Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Увольнение по причине смерти сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?
Нормативное регулирование
Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника (п. 10 ч. 1 ст. 77, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Заработная плата, которая не была получена к дню смерти сотрудника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).
Согласно статье 1183 ГК РФ, не позднее четырех месяцев со дня смерти сотрудника зарплату, им не полученную, можно выплатить члену его семьи. Для этого необходимо предоставить работодателю заявление, свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родство, — свидетельство о браке, о рождении и т. п. В течение недели со дня получения документов необходимо выплатить зарплату и другие причитающиеся сотруднику деньги (ст. 141 ТК РФ).
В силу подпункта 3 пункта 3 статьи 44 НК РФ обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физлица-налогоплательщика.
У организации не возникает обязанности налогового агента по НДФЛ с сумм вознаграждения, начисленного сотруднику, который умер, а также с указанных сумм при их выплате в установленном порядке членам его семьи (письма Минфина России от 06.03.2020 № 03-04-06/16879, от 22.01.2020 № 03-04-05/3420, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374, от 06.10.2016 № 03-04-05/58142). Следовательно, в отчетности по НДФЛ такие суммы не отражаются.
После смерти застрахованного лица также не может быть реализована основная цель обязательного социального страхования — получение физическим лицом пенсионного, медицинского обеспечения и обеспечения по социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности. Заработная плата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в его пользу, не подлежат обложению страховыми взносами (письма Минтруда России от 20.02.2013 № 17-3/292, от 23.06.2015 № 17-3/В-307). Но в письме Минфин России от 22.08.2017 № 03-15-07/53912 подчеркнул, что датой выплат в целях исчисления взносов является день начисления указанных сумм (ст. 424 НК РФ). Из этого следует, что если вознаграждения начислены до даты смерти сотрудника (то есть когда он еще был застрахованным лицом), они признаются объектом обложения страховыми взносами (в качестве выплаты в рамках трудовых отношений). Это правило действует вне зависимости от даты выплаты указанных сумм после смерти сотрудника членам семьи или иждивенцам. Следовательно, не облагаются страховыми взносами только те суммы (зарплата, компенсация отпуска и т. п.), которые начислены сотруднику после его смерти. Поэтому в отчетности по страховым взносам отражаются только суммы, которые начислены до даты смерти сотрудника.
Возврат трудовой книжки и выплаты родным умершего, правильное оформление
При обычном увольнении трудовая книжка возвращается бывшему сотруднику. При условии, что рабочий скончался, книжка отдается близким родственникам. Но, однако, российские законы размыто определяют понятие «родственники». В законодательстве фигурирует дополнительное обозначение — «члены семьи». Конкретно кто считается членом семьи в Трудовом кодексе не прописано. А Семейный же кодекс гласит, что членами семьи являются супруги, дети, родители. Если человек не состоял в официальном браке, то у него нет прав претендовать на выдачу документов.
Для того, чтобы затребовать трудовую книжку рабочего, близким необходимо предоставить в организацию перечень:
- копия паспорта умершего (если такая сохранилась);
- письменное заявление на получение книжки;
- гражданский паспорт получателя;
- бумаги, подтверждающие родство.
Трудовая книжка выдается строго под расписку. Копиям предъявленных документов следует находиться в организации (в папке с личными делами), дабы избежать возможных спорных ситуаций в будущем. Завершающий процедуру момент — регистрация в журнале учета и движения трудовых книжек, где близкий или родственник должны расписаться в получении на руки.
Пошаговое увольнение в связи со смертью сотрудника + сложные вопросы в 2022 году
Прекращение трудового договора по причине смерти работника – нестандартная и непростая ситуация для кадровика. Она требует особого отношения и экспертной оценки, поскольку ее нельзя решить по намеченному шаблону. Большинство специалистов отдела кадров не задумываются об этом до момента наступления смерти сотрудника и необходимости оформления документов. Поэтому даже у самых опытных кадровиков возникает потребность в консультации по вопросам кадрового делопроизводства, выдачи окончательного расчета, социальных отчислений и налогообложения.
Какой статьей ТК РФ нужно руководствоваться?
Нормативной базой для увольнения в связи со смертью работника является статья 83 Трудового кодекса РФ, пункт 6 которой предусматривает прекращение трудового договора по причине смерти сотрудника или признания его без вести пропавшим.
Основная трудность, которая возникает у специалиста по кадрам, заключается в том, что в других ситуациях у процедуры увольнения есть инициатор. Им может являться работодатель или работник. В данном случае инициатор отсутствует. Поэтому так важно определиться, с чего начать прекращение трудовых отношений.
Итак, работник не выходит ни с кем на связь длительное время. Если в месте его жительства о нем нет сведений в течение года, то в соответствии со ст. 42 ГК РФ этот гражданин может быть признан судом безвестно отсутствующим по заявлению заинтересованных лиц. Кто является заинтересованным лицом – законодатель не разъясняет. В первую очередь, конечно, это родные и близкие пропавшего. А в данной ситуации заинтересованным лицом можно признать и работодателя.
Если нельзя установить день получения последних сведений об отсутствующем, срок для признания безвестного отсутствия исчисляют с 1-го числа месяца, идущего за тем, в котором были получены последние сведения об отсутствующем, а при невозможности установить этот месяц – с 1 января следующего года.
Выдача трудовой книжки
После регистрации увольнения по смерти сотрудника при помощи записи в трудовой перед сотрудниками отдела кадров и руководством организации встает следующая проблема: надо ли хранить трудовую книжку бывшего работника? Трудовую книжку всегда держит при себе работодатель, а после смерти работника и оформления увольнения родственникам позволяется ее забрать.
Если на трудовую книжку претендует сразу несколько родных, то работодатель в лице официальных представителей обязан, сверив личности родственников, которые доказывают родство, выяснить ее степень. И на основании этих фактов организация обязана выдать, а при отсутствии возможности – послать почтой этот документ родственникам работника.
Для того, чтобы не возникло неприятных эксцессов, работодатель вправе попросить оформить передачу этого документа официально. Это значит, что получатель обязан написать на имя директора заявление, где должна быть изложена просьба о выдаче трудовой книжки после увольнения по смерти родственника (с указанием степени родства). Первоочередное право на этот документ имеют супруги и дети умершего. При получении документа родственник бывшего работника должен подписать расписку в том, что действительно получил документ.
Как правильно уволить сотрудника в связи со смертью и грамотно оформить все его документы? Должны ли родственники расписываться вместо бывшего работника? Подпись родственника не должна ставиться нигде, кроме заявления и расписки: ни в приказе, ни в трудовой книжке, ни в его личной карточке. Выдача постороннему лицу возможна только в случае оформленной по всем правилам доверенности. После увольнения по причине смерти работодатель не может отказать родственникам в выдаче трудовой книжки и не имеет на это прав. Если ни один из родственников не претендует на документы, то работодатель должен сохранить трудовую книжку в течение 75 лет. После приказа об увольнении в связи со смертью и проведенных операций с трудовой книжкой сотрудник отдела кадров должен сделать запись в личной карточке аналогично записи из в трудовой.
Когда за получением обращается не один человек
Среди желающих получить на руки трудовую книжку умершего лица может быть несколько родственников. В этом случае сотрудникам отдела кадров рекомендуется осуществить выдачу ключевого трудового документа, пособие на погребение и иные выплаты первому человеку, который обратился с соответствующим намерением.
В случае, если после передачи корректно оформленной трудовой книжки одному из родственников за ее получением обратились иные лица, подтвердившие свою личность и степень родства с погибшим сотрудником, каждому родственнику, обратившемуся после этого, будет выдана справка, содержащая информацию о том, когда, кому и по какой причине была выдана трудовая книжка.
Вместе с тем иногда случаются ситуации, когда ни один из родственников не появился, чтобы забрать трудовую книжку умершего, в силу определенных причин (находится в другой стране, не знал о смерти своего близкого, не заинтересован в получении этого документа). При подобном исходе событий трудовая книжка умершего лица должна храниться у работодателя до ее востребования. При этом срок хранения не должен быть менее 50 лет.
Что является основанием для увольнения
Любой приказ об увольнении с работы объявляется на основании соответствующих документов. Если работник уходит с предприятия по собственному желанию, то основанием для приказа служит его заявление. В случае призыва в армию — повестка. Ну, а если работник умер, основанием для приказа о прекращении трудового договора в связи с безвременной кончиной работника служит один из двух документов:
- свидетельство о смерти,
- постановление суда о признании сотрудника отсутствующим по неизвестным причинам, или умершим.
Свидетельство о смерти является документом, заверяющим акт гражданского состояния, оформляется в органах ЗАГСа на основании медицинского заключения, полученного из медучреждения, где был зафиксирован факт смерти.
В документе содержится следующая информация:
- Фамилию, имя, отчество умершего гражданина;
- дату и место рождения;
- дату и место смерти;
- Основание для составления свидетельства, информация о записи акта о смерти: дата и номер записи;
- национальность;
- гражданство;
- пол;
- место нахождения гражданина на момент смерти;
- Название и место государственного учреждения, зарегистрировавшего акт смерти;
- Дату выдачи свидетельства о смерти;
- Подпись, фамилию, И.О. руководителя ЗАГСа, выдавшего документ;
- Номер свидетельства о смерти;
- Причину смерти;
Как оформляется приказ о завершении трудового контракта
Документ, удостоверяющий кончину работника, будь то свидетельство о смерти, или Постановление суда, рекомендуется предоставлять в отдел кадров в двух видах: оригинал для ознакомления, и копия, которая необходима для хранения в архиве, в личном деле умершего сотрудника. Оригинал после ознакомления возвращается человеку, который принес данный документ.
Получив такой документ от близких родственников, руководитель предприятия издает приказ о прекращении трудового соглашения по причине смерти. Приказ оформляется по стандартной форме Т-8, утвержденной Госкомитетом статистики.
Много разногласий и вопросов возникает по поводу того, от какого числа должен быть оформлен приказ, и каким числом датируется прекращение трудового договора между умершим работником и предприятием.
Важно знать, что приказ датируется тем днем, когда работодателем был получен документ, подтверждающий факт смерти сотрудника. А датой окончания трудового соглашения по причине смерти указывается фактический день смерти, отмеченный в соответствующем документе.
Работодатель не может уволить сотрудника только на том основании, что сотрудник не выходит на работу, а обязан выяснить причины данного отсутствия и подтвердить документально, если работник отсутствует на рабочем месте по неуважительным причинам. В противном случае такое увольнение может быть обжаловано в суде. А до тех пор, пока причины отсутствия работника не выяснены, за ним сберегается рабочее место.
Возврат трудовой книжки и выплаты родным умершего, правильное оформление
При обычном увольнении трудовая книжка возвращается бывшему сотруднику. При условии, что рабочий скончался, книжка отдается близким родственникам. Но, однако, российские законы размыто определяют понятие «родственники». В законодательстве фигурирует дополнительное обозначение — «члены семьи». Конкретно кто считается членом семьи в Трудовом кодексе не прописано. А Семейный же кодекс гласит, что членами семьи являются супруги, дети, родители. Если человек не состоял в официальном браке, то у него нет прав претендовать на выдачу документов.
Для того, чтобы затребовать трудовую книжку рабочего, близким необходимо предоставить в организацию перечень:
- копия паспорта умершего (если такая сохранилась);
- письменное заявление на получение книжки;
- гражданский паспорт получателя;
- бумаги, подтверждающие родство.
Трудовая книжка выдается строго под расписку. Копиям предъявленных документов следует находиться в организации (в папке с личными делами), дабы избежать возможных спорных ситуаций в будущем. Завершающий процедуру момент — регистрация в журнале учета и движения трудовых книжек, где близкий или родственник должны расписаться в получении на руки.
Какой датой оформляется приказ
Важным моментом станет правильное определение даты, которая будет фигурировать в документах на увольнение. По общей норме закона, расторжение договора происходит по факту уведомления о кончине человека, с датированием всех документов днем смерти, указанной в представленных справках.
Затруднения, каким числом уволить умершего сотрудника, возникают, когда день смерти приходится на нерабочий день, больничный, во время отпуска. В таких ситуациях следует исходить из логики, что продлевать действие договора до следующего рабочего дня или окончания отпуска не представляется возможным, если, судя по документам, человек уже считается умершим.
Таким образом, все кадровые документы и расчеты производят на дату, указанную в свидетельстве о смерти, выданном органом ЗАГС, или днем выхода судебного решения.
Внесение записей в трудовую должно осуществляться только сотрудником отдела кадров. Если в организации или у ИП он отсутствует, то оформлением документа занимается сам руководитель.
На законодательном уровне к заполнению трудовой предъявляют жесткие требования, несоблюдение которых может привести к применению штрафных санкций. Основные правила заполнения трудовой:
- внесение записей и отметок должно осуществляться только ручной с чернилами черного, синего или фиолетового оттенка;
- каждой записи должен быть присвоен свой номер, в соответствии с порядком. Он прописывается с помощью арабских цифр;
- рядом с каждой отметкой ставится дата, когда она была внесена, с обязательным указанием дня, месяца, года – в формате хх.хх.хххх, например, 05.06.2018;
- после любой записи о трудоустройстве должна быть информация о разрыве трудового контракта.
Основания для увольнения
Обстоятельства смерти человека могут быть различными, но в любом случае этот факт фиксируется медиками, и у родственников появляется свидетельство о смерти. Этот документ является основанием для проведения различных процедур по захоронению человека, а также для увольнения с работы, если на момент смерти гражданин был трудоустроен.
Этот случай регламентирует отдельная статья ТК, которая позволяет расторгать договор по обстоятельствам, не зависящим от желания работодателя или сотрудника: “Увольнение в связи со смертью работника” (статья № 83 ч. 1.ТК). Работодатель никак не нарушает права умершего и не будет иметь последствий за самостоятельное увольнение человека.
Ситуации смерти сотрудника могут отличаться:
- Человек умирает не на рабочем месте и информация об этом не всегда доходит до директора в тот же день. Возникает предположение, что работник просто прогуливает. Но пока не выяснено точное местонахождение человека, руководитель не может начать процедуру увольнения. Основания для этого нет. Свидетельство о смерти может быть передано родственниками значительно позже. Только после этого издается приказ об увольнении по статье 83.
- Совсем другое дело, когда человек умер на работе или выполняя поручение в командировке. Факт ухода из жизни известен работодателю сразу. Но и в этой ситуации увольнять работника можно лишь после получения копии или оригинала свидетельства о смерти, где будет зафиксирована дата события.
Эти 2 варианта смерти сотрудника имеют разные последствия для работодателя.
1. Смерть сотрудника в нерабочее время.
Если несчастный случай произошел, когда гражданин находился вне работы, то такой факт не имеет никакого отношения к работодателю. Выяснение причин проводится без привлечения руководителя или его представителей. Расторжение договора проходит по правилам, установленным ТК РФ.
2. Смерть на работе.
Такая ситуация может иметь 2 варианта развития:
- Без последствий для работодателя, если нет признаков, указывающих на причастность руководства или других сотрудников к произошедшему.
- С привлечением к ответственности и необходимостью выплаты различных компенсаций, если будет доказано, что смерть наступила из-за несоблюдения мер безопасности, профессионального заболевания или иной причины.
В любом случае, когда гражданин умирает на рабочем месте, назначается расследование, которое должно установить все обстоятельства смерти человека.
Когда гражданин умирает на рабочем месте, назначается расследование, которое должно установить все обстоятельства смерти человека.
Выдача документов родственникам
Трудовая книжка выдается родным умершего по их письменному запросу под расписку. Ее можно отправить ценным письмом с описью вложения, если родственники не могут или не хотят подойти за документом лично (п. 37 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»). Также ее может получить третье лицо по доверенности.
Родственники, которым может быть выдана трудовая книжка:
- супруги, с которыми брак зарегистрирован официально;
- родители и усыновители;
- дети (в том числе приемные);
- братья и сестры.
Теоретически получить трудовую книжку могут и более дальние родственники. Главная сложность заключается в подтверждении факта родства, без которого документ выдать нельзя.
Расписываться в трудовой книжке покойного родным не надо. Потребуется поставить подпись только в журнале учета о том, что они ее получили. Желательно при получении документа внимательно его изучить и сверить все записи, поскольку трудовая книжка в дальнейшем может понадобиться для получения компенсаций или иных выплат.
Если родственники умершего не подошли за трудовой книжкой сами, им направляют уведомление, что ее нужно забрать у работодателя. Обязательно сообщают, что по запросу ее могут отправить по почте на указанный адрес. Если родственникам трудовая книжка не нужна или покойный был одинок, то документ хранится в организации минимум 50 лет, а в случае ликвидации компании – передается в архив. По истечение этого срока книжку можно уничтожить в установленном порядке.
Если родственникам покойного потребовались другие документы (медицинская книжка, копии кадровых приказов, справка о заработной плате и удержаниях), их также необходимо выдать в течение трех дней после запроса.
О выдаче всех документов желательно взять расписку, заполненную в свободной форме. В ней указывают:
- ФИО и паспортные данные родственника;
- номер и серию свидетельства о смерти;
- перечень полученных документов;
- в конце ставят текущую дату и подпись.