Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести трудовую книжку в электронном виде». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовым законодательством предусмотрены определённые требования к заполнению электронных трудовых книжек. Фактически заполнением электронных трудовых занимается Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). ЭТК формируется из данных, которые передаёт Фонду работодатель.
Правила заполнения электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка существует исключительно в цифровом формате и представляет собой зашифрованные сведения о трудовой деятельности гражданина, хранящиеся в электронной учётной системе СФР. Информация в электронной трудовой книжке включает данные о сотруднике, его местах работы, квалификации, должностях, датах приёма на работу, переводах и увольнении, причинах прекращения трудового договора и прочих сведениях, аналогичных тем, что содержатся в бумажной трудовой книжке.
Изначально электронная трудовая книжка формируется после того, как работодатель отправляет в СФР данные о работнике в отчётной форме ЕФС-1. До 2023 года такие сведения передавались в Пенсионный Фонд России в отчётной форме СЗВ-ТД.
После объединения ПФР и ФСС в одну структуру форму СЗВ-ТД отменили. Вместо неё разработали новую форму отчётной документации ЕФС-1, которая содержит данные из форм СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.
Индивидуальный отчёт о каждом работнике, на базе которого формируется электронная трудовая книжка, содержит следующие сведения:
- регистрационный номер работодателя в СФР;
- наименование организации, ИНН и КПП;
- ФИО, дату рождения и СНИЛС сотрудника;
- дату приёма на работу и все важные кадровые изменения (смену должности, новую специальность или квалификацию), а также основания для оформления кадрового события (номер приказа или распоряжения).
Преимущества электронных трудовых книжек над бумажными
Измененный порядок не накладывает на работодателей сложных обязательств. Чтобы корректно вести электронную трудовую, руководителям нужно вовремя передавать информацию в Пенсионный фонд.
В остальном, работать с электронными трудовыми сравнительно удобнее:
- уменьшится нагрузка по работе с бумажными книжками;
- информация в электронном виде не потеряется по каким-то непредвиденным обстоятельствам — во время потопа, возгорания, после поломки техники;
- после ЧП на предприятии работодатель быстрее восстановит документы, если хотя бы часть сотрудников отдаст предпочтение электронным трудовым.
Порядок оформления электронной трудовой книжки
Сотрудник может выбрать электронный формат ТК в любое время. Как это происходит:
- работник пишет заявление о новой трудовой книжке и подает его руководству;
- работодатель оставляет запись в старой книжке и передает ее на руки сотруднику;
- сотрудник расписывается в книжке.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
Нюансы заполнения ЭТК
Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
- дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
- место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
- вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
- занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение;
- вид труд. функции;
- код выполняемой работы;
- дата, номер приказа или иного документа-основания;
- основания увольнения.
КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ ПО СДАННЫМ ОТЧЕТАМ
В случае, если необходимо отменить ранее предоставленные по сотруднику сведения, то подается новая форма СЗВ-ТД, где графы табличной части заполняются первоначальными данными, а в колонке «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется «Х».
Если необходимо будет исправить ранее представленные сведения, то в новом отчете СЗВ-ТД потребуется заполнить две строки:
- в первой указать исходные данные, и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» установить знак «Х»;
- во второй — внести новые правильные данные.
Если требуется скорректировать только дату подачи «Заявления о продолжении ведения трудовой книжки» и/или «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», то в новом отчете СЗВ-ТД на этого сотрудника необходимо будет просто указать новую дату. Если возникнет потребность в отмене сведений о дате подачи заявления, то в новой форме СЗВ-ТД вносится ранее указанная дата, а в поле «Признак отмены» проставляется знак «X».
Если работнику необходимо получить сведения из трудовой книжки
Помимо подачи сведений в пенсионный фонд, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности самому работнику. Кроме того, работник имеет право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД, проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проект приказа об утверждении других форм:
- для заполнения работодателем — форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»
- для заполнения органами ПФР — форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».
На данный момент формы официально не утверждены.
Сведения из электронной книжки можно получить:
- у последнего работодателя
- по запросу в ПФР или МФЦ
- в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.
В чём преимущества электронного формата трудовой книжки перед бумажным
У электронных трудовых книжек есть несколько весомых плюсов:
- Работодателю не придется организовывать их хранение и отвечать за сохранность. К хранению бумажных трудовых книжек требования довольно жесткие: нужен сейф и ответственное лицо. С электронной версией всё проще, достаточно вовремя ее заполнять.
- Проще принимать и увольнять удаленных сотрудников. Многие работники оказывают услуги дистанционно и, чтобы их принять на работу на полный рабочий день, нужно придумать, как обменяться кадровыми документами. С электронной версией всё просто — достаточно зайти в систему и внести нужные сведения.
Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
- В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
- Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
- Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
- Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.
В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:
- приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
- уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.
— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.
— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.
— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.
Трудовые книжки к началу 2021 года
К началу 2021 года большинство работающих лиц должно было определиться с тем, в каком из вариантов (бумажном или электронном) будет продолжено ведение его трудовой книжки, подав работодателю заявление о сделанном выборе (п. 2, п. 7 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).
Отказ от бумажного варианта влечет за собой (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ):
- внесение в бумажную трудовую книжку, находящуюся на хранении у работодателя, записи о том, что она выдана работнику на руки в связи с выбором им электронного способа формирования сведений о трудовой деятельности, с указанием в этой записи даты выдачи и реквизитов заявления, поданного работником;
- передачу бумажной трудовой книжки работнику, становящемуся ответственным за ее дальнейшее хранение.
После завершения этой процедуры для обеих сторон трудового договора теряет свою актуальность ст. 66 ТК РФ и в полном объеме начинает применяться ст. 66.1 ТК РФ, посвященная сведениям о трудовой деятельности, ведущимся в электронном виде.
Для работника, выбравшего продолжение оформления бумажной трудовой книжки, ничего в ведении этого документа принципиально не меняется. При этом он получает право (п. 4, п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):
- продолжить оформление этого документа на бумаге при трудоустройстве к другому работодателю;
- в любое время отказаться от бумажного варианта, подав заявление текущему работодателю о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусматривается.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:
- Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
- В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
- Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
- Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
- Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
- Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
- Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
- Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
- Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
- Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.
Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:
- Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.
- Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.
- Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.