграции – с ЕЦП «Работа в России», с популярными учетными программами;
• поддержка ЭЦП – УНЭП ЕСИА (Госключ), облачная УНЭП в системе;
• наличие мобильной версии;
• готовность разработчика дорабатывать продукт под требования клиента и другие.

Кадровая отчетность для Службы занятости населения

Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.

Актуальная таблица кадровых отчетов в 2024 году, предоставляемых в Центр занятости (ежемесячные формы):

Наименование предоставляемой информации	Срок сдачи, периодичность
Обязательная
Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения	За два месяца до начала соответствующих мероприятий
Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан	За три месяца до начала соответствующих мероприятий
Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю	В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы
Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации	Ежемесячно
По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН
Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости	В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина
Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости	В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве

СанПиН — 2021: что изменилось для общепита

Новый СанПиН смягчает некоторые требования для маленьких заведений, не рассчитанных на высокие потоки посетителей. Определяющим признаком в этом случае является количество посадочных мест. Если у вас их менее 25, то можете рассчитывать на послабления.

• Допускается наличие одного туалета для посетителей и персонала. Но при этом вход у него должен быть изолирован от производственных и складских помещений.
• Возможно хранение сырой и готовой продукции в одном холодильнике. Но есть условие: она должна находиться в закрытых контейнерах.

Из новых правил исчезло требование о привлечении отдельного персонала для уборки туалета, что немаловажно для микробизнеса, для которого лишний сотрудник влечет дополнительные траты. Эту обязанность могут выполнять другие сотрудники, главное — соблюдать нормы безопасности.

В актуализированных правилах учтены новые форматы бизнеса. В частности, кейтеринг, доставка, продажа навынос. Сказано, что такого рода услуги теперь не требуют оформления декларации о соответствии пищевой продукции, как это было ранее.

С 1 января 2021 года технологическая карта становится важной частью работы предприятий общепита. Правилами установлено, что блюда нужно готовить в соответствии с этим документом, поскольку в нем описан весь производственный процесс.

Ко всем сотрудникам, которые занимаются приготовлением блюд и имеют непосредственный контакт с продуктами и сырьем, требования ужесточились. Теперь они каждый день должны проходить осмотр на наличие гнойничковых заболеваний кожи рук и открытых поверхностей тела. Прежде чем допустить персонал к работе, нужно убедиться в отсутствии признаков инфекционных заболеваний.

До 2021 года такие требования распространялись лишь на некоторых сотрудников, а именно на тех, кто работал в холодном, горячем и кондитерском цехах.

В новых правилах не указан четкий перечень журналов, которые обязательны для общепита. Предполагается, что все эти документы разрабатываются в рамках внедрения ХАССП на конкретном предприятии.

Кроме того, на усмотрение самого бизнеса отдали решение таких вопросов, как:

• мытье посуды (исчезло требование к наличию инструкции по мытью);
• высота стеллажей для хранения посуды (ранее была определена минимальная высота — 0,5 м от пола);
• обработка яиц и овощей (если ранее указывались конкретные требования, то сейчас их нет);
• использование губок (ранее их нельзя было использовать в принципе, с 1 января запрет перестал действовать, но бизнесу нужно позаботиться о смене губок, чтобы в них не скапливались бактерии);
• использование алюминиевой посуды (ранее ее разрешали использовать только для временного хранения);
• периодичность генеральных уборок (если ранее это нужно было делать как минимум раз в месяц, то сейчас бизнес сам определяет, как часто проводить тщательную уборку);
• использование моечных ванн (из правил убрали требования к их количеству, но при этом важно, чтобы столовая, кухонная посуда и подносы для посетителей мылись отдельно);
• организация кондитерского цеха (из новых правил убрали подробный раздел о кондитерских цехах);
• работа при отключении водоснабжения (ранее в таком случае нужно было закрыть заведение, сейчас бизнес принимает решение в зависимости от обстоятельств и с учетом возможности соблюдения требований по безопасности пищевой продукции);
• хранение чистой посуды (ранее были требования хранить ее в перевернутом виде и на перфорированных стеллажах).

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
• на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
• на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
• лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

• вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
• устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Какие журналы и инструкции должны быть на производстве 2021

• цикл существования документа (оформление или получение, обработка, хранение, уничтожение) — в графике должны найти отражение все этапы «жизни» документа;
• форма графика документооборота — традиционно он составляется в виде таблицы, что позволяет в краткой форме наглядно отразить большой объем информации;
• виды документов, участвующие в документообороте, — здесь требуется комплексный подход, поскольку своевременность отражения информации в учете зависит не только от бухгалтерской и налоговой первички, но и от своевременного получения бухгалтерией иных сопутствующих документов (например, для своевременного признания доходов и расходов при списании долгов требуются выписки из ЕГРЮЛ, судебные решения и др.);
• лица, ответственные за каждый этап жизненного цикла документа и сроки, в течение которых документ может задержаться на обработке у ответственного лица на каждом из этих этапов.

Чипирование товара производится с целью идентифицировать каждую его единицу и проследить ее движение – от производителя (импортера, продавца) до конечного потребителя. Такие меры вводятся, чтобы защитить российский рынок от контрафактной, нелегальной продукции. Правительство считает, что закон об обязательной маркировке товаров (а точнее, целый комплекс нормативных актов) позволит создать систему мониторинга за оборотом различной продукции. С ее помощью не только будет выявляться контрафакт – она сможет следить за качеством товаров, анализировать покупательский спрос на конкретную продукцию.

Код маркировки генерируется уполномоченным оператором государственной системы мониторинга за оборотом товаров. Сейчас, согласно Распоряжению Правительства № 620-р от 03.04.2021, таким оператором является Центр развития перспективных технологий, сокращенно — ЦРПТ.

/ /

• Программа проведения инструктажей и обучения работников.
• Карточки выдачи и учета СИЗ на каждого работника.
• Приказы о назначении ответственных лиц.
• Положение о системе управления ОТ.
• Журнал вводного инструктажа.
• Инструкции по ОТ.
• Протоколы или удостоверения.
• Материалы по проведению СОУТ (приказ о создании комиссии и утверждении графика; перечень рабочих мест, подлежащих СОУТ; сведения об организации, проводящей СОУТ; карты СОУТ, сводная ведомость, перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась СОУТ; заключение эксперта организации, которая проводит оценку).
• Перечень профессий и работ, для которых необходимо пройти медицинский осмотр.
• Журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности.
• Должностная инструкция ответственного по охране.
• Журналы инструктажей на рабочем месте.
• Перечень рабочих мест с вредными или опасными условиями работы.
• Перечень выдаваемых бесплатно СИЗ.

1. правила внутреннего трудового распорядка;
2. трудовые договоры с работниками;
3. положение о службе ОТ;
4. свидетельство о постановке на налоговый учет;
5. журналы учета выдачи СИЗ.
6. должностные обязанности руководителя по ОТ;
7. коллективный договор;
8. свидетельство о государственной регистрации;
9. свидетельство о государственной регистрации права на здание, землю;
10. карты аттестации рабочих мест;
11. приказ о назначении ответственного по ОТ;
12. карточки выдачи СИЗ работникам;
13. устав;
14. журналы инструктажей по ОТ;
15. инструкции по ОТ;

• Графики сменности. Если в организации сотрудники трудятся посменно, обязательно составление и хранение таких документов.
• Коллективный договор. Если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой проведения коллективных переговоров, и по их результатам принят коллективный договор, то он должен храниться в ООО.
• Журналы проведения первичных и периодических медицинских осмотров.Эти документы должны быть в организации, если в силу закона сотрудники должны проходить такие осмотры, например, на работах, связанных с вредными условиями труда, перевозками, и т.д.
• Должностные инструкции.Необходимы в случае, если требуется прописать должностные обязанности сотрудников. Как правило, составляются с целью не загромождать трудовые договоры информацией, либо, когда применяются профстандарты.

Обязательные кадровые документы для ООО в 2021 году должны присутствовать в любой организации, в силу требований трудового законодательства.

Специалистам по охране труда в медицинских организациях стоит посочувствовать, если в остальных правилах по охране труда изменения были, но незначительные, то у медиков они новые и требований там очень много.

К примеру, по психиатрическим отделениям прописаны детали от и до, как вести себя с пациентам, что говорить, как одеваться, поворачиваться к ним спиной или нет. И так по все отделениям, производственным процессам и по эксплуатации медицинского оборудования.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Журналы, которые необходимо иметь кадровику в 2024 году

2. «Кадровик» — издание, которое делится полезной информацией о современных методах и инструментах работы в HR сфере.

3. «HR-Brand» — журнал, посвященный стратегии брендинга в управлении персоналом и повышению привлекательности компании.

4. «HR-практик» — публикует реальные кейсы и практики в сфере управления персоналом, что помогает найти эффективные решения.

5. «HR-технологии» — журнал о новых информационных технологиях, которые упрощают работу HR-специалистов и улучшают процессы внутри компании.

6. «Зарплатный менеджмент» — журнал, который поможет разобраться в вопросах по установлению и корректировке заработной платы сотрудников.

7. «Мотивация и стимулирование персонала» — издание, предоставляющее информацию о методах и инструментах для мотивации и удержания сотрудников.

8. «Деловая психология и HR» — публикует статьи о психологических аспектах работы с персоналом и помогает справиться с конфликтами и стрессом.

9. «Тренинг и развитие персонала» — журнал, обращающий внимание на вопросы профессионального роста сотрудников и повышение их квалификации.

10. «HR-ревизор» — издание, которое показывает, как проводить аудит в HR сфере и выявлять проблемные места в компании.

Похожие записи:

• Кредит на жильё молодым семьям в Беларуси
• Платежное поручение по ЕНП в 2023 году — порядок заполнения и инструкция
• Порядок оплаты и размер налога и госпошлины на наследство