Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная или бумажная: какую трудовую книжку выбрать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.
Выбор – за работником
Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при назначении пенсии. Логично, что оформлять ЭТК государство поручило Пенсионному фонду России, ведущему учёт данных о стаже и заработках граждан. У молодых людей, которые впервые начали работать в этом году, бумажных книжек не будет, им сразу оформят электронные. А для тех, у кого уже есть трудовая, выбор электронной версии стал возможностью, но не обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в дальнейшем в любое время подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. При этом ничто не угрожает трудовым и пенсионным правам тех людей, которые остались верны бумаге или вообще никак не выразили своё мнение. Работодатели по-прежнему обязаны делать записи в их старые книжки. Но ту же самую информацию они направляют в ПФР, где она дублируется в электронном виде.
Те же, кто уже предпочёл ЭТК, получают свою старую книжку на руки, чтобы в дальнейшем хранить её дома. Вернуться к бумажному формату трудовой, перейдя на электронный, уже нельзя.
Инструмент для удалёнки
Главное преимущество, которое даёт электронная книжка, – возможность пользоваться ею дистанционно. Устраиваясь на новую работу, достаточно скачать выписку из ЭТК и послать работодателю. При увольнении можно не опасаться, что начальство задержит возврат трудовой из-за какого-то конфликта. А приступив к оформлению пенсии, не надо приносить свою многостраничную трудовую биографию в ПФР. Эти данные в фонде уже есть, и ему нет необходимости их проверять. Именно так с каждым годом будет поступать всё больше и больше работников. Но, для того чтобы сполна воспользоваться всеми этими удобствами, нужно будет сделать ещё один шаг – перевести в электронную форму все подробности о своей работе, которые содержит бумажная книжка. Сделать это позволит механизм ретроконверсии данных.
«В электронные трудовые книжки, которые были оформлены на основе информационных ресурсов ПФР, на первом этапе вошли только общие сведения о нашей работе до 2020 г. – названия организаций и годы работы в них. Ретроконверсия позволит добавить названия должностей и отметки об особых условиях работы, например, на Крайнем Севере, – рассказывает юрисконсульт управления персоналом Высшей школы экономики Вячеслав Филиппов. – А пока все эти сведения в ЭТК не перенесены, бумажные книжки надо хранить дома бережно. Я бы посоветовал на всякий случай сделать электронный скан их страниц».
Особенности трудоустройства работника с бумажной трудовой книжкой
При увольнении с последнего места работы гражданин получает на руки только традиционный документ с записью об увольнении. Работодатель ведет двойной учет: делает запись в бумажной трудовой книжке и заполняет сведения в электронном виде, но выписку из цифровой системы предоставлять не обязан.
Работник при поступлении на новое место работы должен предоставить оба документа: обычную трудовую книжку и выписку из электронной системы. Для ее получения необходимо подать запрос одним из способов:
- в МФЦ;
- отделение пенсионного фонда РФ;
- на портале государственных услуг и через личный кабинет Пенсионного фонда.
Компания «Проверка труда» — эксперт в области трудового права. Мы проведем профессиональный кадровый аудит, поможем наладить работу отдела персонала, привести в порядок документацию и подготовиться к любым проверкам. Оставьте заявку на сайте или позвоните по указанным телефонам, чтобы получить консультацию об услугах, особенностях трудового законодательства, плюсах и минусах электронной трудовой книжки.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Пожалуй, самый весомый плюс перехода на цифровые носители заключается в том, что в случае утери бумажного документа работник сможет легко и быстро восстановить свои данные. С появлением электронных трудовых сформируется база, где будет храниться вся информация о стаже человека. В случае потери или порчи документа, восстановить информацию будет легко и просто.
Ведь, если у работника нет нотариально заверенной копии трудовой, собирать информацию о стаже в некоторых случаях будет достаточно проблематично — например, если предприятие, на котором человек работал 15 лет назад за эти годы ликвидировано. Для того, чтобы получить подтверждение о стаже придется потратить время на поиски в архивах. При этом от информации о том, где человек работал, сколько лет и на каком именно производстве зависит размер его пенсионных выплат.
Еще один положительный момент для тех, кто переживает о сохранности своей пенсии — после цифровизации трудовых книжек, сведения об отчислениях работодателя в ПФР будут формироваться автоматически. Это значит, что вычислить работодателей, которые не платят налоги за своих сотрудников будет гораздо проще. Сейчас это можно сделать только в процессе специальной проверки. При этом проводится она, как правило, только в случае, если бдительный работник решит проявить инициативу и узнать, какая пенсия ему положена.
Плюсы есть и для организаций. Российские работодатели при переходе на электронные трудовые, по оценкам аналитиков, смогут сэкономить около 50 миллиардов рублей в год, и это без учета кадрового документооборота.
«Ложка дегтя» в том, что первичные затраты вырастут из-за необходимости покупки специального программного обеспечения, так как осуществляться экспериментальный проект будет за счет работодателей.
Среди дополнительных преимуществ можно перечислить следующие:
- работники смогут сэкономить время при устройстве на новую работу — трудовую не нужно будет ни забирать, ни приносить;
- упростится процедура получения сведений из трудовой книжки граждан — их смогут увидеть в визовых консульствах, органах социальной защиты и банках.
К минусам можно риски утечку данных или их потерю в случае сбоя, либо хакерской атаки. При этом, одна из задач национальной программы, в рамках которой и будет происходить замена бумажных трудовых на электронные — создание устойчивой и безопасной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры. Поэтому, хочется верить, что риски взлома и кражи информации все же невелики.
Как изменилась отчетность
С 2020 кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило — подавать отчет по нему не нужно.
Кадровые изменения это:
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую должность;
- присвоение квалификации/специальности;
- подача заявления об отказе/желании вести бумажную трудовую.
Преимущества электронной трудовой книжки
У ЭТК имеются следующие преимущества перед бумажной книжкой:
- возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности, которые можно получить на портале Госуслуг;
- все ошибки и неточности в сведениях сводятся к минимуму — их можно проверить в любой момент;
- исключается подлог документов и изменение оснований увольнения;
- отсутствует риск потери или порчи документа;
- снижены затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек в бумажном виде;
- возможность удалённого оформления пенсии по данным лицевого счёта, дополнительных документов для подтверждения не требуется;
- упрощается процедура оформления нового сотрудника, удобно при удалённом трудоустройстве;
- высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки
До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.
Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.
Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.
Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.
Не разъяснен порядок доступа в систему ПФР
Инга Дармина, директор единого центра сервисной поддержки персонала, Schneider Electric
Переход на электронные документы, в том числе и введение электронной трудовой книжки, имеет ряд неоспоримых плюсов для сотрудников и для работодателей. В первую очередь, это упрощение взаимодействия сотрудников с государственными органами, где требуется предоставление заверенных копий трудовых книжек. Также электронную трудовую книжку невозможно потерять, это важно, ведь существующий процесс восстановления бумажной трудовой достаточно затратный по времени.
Работодателю новый закон позволит сократить издержки на обеспечение сохранности бумажных трудовых книжек: освобождаются площади, на которых хранятся книжки, отпадает необходимость приобретения несгораемых сейфов, уменьшается объем документооборота.
Электронная система ПФР, в которой будут храниться сведения по трудовому стажу, облегчит навигацию и поиск необходимых сведений о сотрудниках, упростит процесс внесения корректировок в трудовую книжку, позволит минимизировать ошибки при заполнении.
Все вышеперечисленные плюсы нового закона возможны при разработке и внедрении четкого и максимально простого механизма взаимодействия между сотрудниками и работодателями и механизма пользования информационной системой ПФР. Пока не разъяснен порядок доступа работодателя в систему ПФР.
Что будет после 2020 года?
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора уже не будет. Бумажных трудовых книжек им не выдадут, и сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.
И для тех, кто сохранил свои книжки, и для тех, кто от них отказался, немного изменится процесс увольнения и оформления на новую работу. В последний день работы работодатель выдаст вам выписку о периоде, когда вы работали у него: в бумажном или электронном виде. Именно с ней нужно будет идти к новому начальнику. А ещё на новой работе нужно будет предъявить сведения из электронной системы учёта. Их можно будет запросить в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг.
Но настоящие изменения настанут в 2026 году. По планам чиновников, к 2027 году переходный период для бумажных трудовых книжек закончится — и они просто-напросто перестанут существовать.
А правда, что в других странах трудовых книжек уже нет?
В наши дни традиционные трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении.
В остальных странах мира на работу принимают по контракту, обходясь без трудовых книжек. Чаще всего контракт заключается на срок от года для начинающих специалистов и до пяти лет для профессионалов своего дела. Там подробным образом прописаны все права и обязанности будущего сотрудника, количество рабочих часов, а так же причины, по которым он может быть уволен или наоборот: почему у сотрудника не получится досрочно расторгнуть договор.
В ряде европейских стран (Германия, Италия, Австрия, Франция) есть своеобразный аналог книжки – трудовая карточка. Правда, такой роли, как в России, она не играет. Её владелец может по собственному желанию предъявлять документ работодателю, чтобы внести данные о приеме на работу и увольнении.
В Испании есть своя электронная система — Vida Laboral (трудовая жизнь). В неё записывают информацию о найме, увольнениях и налоговых отчислениях — всё это сразу же отправляется прямиком в Министерство труда и Фонд социального страхования.
Больше всего люди боятся утечки информации в результате взлома цифровой системы, либо компьютерного сбоя. Однако в ПФР заявляют:
– Мы работаем с персональной информацией с 1997 года и накопили в этом большой опыт. Для сохранности информации используем самое современное оборудование. Так что потери данных можно не опасаться.
Среди минусов электронного документа – отсутствие доступа к Интернету у работника, либо неумение им пользоваться. До сих пор не у всех людей есть возможность постоянного выхода в Интернет, также есть люди, которые не умеют ориентироваться в нем достаточно хорошо.
Ещё один минус в том, что старые книжки все равно придётся хранить.
Электронная трудовая или бумажная книжка: какой вариант выбрать
У работодателей степного региона осталось всего несколько дней, чтобы проинформировать своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Сами же сотрудники должны определиться с решением и подать заявление своему работодателю до 31 декабря 2020 года.
Всего по данным отдела организации персонифицированного учета ОПФР по РК, в Калмыкии зарегистрировано 52 826 работающих граждан. Порядка 19 тысяч из них уже определились, какой вариант ведения трудовой книжки они желают сохранить в дальнейшем.
Переход к новому цифровому формату носит добровольный характер и осуществляется только с согласия самих работающих граждан. Тем, кто выберет электронный формат, бумажную трудовую книжку с записью о подаче соответствующего заявления работодатель обязан выдать на руки. Ее необходимо сохранять, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются данные, начиная с 2020 года.
У граждан, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, сведения о периодах работы будут вестись только в электронном виде.
Сведения о трудовой деятельности можно получить дистанционно через «Личный кабинет гражданина» на сайте ПФР и на портале Госуслуг. Информацию можно будет получить также в бумажном виде у работодателя по последнему месту работы, в клиентской службе Пенсионного фонда или в МФЦ.
Подробнее об электронных трудовых книжках на сайте ПФР.
В Калмыкии сведения на работников, определившихся с выбором, представили в ПФР 54 % работодателей.
Что такое электронная трудовая книжка
По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:
В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.