Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Методические указания по применению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Экспертиза ценности документов
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ
- Должностные Профстандарт
- Должностные по ЕКС
- Должностные заместителей
- Должностные администрации
- Должностные учителей
- Должностные персонала
- Должностные лаборантов
- Перечень должностных
- Охрана труда администрации
- Охрана труда учителя
- Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
- Охрана труда обслуживающего персонала
- Вводный инструктаж для работников школы
- Техника безопасности классного руководителя
- Техника безопасности для учащихся
- Инструктажи для учащихся
- Охрана труда психолога
- Техника безопасности в библиотеке
- Охрана труда в школьной столовой
- Перечень инструкций по охране труда в школе
Примерной номенклатуры дел для средних общеобразовательных школ
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения | 50/75 лет | Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
| Личные дела, личные карточки руководителей и работников | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
| Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним | 50/75 лет | |
| Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
| Документы об обработке персональных данных | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) | |
| Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) | До востребования работниками
Невостребованные документы хранятся 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
| Штатное расписание | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет
50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
| Графики отпусков | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
| Отчеты о командировках | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
| Больничные листы и журналы их регистрации | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
| Приказы, распоряжения и документы к ним | По основной деятельности – постоянно
По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
| Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним | 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты
5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
| Должностные инструкции (регламенты) | Типовые – 3 года после замены новыми
Инструкции работников – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
| Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет | ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
| Коллективные договоры | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Итоговая запись к номенклатуре дел
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.
Порядок формирования и утверждения
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.
При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:
- документы о создании организации (положение, устав);
- документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
- штатное расписание;
- номенклатуру дел предыдущих лет;
- регистрационную форму организации;
- типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Перечислим основные этапы ее утверждения:
- разрабатывается подразделением организации;
- подписывается начальником подразделения;
- утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.
Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:
- упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
- уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
- облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
- обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.
Передача документов в архив
Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.
Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Экспертиза ценности документов
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Какие дела включать в номенклатуру
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Отдел документационного обеспечения
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Методические рекомендации по составлению номенклатуры дел для детско-юношеских спортивных школ
Номенклатура дел составляется в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке и ведении делопроизводства, систематизации учета документов в детско-юношеской спортивной школы. Она обеспечивает группировку исполненных документов в дела, индексацию и поиск, сроки хранения документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного срока хранения, по личному составу и основным учетным документом для документов временных сроков хранения, а также основой для составления актов на уничтожение дел с истекшим сроком хранения.
Ежегодно номенклатура дел на следующий год составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства и подписывается руководителем детско-юношеской спортивной школы. Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель. Утвержденная номенклатура дел детско-юношеской спортивной школы в соответствии с особенностью ведения делопроизводства вводится в действие с 01 сентября на учебный год.
В графе «Срок хранения дела» указывается срок хранения дела. Отметка «постоянно» в отдельных статьях означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие социально-культурное или историческое значение. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов
- Должностные Профстандарт
- Должностные по ЕКС
- Должностные заместителей
- Должностные администрации
- Должностные учителей
- Должностные персонала
- Должностные лаборантов
- Перечень должностных
- Охрана труда администрации
- Охрана труда учителя
- Учебно-вспомогательный персонал
- Обслуживающий персонал
- Техника безопасности классного руководителя
- Техника безопасности для учащихся
- Инструктажи для учащихся
- Охрана труда психолога
- Охрана труда в библиотеке
- Охрана труда в столовой
- Перечень инструкций по ОТ
- Кабинет начальной школы
- Кабинет физики
- Кабинет информатики
- Кабинет биологии
- Кабинет химии
- Кабинет технологии
- Учебные мастерские
- Спортивный зал
- Кабинет ОБЖ
- Кружки, студии, секции
- Пожарная безопасность в школе
- Инструктажи по ПБ в школе
- Видео пожарной безопасности
- Перечень инструкций по ПБ
Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень
Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.
|
Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года. |
Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.
Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.