Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет зарплаты по обособленным подразделениям». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании.
Там, за туманами: организуем делопроизводство в обособленном подразделении
Возлагать обязанности по оформлению кадровых документов на одного из работников подразделения также не всегда имеет смысл, так как при этом ему необходимы специальные знания и навыки (которым, возможно, его потребуется еще обучить).Если в подразделении достаточно большой штат (от 30 человек и выше), введение должностной единицы по оформлению кадровых документов оправданно.
Сотрудника можно взять по совместительству, либо передать обязанности работнику обособленного структурного подразделения в виде совмещения, расширения зоны обслуживания (ст. 602 ТК РФ).
Галина ПОГОДИНА, директор по управлению персоналом Saveco LLC.
(г. Нижний Новгород):– Больше всего вопросов при организации обособленного подразделения возникает вокруг печати.
Печать подразделения не является аналогом печати организации и не заменяет ее.
Формирование отчетности по подразделениям
Формирование отчетности в организации с обособленными подразделениями имеет особенность — все обособленные подразделения (включая головную организацию, которую мы также рассматриваем как обособленное подразделение) представляют расчеты и декларации по доходам работников, начисленным именно этими подразделениями.
Таким образом, несмотря на то, что налоги (ЕСН и НДФЛ) и страховые взносы в ПФР исчисляются по всем доходам работника, полученным во всех обособленных подразделениях, каждое подразделение отчитывается по «своим» доходам отдельно.
Налоговые отчеты (см. пункт «Налоговая отчетность» меню «Отчеты»), включенные в типовую конфигурацию, предоставляют возможность формирования по конкретному подразделению (указывается в форме отчета). При этом в отчет выводятся доходы работника, начисленные в те месяцы, на конец которых он числился в указанном подразделении.
Например, если в мае работник был переведен из одного обособленного подразделения в другое (в головную организацию), его доходы с января по апрель будут отражены в отчетности по первому подразделению, а с мая по декабрь — в отчетности по второму.
При формировании отчетности по обособленному подразделению данные об организации (кроме ИНН) извлекаются из сведений об этом подразделении, введенных в справочнике «Подразделения». ИНН всегда выводится из общих сведений об организации (см. форму «Настройки конфигурации»).
При формировании отчетности в целом по организации (с учетом данных по обособленным подразделениям) данные об организации извлекаются из общих сведений об организации.
Изменение организационных условий
Рассмотрим, какие действия необходимо произвести и как оформить документы в случаях, когда филиал ликвидируется, переименовывается или когда работника переводят из одного филиала в другой.
Ликвидация филиала. Если работодатель принял решение закрыть филиал, но организация при этом продолжает свою деятельность, расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ).
Обратите внимание! Данное правило распространяется только при прекращении деятельности структурного подразделения, расположенного в другой местности. Если же филиал и головная организация находятся в пределах одного населенного пункта, то увольнять по данному основанию нельзя. В этом случае следует увольнять в связи с сокращением штата или численности предприятия.
При ликвидации филиала работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности (если иное не закреплено в трудовом или в коллективном договоре).
Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?
В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:
- коллективным договором (если он имеется);правилами внутреннего распорядка;другими
Образец трудового договора с работником обособленного подразделения
В частности, если структурное подразделение указано в трудовом договоре, изменение его при продолжении работы у того же работодателя именуется переводом на другую работу, если же структурное подразделение не указано, тогда речь идет о перемещении. Разделение структурных подразделений имеет место при прекращении деятельности обособленного структурного подразделения. В соответствии с ч. 4 статьи 81 ТК в случае прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации расторжение трудовых договоров с работниками этого подразделения производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации.
На этом основании ТК не обязывает работодателя в ходе соблюдения процедуры такого увольнения предлагать работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в той же организации.
Как правильно оформить увольнение?
Увольнение работников филиала осуществляется в порядке, установленном Трудовым кодексом. Но при оформлении документов могут возникнуть некоторые затруднения, например, не совсем ясно, на чье имя работник должен писать заявление об увольнении по собственному желанию. Поскольку работодателем является юридическое лицо, создавшее филиал, заявление об увольнении (а также все заявления, связанные с трудовой деятельностью) работник пишет на имя руководителя организации, а подписывать его и издавать приказ будет уже руководитель филиала.
Что касается записи в трудовой книжке, вопросов не возникает: запись производит сотрудник кадровой службы филиала. Но проблема в том, что запись должна заверяться оттиском печати организации, печать филиала для этих целей использовать категорически нельзя. Согласно Постановлению N 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, запись в трудовой книжке заверяется только печатью организации .
Напомним, что в соответствии с законодательством печать организации должна содержать полное наименование юридического лица на русском языке и указание на место нахождения юридического лица. Печать обособленного структурного подразделения также должна содержать наименование обособленного подразделения и, соответственно, его местонахождение.
Таким образом, если прием работника в филиал, его перевод, предоставление отпуска и т.п. могут осуществляться непосредственно в филиалах, то с увольнением работника не так все просто. И если передача трудовых книжек в головную организацию создает определенные проблемы, выход только один — изготовить печати организации по количеству филиалов и передать их на основании приказа руководителя организации ответственным в филиалах лицам.
Подведем итог. Если вы открываете филиал, в первую очередь решите, каким образом будут осуществляться трудовые отношения с работниками этого филиала — централизованно или на месте. В том и другом случае есть свои плюсы и минусы, выбор остается за работодателем. Если трудовые отношения регулируются централизованно, то нужно продумать и закрепить в локальном нормативном акте процедуру и сроки передачи кадровой документации, учитывая при этом сроки, установленные ТК РФ (трехдневный срок подписания приказа о приеме на работу, трехдневный срок выдачи документов, связанных с работой, срок выдачи трудовой книжки в связи с увольнением и т.д.). Если же принимается решение о передаче полномочий по регулированию трудовых отношений непосредственно филиалу, необходимо правильно оформлять соответствующие документы: доверенность на руководителя филиала, положение о филиале, приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, хранение печати, и др.
Л.В.Куревина
Эксперт журнала
«Отдел кадров
коммерческой организации»
При создании обособленного подразделения (ОП) руководитель головной организации имеет право назначить ответственное лицо, управляющее этим подразделением. Отношения между руководством главного офиса и начальством ОП оформляются в виде , а также доверенности на управление подразделением, которая дает возможность руководителю ОП представлять интересы компании.
При этом свои полномочия руководитель ОП осуществляет от имени головного офиса, поскольку сам он единоличным органом юр. лица не является. Трудовой договор, заключающийся с начальником ОП, оформляется в соответствие с требованиями ТК РФ.
Руководитель обособленного подразделения обязан:
- осуществлять управление ОП в соответствие с возложенными на него задачами;
- планировать мероприятия ОП и контролировать ход их выполнения;
- формировать штат сотрудников ОП, распределять среди них обязанности;
- следить за соблюдением условий охраны труда.
Бухгалтерский учет в ОП
Порядок ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности в ОП зависит от того, выделено или нет соответствующее структурное подразделение на отдельный баланс.
В случае, если структурное подразделение имеет незначительное количество операций и сотрудников, выделять его на отдельный баланс нецелесообразно. В данной ситуации все первичные документы собираются в ОП и передаются в бухгалтерию головной организации, где и ведется . Следует установить периодичность передачи первичных документов. Головная организация должна обеспечить раздельный учет своих операций и структурного подразделения. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, утвержденного учетной политикой организации. Аналитический учет операций следует вести в разрезе этих субсчетов. Вводить отдельный счет, например 79 «Внутрихозяйственные расчеты» , для учета операций таких ОП нецелесообразно.
В случае, если ОП имеет значительное количество операций, большой штат сотрудников, отдельный расчетный счет и ведет полноценную хозяйственную деятельность, такое структурное подразделение следует наделять собственной бухгалтерией и выделять на отдельный баланс. В таком структурном подразделении ведется собственный бухгалтерский и налоговый учет, в котором отражаются все хозяйственные операции. На основании данных учета ОП формируют свою бухгалтерскую отчетность, а также необходимую налоговую отчетность. Сформированные данные передаются в головную организацию для составления консолидированного (сводного) баланса. Для ведения внутрихозяйственных расчетов между головной организацией и ее структурным подразделением в данном случае может применяться счет .
Правовой статус филиала
Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п. п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер. Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений — это персонал данной организации.
В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.
Как провести кадровый аудит филиала
Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.
Это надо знать. Кадровый аудит филиала — это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.
Онлайн журнал для бухгалтера
Следует отметить, что руководитель ОП имеет право выдавать доверенности иным лицам (в том числе своим подчиненным) в порядке передоверия (объем полномочий в таких доверенностях не может быть шире объема полномочий руководителя). При этом доверенности от имени руководителей филиалов и представительств выдаются в простой письменной форме, без нотариального удостоверения (это исключение четко прописано в п.
3 ст. 187 Гражданского кодекса РФ), от имени руководителей иных ОП – должны быть нотариально удостоверены. Руководитель обособленного подразделения Руководитель ОП принимается на работу головной организацией и получает доверенность на осуществление полномочий от имени головной организации, а не от имени ОП, т.к.
единоличным исполнительным (либо иным) органом юридического лица он не является. С руководителем ОП заключается контракт в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ.
Руководитель обособленного подразделения
Работник был ознакомлен под роспись;- соблюдать трудовую дисциплину;- бережно относиться к имуществу Работодателя, в том числе находящемуся у Работодателя имуществу третьих лиц, если Работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества, и других работников;- незамедлительно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Работодателя, в том числе находящемуся у Работодателя имуществу третьих лиц, если Работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества, имуществу других работников;- в течение срока действия настоящего трудового договора и после его прекращения в течение лет не разглашать охраняемую законом тайну (государственную, коммерческую, служебную и иную тайну), ставшую известной Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;- …
Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления
На что есть свои причины. Основная ошибка состоит в том, что далеко не всегда учитываются различия между двумя разновидностями структурных подразделений: филиалами и представительствами. Но, тем не менее, кадровое делопроизводство в них существенно различается.
Самостоятельными юридическими лицами структурные подразделения не являются. Представительства защищают и представляют интересы основной компании, филиалы выполняют частично либо полностью производственные функции головного предприятия. Руководители структурных обособленных подразделений назначаются руководством головной организации, являющейся юридическим лицом.
Существует два способа ведения делопроизводства организацией с обособленными подразделениями: централизованное или децентрализованное. В первом случае весь процесс выполняют сотрудники головного предприятия. Головная организация отвечает за создание, обработку и хранение документов учета личного состава предприятия в целом и бумаг, в которых зафиксированы этапы движения кадров. Руководители представительства или филиала не могут решать проблемы в деловых отношениях, а также утверждать увольнение, перевод или прием на работу сотрудников.
Если на обособленном структурном подразделении действует децентрализованный способ ведения кадровой документации, руководитель организации имеет право решать все вопросы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников предприятия. Стоит заметить, что круг полномочий руководителя структурного подразделения напрямую зависит от того, какой способ ведения делопроизводства выбран при его создании. Руководитель организации с децентрализованным ведением документации имеет право самостоятельно решать вопросы, связанные с несоответствием деятельности сотрудников определенным требованиям (профессиональный стандарт) или с нарушением трудовой дисциплины. Структурное подразделение самостоятельно и в полном объеме ведет документацию. Ответственность за это возлагают на специалистов по кадрам путем издания специального приказа. В отдельных приказах закрепляют обязанности кадровых работников. Их грамотный и профессиональный подход к вопросу позволяет видеть четкую картину состояния дел.
Полномочия филиала и обособленного подразделения организации
В Гражданском Кодексе РФ, в статье 48 ГК РФ указано, что юрлица могут организовываться для занятия предпринимательской деятельностью. Их создают не только для получения прибыли, но и с другими некоммерческими целями.
В статье 55 ГК РФ сказано, что для выполнения своих задач могут создаваться обособленные части фирмы, которые не являются отдельными юрлицами. Они должны располагаться по другому адресу, чем организация и создаются на срок не менее 30 дней. Там должны быть организованы постоянные рабочие места. Это положение зафиксировано в статье 11 Налогового Кодекса РФ (НК РФ), где объясняются основные понятия, которые применяются в формулировках в нормативном акте.
Данное определение действует независимо от того, отражена ли деятельность в уставных документах самой организации.
В статье 55 ГК РФ сказано, что обособленные части могут быть филиалами или представительствами. В чистом виде, последние выполняют только функции по представлению интересов фирмы в данном регионе и работают с обращениями, коммерческую деятельность они не ведут. Филиал организовывается с целью получения прибыли, он занимается той же деятельностью, что само юрлицо или некоторыми отдельными направлениями. В частности, может заниматься функциями представительства.
ГК РФ в статье 55 предусматривает необходимость государственной регистрации для таких обособленных частей. В настоящее время считают, что список названий обособленных частей открытый и не исчерпывается этими двумя вариантами.
В статье 11 Налогового Кодекса РФ рассматривается обособленная часть, как находящаяся по другому адресу и оборудованная стационарными рабочими местами. При этом дополнительная регистрация в указанной статье не требуется. Однако сообщить о создании подразделения в ИФНС нужно в срок до 30 дней.
Может ли обособленное подразделение заключать договор?
Согласно ст. 55 Гражданского кодекса РФ и с учетом положения п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ, к обособленным структурным подразделениям организации относятся любые территориально удаленные от головного отделы со стационарно оборудованными местами для работы. При этом, в соответствии с п. 3 ст. 55 ГК РФ, данные образования не являются юридическими лицами — следовательно, не обладают собственной гражданской правосубъектностью и правоспособностью. Обособленные подразделения действуют в соответствии с положением, утвержденным в головной организации. Руководитель удаленного представительства либо филиала действует на основании доверенности, которая и определяет круг его полномочий (п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК РФ» от 23.06.2015 № 25). В число таких полномочий может входить и подписание договоров с контрагентами.
Следовательно, вывод можно сделать такой: самостоятельно, т. е. от своего имени, обособленное подразделение заключать договоры не вправе, но его руководство может это делать от имени юр. лица (головной компании) на основании доверенности. При этом стоит обратить внимание на позицию Верховного суда РФ, который предписывает признавать совершенными от имени юр. лица сделки, если право на это установлено в доверенности, даже если в самом договоре не указывается, что договор заключен от имени головной организации (абз. 2 п. 129 постановления Пленума ВС РФ № 25).
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
Какова ответственность директора филиала перед компанией
Нормами трудового законодательства не предусмотрено возложения полной материальной ответственности на директора филиала. Такая возможность существует лишь для директоров, их замов и главбухов юридического лица (ст. 242 и 277 ТК).
С директором (руководителем) филиала (иного ОП) нельзя заключать письменный договор о полной материальной ответственности за вверенные ему ценности, согласно ст. 244 ТК, поскольку эта должность не указана в перечне должностей, с которыми разрешено заключать такой договор, утв. постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85. Данный сотрудник может понести материальную ответственность лишь в пределах его среднемесячного заработка (ст. 241 ТК), кроме случаев, предусмотренных законодательством. К последним относятся, в соответствии с ч. 1 ст. 243 ТК, умышленное причинение ущерба работодателю, преступная халатность и т. п.
Кроме материальной, руководитель филиала может быть привлечен также к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности. Также в трудовом договоре с ним может быть предусмотрена ответственность за несоблюдение им должностных обязанностей, в локальных нормативных актах — возможность наложения санкций за причиненный предприятию ущерб. В числе возможных санкций — лишение премии, увольнение в связи с утратой доверия и т. п.