Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Покупка билета для сотрудника компании: налоговые последствия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Возможна такая ситуация, когда работник увольняется. Может ли такой работник воспользоваться компенсацией за проезд после увольнения? Ответ на данный вопрос будет отрицательный, поскольку компенсация предоставляется работникам, которые после окончания отпуска и выхода на работу предоставили необходимые документы о затратах на проезд в отпуске.
Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск
Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:
- место, куда человек собирается ехать в отпуск;
- вид транспорта, на котором он будет туда следовать;
- стоимость проезда по самой короткой траектории;
- ссылки на законодательные акты, согласно которым ему положена эта выплата.
Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.
Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:
- справку о том, что он действительно побывал в заявленном месте отдыха;
- копию прав и техпаспорта на автомобиль;
- чеки за бензин, полученные на АЗС в пути.
По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.
Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.
Оплата «отпускного» проезда и страховые взносы
Следует или нет облагать страховыми взносами оплату проезда к месту отпуска и обратно лицам, работающим в районах Крайнего Севера (льготный проезд)?
Подпунктом «а» п. 1 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» предусмотрено, что организации, производящие выплаты физическим лицам, являются плательщиками страховых взносов. При этом выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, признаются объектом обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).
Согласно ч. 1 ст. 8 Федерального закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для организаций — сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 данного Закона, начисленных организациями за расчетный период в пользу физических лиц. Исключение составляют только суммы, указанные в ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ.
В частности, в силу п. 7 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ не подлежит обложению страховыми взносами для организаций стоимость проезда работников и членов их семей к месту проведения отпуска и обратно, оплачиваемая плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами. В случае проведения отпуска названными лицами за пределами территории РФ не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда или перелета по тарифам, рассчитанным от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, включая стоимость провоза багажа весом до 30 кг.
Нормы законодательства, используемые для расчета и выплаты проездных льгот
Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.
Кроме профсоюзных положений, трудовых и коллективных соглашений, основными определяющими нормативными актами служат следующие:
- Постановление Правительства о назначении компенсации за оплату проезда в отпуск (№455 от 12.06.2008).
- Трудовой кодекс РФ:
- о праве на льготные поездки 1 раз в 2 года за счет работодателя (ст. 325);
- о праве льготного проезда для совмещающих работу и учебу или две работы (ст. 287);
- о количестве дополнительных льготных дней для отдыха (ст. 321, ст. 325).
- Налоговый кодекс РФ в положении об учете компенсационных проездных трат при формировании резерва предприятия (ст. 324).
- Федеральный закон:
- №50 (02.04.2014) в части описания процедуры предоставления льготы и порядка оплаты;
- №4520 (19.02.1993) в части описания гарантий и компенсаций для занятых трудовой деятельностью в северных районах РФ.
Компенсировать своим наемным сотрудникам и членам их семей следование к месту отдыха обязаны не только государственные работодатели Крайнего Севера, но и частные предприниматели.
Право на оплату затрат на транспорт работник получает после 1 года работы в организации и в последующие каждый второй год (четвертый, шестой и так далее) без учета времени фактического использования права на отдых.
Работник может получить возмещение за свои транспортные затраты на отдых не сразу в момент приобретения права, а в последующие годы трудовой деятельности. Сумма должна быть выплачена как при использовании отпуска за 1 год или объединенного за 2 года.
Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск
Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:
- место, куда человек собирается ехать в отпуск;
- вид транспорта, на котором он будет туда следовать;
- стоимость проезда по самой короткой траектории;
- ссылки на законодательные акты, согласно которым ему положена эта выплата.
Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.
Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:
- справку о том, что он действительно побывал в заявленном месте отдыха;
- копию прав и техпаспорта на автомобиль;
- чеки за бензин, полученные на АЗС в пути.
По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.
Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.
Компенсация стоимости проезда к месту отпуска
«Северным» работникам также положена оплата один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.
Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Такое преимущество установлено статьей 325 Трудового кодекса.
Обратите внимание, что «северные» организации вправе выплачивать компенсацию чаще. Например, ежегодно. Для этого нужно внести соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.
Кроме того, работодатель также должен оплатить билеты на поезд или самолет других неработающих членов его семьи. Члены семьи, на которых распространяются льготы – это неработающие супруг и несовершеннолетние дети, проживающие вместе с работником.
Трудовым кодексом не установлено конкретных правил оплаты дороги в отпуск «северянам». Поэтому их нужно определить самостоятельно. Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно пропишите в коллективных или трудовых договорах либо в локальных нормативных актах.
НДФЛ при компенсации за неиспользованный отпуск
При увольнении работника часто возникает ситуация, когда у него остались дни неиспользованного отпуска. По общему правилу статьи 127 ТК РФ в этом случае работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпускные дни. Другой вариант — предоставить отпуск с последующим увольнением, однако это возможно только по письменному заявлению сотрудника.
Можно ли выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, если работающий не планирует увольняться? Статья 126 Трудового кодекса позволяет заменить отдых деньгами, но только те дни, которые превышают обычную продолжительность в 28 календарных дней. То есть, речь идет не об обычном, а об удлинённом основном или дополнительном отпуске.
Кроме того, есть кадровые категории, которым выдача денежной компенсации без увольнения запрещена законом:
- беременные женщины и несовершеннолетние;
- занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (только в отношении дополнительного оплачиваемого отпуска).
Денежная компенсация признается доходом физического лица и облагается подоходным налогом. Однако, в отличие от отпускных, НДФЛ с этих доходов уплачивается в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты.
Сотруднику оплатили проезд к месту отпуска за пределами РФ
Если работодатель компенсирует работнику авиаперелет к месту отдыха и обратно на основании законодательных актов (например, ст. 325 ТК РФ, Постановления Правительства РФ «О компенсации проезда в отпуск и обратно для работников госорганов» от 12.06.2008 № 455), а место отдыха расположено за пределами РФ, то не облагается страховыми взносами и НДФЛ только оплаченный маршрут от дома работника до аэропорта вылета за рубеж.
К такому выводу пришли судьи. В судебном прецеденте схлестнулись Пенсионный фонд и межрайонная ФНС Магаданской области. Налоговая оплатила своим сотрудникам беспосадочный авиаперелет в зарубежный отпускной вояж, а сумму, не подлежащую обложению взносами, определила расчетным путем, как часть пути до границы России.
Пенсионный фонд при проверке с этим не согласился и доначислил налоговой взносы со всей стоимости авиабилетов. По мнению проверяющих, под «границей РФ» в случае оплаты авиабилетов следовало понимать не «физическую» границу на местности, а место, в котором пассажир пересекает границу РФ формально: паспортный контроль в аэропорту.
Кому положена оплата проезда в отпуск?
В ст. 325 ТК РФ указаны лица, которые имеют право на то, чтобы работодатель оплатил им проезд в отпуск. К указанным лицам относятся:
- работающие в организациях района Крайнего Севера и в местностях приравненных к ним. Оплата проезда в отпуск в пределах территории РФ и обратно производится 1 раз в 2 года.
- работники федеральных гос. органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных гос. учреждений имеют право на оплату проезда в отпуск на территории РФ и обратно любым видом транспорта, за исключением такси. Кроме того, помимо работника оплату проезда осуществят и неработающему члену семьи работника
Кроме указанных лиц, право на оплату проезда в отпуск имеют:
- сотрудники полиции
- военнослужащие по контракту
Заявление на компенсацию проезда
Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников коммерческих организаций устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Например, порядок компенсации таких расходов работодатель может установить в Положении об отпусках.
Работодатель обязан оплачивать стоимость проезда работников и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно только в пределах территории РФ (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Если работник летит в отпуск за рубеж без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы РФ аэропорту, то работник должен будет представить справку авиаперевозчика о стоимости перевозки по территории РФ. И уже эту стоимость ему нужно будет возместить.
Компенсация работодателем расходов работника и членов его семьи на поездку в отпуск
Во внутренней документации организаций, как правило, фиксируются все основные поощрения/ надбавки или гарантии, которые должны быть предоставлены тем или иным категориям трудящихся. В компаниях, осуществляющих трудовую деятельность в северных районах, подлежат компенсации следующие затраты сотрудников:
Выплата денежного возмещения происходят из бюджета организации-нанимателя. Если должна быть оплачена путевка на курорте, то финансовые средства работодатель направляет непосредственно туроператору, если же необходимо компенсировать затраты на билеты, то средства перечисляются на банковскую карту сотрудника после предъявления им соответствующих билетов/чеков или справок.
- заявление на выдачу специальных талонов (именных направлений) на право безденежного приобретения проездных документов для проезда к месту лечения и обратно;
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность и подтверждающий место жительства в городе Москве;
- справка из Пенсионного фонда, подтверждающая ваше право на льготы*;
- документ, удостоверяющий личность представителя заявителя, и доверенность (в простой письменной форме или нотариально удостоверенная) — если документы будет подавать представитель заявителя.
Оформляем справку о неиспользавании льготного отпуска: порядок действий и образец документа
Исходя из этой статьи следует что все работники проживающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях имеют право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно на территории Российской Федерации. Это же право имеют члены семьи работника.
Оплата льготного проезда для северян предоставляется тем работникам и членам семьи, которые проживают и работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. К районам Крайнего Севера и приравненных к ним местностям относятся Ханты-Мансийский автономный округ (ХМАО) и Ямало-Ненецкий автономный округ (ЯНАО).
- для железнодорожного транспорта — по тарифу плацкартного вагона;
- авиатранспорта — по тарифу экономического класса;
- водного транспорта — по тарифу каюты Х группы морского судна или каюты III категории речного судна;
- автомобильного транспорта — по тарифу автобуса.
При этом для отдельной категории работников (федеральных госорганов и госучреждений, а также государственных внебюджетных фондов) законом предусмотрена формула расчета размера компенсации, если работник не смог представить подтверждающие документы, в зависимости от вида транспорта, курсирующего между местом жительства и местом отдыха (п. 5 Правил, утв.
Законодательством выработана система поощрения работников за неиспользование льготного отдыха. Она также позволяет взыскать с работодателя за непредоставление возможности отдыхать положенное количество дней. Минимальный оплачиваемый отдых работник отбывает обязательно. Иначе руководитель должен нести юридическую ответственность, вплоть до увольнения (см. ст. 195 ТК РФ). Дополнительные дни можно конвертировать в прибавку к зарплате.
Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В случаях, предусмотренных настоящими Правилами, работником учреждения представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией.
- Фамилия, имя и отчество директора или того человека, кому будет адресовано заявление;
- Ссылки на законодательства, в результате которых должна быть осуществлена данная выплата;
- Число формирования заявления;
- Подпись заявителя;
- Место, где планируется провести отпуск;
- Вид транспорта, на котором вы собираетесь отправиться в отпуск;
- Цена проезда.
Причем, право на компенсацию указанных расходов возникает у работника такого работодателя одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Аналогичного мнения придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30 сентября 2008 года по делу № Ф04-5843/2008(12318-А81-25)).
На основании пункта 12 Постановления № 455 компенсация расходов производится учреждением исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником учреждения заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск.
Если работник проводит отпуск за пределами Российской Федерации, то суммы оплаты организацией стоимости проезда работника до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц, что следует из письма Минфина России от 3 ноября 2010 года № 03-04-06/6-263. Если имеется справка от организации-перевозчика о стоимости проезда по территории Российской Федерации, то НДФЛ не исчисляется с суммы, указанной в данной справке. Об этом сказано в письме Минфина России от 18 октября 2010 года № 03-03-06/1/651.
Оплата организацией проезда к месту проведения мероприятия и иных расходов физлиц является их доходом, облагаемым НДФЛ
Организация оплатила за физлиц проезд к месту проведения мероприятия, проживание и иные расходы. Что с НДФЛ? Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-04-06/24140 от 21.04.2017.
В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
Таким образом, по общему правилу оплата за физических лиц (в том числе иностранных физических лиц), участвующих в различных мероприятиях, проводимых организацией, стоимости проезда к месту проведения мероприятий, проживания в месте их проведения и иных расходов является их доходом, полученным в натуральной форме.
Суммы такой оплаты, производимой организацией, включаются в налоговую базу указанных физлиц.
При получении физическими лицами дохода в натуральной форме в виде оплаты за них организацией стоимости проезда к месту проведения мероприятий, проживания в месте их проведения и иных расходов налоговым агентом по НДФЛ в отношении указанных доходов признается организация, производящая такую оплату.
Оформление командировки на один день
Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.
Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.
В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.
СРОКИ УПЛАТЫ НДФЛ НАЛОГОВЫМ АГЕНТОМ
Далее отметим, когда налоговому агенту платить НДФЛ в 2021 году в самых распространенных ситуациях.
- Аванс и зарплата за вторую половину месяца – день, следующий за днем выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
- Премия – день, следующий за днем ее выплаты.
- Отпускные – последний день месяца, в котором они выплачены.
- Больничные – последний день месяца, в котором они выплачены.
- Выплаты при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату, – день, следующий за последним днем работы.
- Дивиденды ООО – день, следующий за днем их выплаты.
- Выплаты по договорам ГПХ (подряда, оказания услуг) – день, следующий за днем выплаты любого дохода по договору, включая аванс.
- Матпомощь и прочие денежные доходы – день, следующий за днем выплаты.
- Материальная выгода от экономии на процентах – день, следующий за ближайшей денежной выплатой после расчета НДФЛ с матвыгоды.