Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «что такое код подразделения организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3. Она состоит из десяти граф, но при необходимости добавляются новые. Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой.
Штатное расписание: о количествах единиц
Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на совместителей.
Штатные единицы
Отображения требуют не только единицы штата, сохраняющиеся сейчас, но и работа, которая попала в раздел вакансий. Только при сохранении открытых должностей возможен прием новых сотрудников. Обязательное требование – включение вакансий в штатное расписание.
Не стоит заблуждаться – велика вероятность появления разницы между фактической работой и описанием единиц. К примеру, при введении совмещения, когда одна должность занята несколькими людьми, или если введен рабочий день, который дополняют неполные смены. Тогда сначала пишут о должностях, а потом о суммарном количестве единиц.
Как ввести в ШР новую структурную единицу?
В тех случаях, когда вводится новый отдел или структура, необходимо предпринять следующие действия:
- Руководство организации принимает решение о создании нового подразделения. Это может быть решение лично руководителя, либо поддержанное им мнение кого-то из специалистов (например, поданное в служебной записке).
- Составляется приказ о подготовке нового штатного расписания или дополнения к имеющемуся. Назначаются сотрудники, ответственные за выполнение этого задания.
- Готовится проект нового документа по организационной структуре предприятия.
- Проект утверждается приказом руководителя организации (как составить и утвердить штатное расписание?).
- Готовится положение или иной локальный акт, описывающий созданный отдел или службу (является ли локальным актом штатное расписание?).
- В том случае, если подразделение создаётся с нуля, и все должности в нём вакантны, оформляются трудовые договора с новыми сотрудниками. Если же происходит реорганизация уже имеющихся структур, оформляется кадровая документация о переводе сотрудников, вносятся изменения в личные карточки, трудовые договора и т. д.
После того, как все процедуры завершены, вновь созданное подразделение начинает свою деятельность в рамках предприятия.
Всем, кто ответственен за штатное расписание, важно знать и о том, как его правильно оформить и хранить, как внести изменения в документ и обязательно ли вообще его составлять.
Хотя подразделения не являются обязательным элементом для предприятия, они могут организовываться. И в этом случае необходимо, чтобы штатное расписание, утверждённое в организации, адекватно отражало сформированную структуру компании.
Как штатные расписания утверждаются?
Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть капитала образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.
Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности. При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор. За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.
Утверждение документа
На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.
Информация по тарифным ставкам
Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.
Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный оклад для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.
Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.
Как штатные расписания утверждаются?
Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть капитала образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.
Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности. При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор. За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.
Утверждение документа
На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.
Если предприятия небольшие, то составление расписаний становится обязанностью для тех, кто представляет кадровую службу: либо бухгалтеры, юристы. А вот для крупных предприятий актуально перепоручение вопроса отдельному планово-экономическому подразделению, или отделу, который занимается вопросами заработной платы, условиями труда.
БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА
Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.
Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.
ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?
• подчиненность;
• номер;
• местонахождение;
• выполняемые функции.
Унифицированная форма Т3 – как правильно заполнить?
Стандартная форма №Т3 “Штатное расписание” подтверждена распоряжением Госкомстата Российской федерации от Пятого Января 2004 года №1. Как правило при оформлении штатного расписания используется эта форма.
Шаблон штатного расписания в формате WORD можете скачать здесь.
Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.
Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.
Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.
Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).
Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.
Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?
Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.
Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.
При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.
Виды структурных подразделений организации
Так как понятие структурных подразделений организации не закреплено в законодательстве, вопросы названия, а также конкретных целей и задач, стоящих перед данными подразделениями, могут иметь различные ответы. Но в большинстве случаев в кадровом делопроизводстве используются устоявшиеся основные названия, что может значительно упростить создание эффективной системы распределения обязанностей и управления персоналом на предприятии. Так, примеры названий структурных подразделений организации вместе с их основными задачами и функциями могут выглядеть следующим образом:
Кроме этого, могут также выделяться и другие виды структурных подразделений в рамках предприятия. Так, для производств часто имеет место разделение на отдельные цеха. Также имеет место и разделение на секторы, участки и группы – данные структурные подразделения определяют конкретные работы и направления работ, равно как и зоны ответственности сотрудников.
Разделение на структурные подразделения на предприятии предполагает, что многие сотрудники одновременно могут включаться в состав различных подразделений и одновременно быть членами нескольких из них. Так, например, строитель-ремонтник может относиться к отделу капитального ремонта, который, в свою очередь, будет входить в хозяйственный департамент предприятия. При этом коллега данного строителя, в аналогичной должности, может работать на первом участке обслуживания с одной бригадой, а сам строитель – на ином участке с иными ответственными лицами.
Штатное расписание без структурных подразделений
Для небольших фирм и индивидуальных предпринимателей характерна структура наемного персонала без разделения по отделам или службам. Вместе с тем, штатное расписание составлять необходимо.
В этой ситуации графы с названиями отделов и управлений либо заполняют знаком «-» либо проставляют в них слово «нет». Колонку с названиями должностей заполняют в порядке иерархии.
Например, для малого предприятия эта часть документа будет выглядеть следующим образом.
| Структурное подразделение | Должность | |
| наименование | Код | |
| — | — | Директор |
| — | — | Главный бухгалтер |
| — | — | Менеджер |
| — | — | Секретарь |
Если предприниматель работает самостоятельно без найма дополнительных работников по трудовым договорам, то составлять штатное расписание нет необходимости.
Такое же правило действует для небольших стартапов, где два — три собственника осуществляют деятельность без привлечения дополнительной рабочей силы.
Руководитель структурного подразделения — это кто, кем он может быть назначен
Руководитель структурного подразделения — это работник, на которого возложена непосредственная ответственность за выполнение поставленных задач. Методики и модель управления делегируются высшим руководством организации или могут выбираться руководителем отдела, сектора, участка, цеха самостоятельно.
Эксперт «Системы Кадры»
расскажет, , приведет пример создания службы охраны труда в виде отдельного звена.
Работа созданной ячейки должна быть гибкой. Это позволит максимально быстро реагировать на все изменения, происходящие не только внутри организации, но и во внешней среде, на рынке труда. Учитывая, что звено отвечает за соответствующую сферу деятельности, работа всех единиц ячейки должна быть специализированной. Нагрузка на руководителя не должна быть чрезмерно большой.
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Присвоение кодов структурным подразделениям: опыт практика
Использование кодов структурных подразделений в крупных организациях, имеющих сложную структуру, имеет давнюю традицию. Достаточно вспомнить такие документы, как штатное расписание или номенклатура дел.
В настоящее время коды подразделений активно используются при автоматизации различных сторон деятельности организаций. При этом, как показывает практика, может возникнуть ситуация, когда для обозначения одних и тех же структурных подразделений в различных автоматизированных и иных учетных системах, ведущихся различными управленческими структурами, используются различные коды. Ситуация ненормальная и возникает только в том случае, если в организации отсутствует тщательно разработанная программа автоматизации, а задачи автоматизации деятельности отдельных подразделений решаются нескоординировано. Такое положение препятствует организации эффективного и оперативного обмена данными между различными подразделениями, что не позволяет быстро принимать качественные управленческие решения и в конечном итоге замедляет темпы развития организации. Такая организационная структура не позволяет адекватно анализировать состав отделов, служб и подразделений в аппарате управления, не дает возможности оценить их системную организацию, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления организацией, а также не позволяет понять набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.
И спользование кодов структурных подразделений в крупных организациях, имеющих сложную структуру, имеет давнюю традицию. Достаточно вспомнить такие документы, как штатное расписание или номенклатура дел.
В настоящее время коды подразделений активно используются при автоматизации различных сторон деятельности организаций. При этом, как показывает практика, может возникнуть ситуация, когда для обозначения одних и тех же структурных подразделений в различных автоматизированных и иных учетных системах, ведущихся различными управленческими структурами, используются различные коды. Ситуация ненормальная и возникает только в том случае, если в организации отсутствует тщательно разработанная программа автоматизации, а задачи автоматизации деятельности отдельных подразделений решаются нескоординировано. Такое положение препятствует организации эффективного и оперативного обмена данными между различными подразделениями, что не позволяет быстро принимать качественные управленческие решения и в конечном итоге замедляет темпы развития организации. Такая организационная структура не позволяет адекватно анализировать состав отделов, служб и подразделений в аппарате управления, не дает возможности оценить их системную организацию, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления организацией, а также не позволяет понять набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.
Без устранения вышеназванной проблемы невозможно не только создание единого информационного пространства, но и решение задачи интеграции различных, уже действующих автоматизированных систем. Кроме того, сохраняется потенциальная возможность несинхронного изменения наименований структурных подразделений и их кодов в различных автоматизированных системах, т.к. подразделения и коды не связаны между собой.
Исследовательско-технические подразделения
В этой сфере работают следующие подразделения:
- Научно-исследовательский отдел.
- Служба технико-экономических исследований.
- Отдел технического контроля.
- Лаборатория измерительной техники.
- Конструкторский отдел.
- Техническая служба.
- Опытное производство.
- Испытательский цех.
- Отдел автоматизации (механизации).
- Служба научно-технической информации.
- Опытный цех.
- Отдел главного технолога.
- Служба подготовки персонала.
- Инструментальный отдел.
- Конструкторско-техническая служба.
- Отдел главного механика.
- Бюро подготовки кадров.
- Опытно-экспериментальный цех.
- Бюро маркетинговых исследований.
- Научно-исследовательская лаборатория.
- Бюро охраны природы.
- Отдел изобретательства и патентирования.