Учет движения денежных средств. Инкассация

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет движения денежных средств. Инкассация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Сначала нужно заключить договор с банком или компанией, у которой есть лицензия от Банка РФ на проведение инкассации. В случае если перевозчик не предоставляет сумки, либо сейф-пакеты для упаковки наличных, их необходимо приобрести самостоятельно. Инкассация производится в дни и время, предусмотренные договором.

Кассовая инкассация: право или обязанность

Хранить сколько угодно денег прямо на торговой точке разрешено не всем. Юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Тем не менее наличность в магазине нужна для:

• выдачи сдачи покупателям;
• расчетов с поставщиками товара;
• выдачи заработной платы сотрудниками;
• покупки оборудования, основных средств;
• ремонта техники;
• текущих нужд: питьевой воды, кассовой ленты и так далее;
• прочих расходов.

Как организовать инкассацию

Работу начинают с поиска подходящей организации, оказывающей эти услуги. Первым делом логично обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Но сначала сравните предложения между собой. Возможно, кто-то окажет услугу дешевле и качественнее. Вот критерии для выбора подрядчика:

• стоимость услуг. Здесь нужно обратить внимание не только на цену в абсолютном выражении, но и тарификацию в целом. Подходы банков и сторонних компаний могут различаться. Например, “Тинькофф” берет за услугу от 0,3 процента от суммы вывезенных средств. В “Сбербанке” цена зависит от региона: в Новосибирске придется заплатить за инкассацию 510 рублей, а в Санкт-Петербурге — 415. Кроме того, “Сбербанк” берет дополнительную плату за пересчет и зачисление — около одной сотой процента от суммы перевозимых денег;
• время зачисления средств на расчетный счет. Как и в случае с эквайрингом, обычно средства падают на РС на следующий рабочий день. В целом — чем быстрее, тем лучше: вы раньше сможете воспользоваться собственными деньгами;
• график инкассаций. Где-то это происходит по заранее составленному расписанию, где-то — по требованию и предварительной заявке. Смотрите, как вам удобнее. (Обычно предпочтительнее второе. Так в магазине не скопятся деньги сверх лимита и вы не переплатите за то, что служба отвезла три копейки);
• репутация компании и наличие положительных отзывов. Не все службы работают одинаково четко. Могут срывать сроки, долго зачислять деньги на счет и прочее.

Ведение кассовой книги

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир, но и другие уполномоченные лица учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:

• главным бухгалтером;

• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;

• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При осуществлении автономным учреждением наличных расчетов с населением за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы нужно обратить внимание на соблюдение положений Федерального закона № 54-ФЗ. Из данного документа следует, что ККТ применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Федеральным законом № 54-ФЗ (п. 1 ст. 1.2 данного закона). При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленный абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).

Отметим также Письмо Минфина РФ от 28.04.2017 № 03-01-15/26324, в котором указано, что Федеральным законом № 54-ФЗ не предусмотрено особых условий (исключений) в отношении применения ККТ для пользователя (продавца) при оплате покупателем товара посредством платежного поручения через кредитную организацию.

Учет денежных средств в аптеке

Учет денежных средств является обязанностью любого предпринимателя. В аптеке денежные расчеты с покупателями могут производиться как наличными, так и за безналичный расчет через банк. Порядок учета кассовых операций устанавливается ЦБ РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), но порядок и сроки внутренних проверок, а также способы сохранения наличности определяет аптечная организация.

Учет денежных средств осуществляется с учетом приходных и расходных ордеров. Расходные ордеры оформляются на операции, требующие изъятия из кассы некоторой суммы, например, при выдаче заработной платы или сдаче выручки в конце дня. Приходные ордеры оформляются на операции, при которых в кассу поступают дополнительные денежные средства, например, поступление средств от выручки, вливания на выплату заработной платы.

Поскольку аптеки проводят денежные операции с наличными средствами, они должны оборудовать кассу, ведение которой передается кассиру или фармацевту. Касса должна быть зарегистрирована в налоговом органе и быть исправна. К использованию допускаются только кассовые аппараты с фискальной памятью и средствами визуального контроля. После регистрации кассы предприятие заводит журнал кассира-операциониста. Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.

Кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему средства, поэтому к работе на ККМ допускаются только лица, хорошо знающие порядок и правила эксплуатации кассового аппарата.

В начале смены кассир и администратор вместе снимают показания счетчика ККМ и делают об этом запись в книге кассира-операциониста, заверенную подписями. Далее оформляется контрольная лента с указанием на ней следующих реквизитов:

— тип и заводской номер ККМ

— дату и время начало работы

— подписи кассира и администратора

В начале смены кассир должен проверить наличие чековой и контрольной ленты, при необходимости произвести замену. Обязательно нужно оценить качество четкости реквизитов на кассовом чеке, для чего производится печать нескольких пустых чеков.

Как сдать остаток денежных средств в банк

Если предприниматель сдает деньги в кассу банка самостоятельно то ему потребуется заполнить РКО, сделать запись в кассовой книге и заполнить объявление на взнос наличными. Если предприниматель не соблюдает подобный порядок действий, то данная операция не будет считаться сдачей остатка наличных на расчетный счет.

При всем при этом также следует иметь ввиду, что предприниматели могут использовать денежные средства на личные нужды, которые не связаны с его коммерческой деятельностью.Поэтому он может забирать из кассы всю свою наличку и ограничений в этом случае нет, а также сдать ее в банк.

Таким образом, ответственности за нарушение порядка использования наличных для предпринимателя не предусмотрено. Главное, чтобы в кассе не оставалась наличка сверх лимита, а выдача денег из кассы оформлялась РКО, в котором указано, что деньги предпринимателю выданы на его личные нужды.

Аптеки проводят налично-денежные операции. Ведение кассовых операций поручается кассиру или фармацевту. Кассир несет мат. ответственность за сохранность всех принятых ценностей.

Прием наличных денег за проданный товар осуществляется через контрольно-кассовую машину (ККМ).

Аптечные предприятия обязаны:

Зарегистрировать контрольно-кассовую машину (ККМ) в гос.налоговой инспекции (ГНИ)

Использовать исправные контрольно-кассовые машины

Выдавать покупателю отпечатанный чек

Обеспечивать беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам работников гос.налоговой инспекции и центра технического обслуживания (ЦТО)

Допускается использование моделей контрольно-кассовых машин, внесенных в Государственный реестр контрольно-кассовых машин. Информацию об этих моделях можно узнать в налоговых органах или в центре технического обслуживания (ЦТО).

Контрольно-кассовые машины должны быть с фискальной памятью (пароль налоговой инспекции на контрольные суммирующие счетчики) и средствами визуального контроля.

(Средства визуального контроля представляют объемные голограммы со словами «Гос.реестр» и год реализации контрольно-кассовых машин и голограмма центра технического обслуживания (ЦТО) «Сервисное обслуживание» с указанием года, в котором касса поставлена на техническое обслуживание в ЦТО. Голограммы размещаются на стороне контрольно-кассовой машины, обращенной к покупателю).

Эксплуатация контрольно-кассовой машины без средств визуального контроля не допускается.

Контрольно-кассовая машина должна быть поставлена на сервисное, техническое обслуживание и ремонт в фирме, имеющей лицензию, а также должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции; днем регистрации считается день ввода пароля, в этот же день в налоговой инспекции на данный кассовый аппарат заводится (книга) журнал кассира-операциониста форма КМ-3 (Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132″Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»).

Страницы журнала прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.

В книге указывается:

1. заводской № контрольно-кассовой машины

2. показания счетчиков на начало рабочего дня

3. показания счетчиков на конец рабочего дня

4. выручка аптеки за день (смену)

5. сдано директору (в банк)

6. остаток на конец рабочего дня

Записи в книге производятся в хронологическом порядке в начале и в конце дня, без помарок. Исправления оговариваются и заверяются подписями кассира-операциониста, директора аптеки и главного бухгалтера.

Приходные кассовые операции

возврат залоговых суммАптеки проводят налично-денежные операции. Ведение кассовых операций поручается кассиру или фармацевту.

Кассир несет мат. ответственность за сохранность всех принятых ценностей.Прием наличных денег за проданный товар осуществляется через контрольно-кассовую машину (ККМ).Аптечные предприятия обязаны: — зарегистрировать контрольно-кассовую машину (ККМ) в гос.налоговой инспекции (ГНИ)- использовать исправные контрольно-кассовые машины- выдавать покупателю отпечатанный чек — обеспечивать беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам работников гос.налоговой инспекции и центра технического обслуживания (ЦТО) Допускается использование моделей контрольно-кассовых машин, внесенных в Государственный реестр контрольно-кассовых машин.

Информацию об этих моделях можно узнать в налоговых органах или в центре технического обслуживания (ЦТО).

Контрольно-кассовые машины должны быть с фискальной памятью (пароль налоговой инспекции на контрольные суммирующие счетчики) и средствами визуального контроля.

(Средства визуального контроля представляют объемные голограммы со словами «Гос.реестр» и год реализации контрольно-кассовых машин и голограмма центра технического обслуживания (ЦТО) «Сервисное обслуживание» с указанием года, в котором касса поставлена на техническое обслуживание в ЦТО.

Голограммы размещаются на стороне контрольно-кассовой машины, обращенной к покупателю). Эксплуатация контрольно-кассовой машины без средств визуального контроля не допускается.Контрольно-кассовая машина должна быть поставлена на сервисное, техническое обслуживание и ремонт в фирме, имеющей лицензию, а также должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции; днем регистрации считается день ввода пароля, в этот же день в налоговой инспекции на данный кассовый аппарат заводится (книга) журнал кассира-операциониста форма КМ-3 (Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

).

Страницы журнала прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.В книге указывается:1.

Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы

Кассир теперь обязан проверять платежеспособность денег.

Поврежденные, но платежеспособные банкноты и монеты нужно принять в кассу. Деньги проверяют по признакам из п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. В частности: купюры могут быть изношенными, потертыми, надорванными, а монеты иметь мелкие механические повреждения.

А вот выдавать из кассы деньги, которые имеют хотя бы одно повреждение из списка в п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П, нельзя. Речь идет в частности о купюрах с посторонними надписями, штампами, сквозными отверстиями.

Поврежденные деньги нужно сдавать в банк.

Поступление от реализации, переданное в кассу банка для перевода на расчетный счет компании, но еще не оприходованное по назначению отражается: Дт сч. 57 («Переводы в пути») / Кт сч. 50 (касса).

Проводка выполняется на основе кассового (расходного) ордера, формируемого с учетом информации из квитанции к сумке.

Приходование суммы на расчетный счет компании производится на основании полученной от банка выписки операцией: Дт сч. 51 (Расчетный счет) / Кт сч. 57. Размер недостачи, обнаруженной в банке при пересчете денег, списывается по акту проводкой: Дт сч. 57 / Кт сч. 94 (Недостачи от ущерба ценностям).

Недостающие средства взыскиваются с виновных сотрудников в следующем порядке: Кт сч. 94 / Дт сч. 73 (с/сч. расчетов по компенсации материального урона). При компенсировании нехватки средств путем оплаты через кассу выполняется операция: Дт сч. 50 / Кт сч. 73, а при удержании денег из заработка виновного: Дт сч. 70 (Расчеты с сотрудниками по заработной плате) / Кт сч. 73.

К сведению! По распоряжению руководства организации виновный сотрудник несет ответственность в размере среднемесячного заработка, сумма свыше указанного показателя может взыскиваться при согласии самого виновного либо при наличии судебного решения (ст. 248 ТК РФ).

Когда не была определена виновная сторона либо решением суда было отказано в удержании с нее ущерба, убыток списывается на финансовые результаты предприятия: Кт сч. 94 / Дт сч. 91 (Иные поступления и траты).

Излишек суммы приходуется и относится в результаты от хозяйственной деятельности: Дт сч. 57 / Кт сч. 91.

К сведению! При обнаружении нехватки денег или их излишка, фальшивых банкнот инкассаторы не считаются ответственными при условии сохранения целостности инкассаторской сумки и пломбировочного оттиска. Инкассатор ответственен в размере недостающей суммы денег, если им была принята поврежденная сумка или произошла ее потеря.

В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.

Термин подразумевает перевозку наличных денежных средств в банк. Обычно это та кредитная организация, где у вас открыт расчетный счет. Деньги доставляются в финансовое учреждение, после чего зачисляются на ваш счет. После этого ими можно пользоваться для расчетов с контрагентами, выдачи заработной платы сотрудникам, оплаты налогов, сборов и штрафов.

Сразу отметим: закон не обязывает пользоваться услугами специализированный инкассаторов. Вы вполне можете возить деньги в банк и самостоятельно. Насколько это безопасно — вопрос второй. Просто так делать можно. Но это не значит, что проведение инкассации никак не регламентируется законом.

Хранить сколько угодно денег прямо на торговой точке разрешено не всем. Юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Тем не менее наличность в магазине нужна для:

• выдачи сдачи покупателям;
• расчетов с поставщиками товара;
• выдачи заработной платы сотрудниками;
• покупки оборудования, основных средств;
• ремонта техники;
• текущих нужд: питьевой воды, кассовой ленты и так далее;
• прочих расходов.

На практике делается так: руководитель совместно с ответственными лицами (бухгалтер, экономист) решают, сколько денег нужно иметь в кассе для текущих расходов. Например, в кассе должно быть не меньше 50 тысяч рублей наличными. После этого директор издает приказ по организации об установлении лимита наличных остатков в размере 50 тысяч рублей. Это значит, что вся наличка, превышающая эту сумму, должна быть изъята из кассы и размещена на расчетном счете в банке.

Никаких ограничений по лимиту налички нет: каждая организация определяет эту цифру самостоятельно для себя. Бывает, что львиная доля расчетов идет как раз через наличные платежи. Живыми деньгами вы расплачиваетесь с контрагентами, платите зарплату работникам и так далее. А безналичными переводами пользуетесь мало. В этом случае можно установить любой комфортный лимит остатка, хоть миллион рублей.

Если основные расчеты идут по безналу, хранить много денег в сейфе не нужно. В таком случае лимит будет минимальным, буквально чтобы выдавать сдачу покупателям.

Глава 2. Организация обращения наличных денег

Инкассация — это прием, перевозка и сдача денег в кассу. По сути инкассаторы работают, как курьеры, только перевозят деньги и отвечают за их сохранность.

Инкассацией занимаются банки и специальные инкассаторские компании с лицензией. С ними заключают договор и платят комиссию: это может быть процент от суммы инкассации или фиксированная ставка.

Обращаться за инкассацией можно в любой момент и с любой суммой: например, в понедельник решили внести на счет 2 000 000 рублей, а через два дня заработали еще 200 000 рублей и хотят их тоже отвезти в банк. Обычно услугой пользуются, чтобы внести на счет крупную сумму — положить на счет несколько тысяч можно и с помощью карты, а вот нести 100 000 рублей в рюкзаке уже нервно. Но если хочется, инкассировать можно и небольшие суммы — ограничений нет.

Чаще всего инкассаторов вызывают розничные компании — там больше всего наличных денег. Это магазины, кафе, кинотеатры, турагентства, автосалоны.

Чтобы воспользоваться услугой, нужно пройти несколько этапов. Обычно порядок инкассации такой:

• оставить заявку на инкассацию через сайт или по телефону. После этого банк проверит, подавал ли этот магазин заявку раньше;
• заключить договор на инкассацию денежной наличности. Лучше обращаться в тот же банк, где открыт расчетный счет: если у банка есть лицензия на банковскую деятельность, то автоматически есть и на инкассаторскую;
• дождаться рабочую группу. Перед тем как проводить инкассацию, специалисты проверяют помещение и окрестности. У здания должна быть освещенная дорога, временная парковка для спецтранспорта и отдельное помещение для передачи денег — это может быть любая комната, главное, без посторонних людей и не проходная. Если всего этого нет, в инкассации могут отказать;
• заказать инкассацию и согласовать дату и время. Это важно, потому что за ложный вызов инкассации могут оштрафовать — в среднем на 500—1000 рублей.
• подготовиться к приезду инкассаторов и передать им деньги. Об этом чуть дальше.

Проверяют помещения и заключают договор только один раз, в самом начале. На это может уйти от одной до двух недель, но в следующий раз это делать не нужно. А вот оставлять заявку и готовиться к приезду инкассаторов придется всегда.

Инкассаторы не возьмут деньги, если в документах будут ошибки, даже незначительные вроде перепутанной буквы в названии фирмы или фамилии владельца. Как правильно оформить инкассацию:

• подготовить предпроводительную ведомость. Она состоит из накладной, ведомости и квитанции. Как заполнить — подскажут в банке. При этом важно заполнить правильно, чтобы не было различий и исправлений. Если в ведомости стоит миллион рублей, он же должен быть везде;
• упаковать деньги в сейф-пакеты. Их оставляют, когда проверяют магазин, а затем привозят, если закончились. Сейф-пакеты одноразовые, их нельзя вскрыть незаметно, в такие пакеты иногда упаковывают товары из интернет-магазинов;
• встретить инкассаторов. Банки заранее выдают имена инкассаторов, которые приедут. У инкассаторов нужно проверить паспорта и доверенность от банка, чтобы убедиться, что это они;
• отдать инкассатору сейф-пакет, накладную и квитанцию, чтобы он расписался. Квитанция остается в магазине и доказывает, что деньги отдали, а инкассатор их принял. Если сейф-пакет поврежден, инкассатор его не возьмет — это нарушение правил инкассации наличных денег.

Теперь осталось попрощаться с инкассаторами и дождаться денег. Обычно на счет они поступают от одного до трех дней, зависит от банка. Это время нужно, чтобы пересчитать деньги и проверить, не фальшивые ли они. В Модульбанке деньги приходят до трех часов следующего дня. Если что-то пойдет не так, банк будет разбираться.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).

Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным , и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

• учет наличных денежных средств в кассе;
• распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
• выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).

Кассовые операции должны осуществляться в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем автономного учреждения или иным уполномоченным лицом из числа работников учреждения, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись (п. 4 Указания № 3210-У). Кроме того, кассовые операции может проводить и руководитель учреждения.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир. Оформление его на работу осуществляется после издания приказа руководителя учреждения. Необходимо отметить, что, в отличие от Порядка № 40, Указание № 3210-У не содержит требования о письменном ознакомлении с ним кассира, а также о заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Вместе с тем в соответствии со ст. 244 ТК РФ с лицами, непосредственно связанными с обслуживанием денежных или товарных ценностей, работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также их типовые формы утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности». К названному перечню лиц относятся, в частности, и кассиры. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах:

• один экземпляр остается у кассира;

• второй – передают в кадровую службу или бухгалтерию.

Со стороны учреждения договор подписывает руководитель или уполномоченный им работник.

Согласно п. 4.4 Указания № 3210-У кассир должен быть снабжен:

• печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции;

• образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются. Необходимо отметить, что снабжать кассира указанным штампом и образцами подписей надо исключительно в случае оформления кассовых документов на бумажном носителе.

Напомним, что автономные учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. При этом нужно учитывать, что программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ.

Исходя из положений п. 7 Указания № 3210-У руководителю учреждения необходимо определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег. Данные мероприятия могут быть зафиксированы в отдельном приказе. Для образца можно воспользоваться положениями Приказа Ростехнадзора от 29.07.2014 № 335 «О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору».

Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег.

Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением.

Лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. Для определения такого лимита учреждение должно учесть объем поступлений наличности за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги). При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги учреждение должно учитывать объем выдач наличных денег (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем выдач наличных), за исключением сумм, предназначенных для выплат заработка, стипендий и других выплат работникам. Формулы расчета лимита приведены в приложении к Указанию № 3210-У.

Рассмотрим пример расчета лимита остатка наличных денег в случае, если учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Пример.

Автономное учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе на 2018 год взят расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег с 1 по 28 февраля 2018 года (19 рабочих дней). Объем выдачи наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период составил 550 000 руб. Период между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег – 5 рабочих дней.

Рассчитаем сумму лимита остатка наличных денег: 550 000 руб. / 19 раб. дн. х 5 раб. дн. = 144 737 руб.

В соответствии с п. 3 Указания № 3210-У уполномоченный представитель учреждения сдает наличные деньги в банк или организацию, входящую в систему ЦБ РФ, осуществляющую перевозку, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные в кассу юридического лица, или в банк, или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, для зачисления их сумм на банковский счет учреждения.

Обратите внимание.

Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир, но и другие уполномоченные лица учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:

• главным бухгалтером;

• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;

• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Необходимо отметить, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем он и подписывает эти документы (п. 4.3 Указания № 3210-У). Здесь хотелось бы обратить внимание читателей на следующее. Согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Таким образом, в данном случае Порядок ведения кассовых операций противоречит положениям Инструкции № 157н. Чтобы избежать негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по мнению автора, учреждению целесо­образно руководствоваться требованиями Инструкции № 157н.

Кроме того, уточнено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью.

Нельзя оставить без внимания вопросы внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Кассовые операции на предприятии

Ведением кассовых операций может заниматься только кассир либо сотрудник, назначенный ответственным по приказу руководителя организации. При этом п.4 Указания №3210 не воспрещает и самому руководителю исполнять данную функцию.

Готовить кассовую документацию может бухгалтер, кассир, оказывающее услуги по ведению бухучета физлицо. Правом подписи кассовой документации наделен лишь либо руководитель и кассир.

Сторонний бухгалтер документы подписывать не вправе. Кассовые операции бюджетного учреждения должны свершаться с учетом установленных требований.

Операции ЦБ по кассовому исполнению бюджета включают в себя операции со средствами на бюджетном счете по зачислению доходов бюджетов и платежам по подтвержденным обязательствам бюджетов.

Право открытия и закрытия счетов федерального бюджета принадлежит исключительно Федеральному Казначейству .

Правило 2. Цели расходования наличной выручки

Если наличка поступила в кассу с расчетного счета, тогда компания или ИП вправе тратить ее так, как посчитают нужным. Если же деньги пришли в кассу как выручка от покупателей, тогда израсходовать их можно только на определенные цели. Вот на такие:

• зарплата и социальные выплаты работникам. Полный перечень таких выплат есть в п. 83–86, 88 приказа Росстата от 24.11.2021 г. № 832;
• оплата работ, услуг, товаров за исключением ценных бумаг;
• выдача подотчетных сумм сотрудникам;
• возврат покупателям за оплаченные наличкой, но возвращенные товары или невыполненные работы и неоказанные услуги;
• личные нужды ИП, не связанные с его предпринимательской деятельностью;
• страховые возмещения по договорам страхования в пользу физических лиц, которые ранее платили взносы наличными;
• выдача денег при осуществлении банковским платежным агентом (субагентом) операций на основе ст. 14 Федерального закона «О национальной платежной системе».

Для микрофинансовых организаций, ломбардов и кредитных потребительских кооперативов, в том числе сельскохозяйственных, есть свои особенности. Кроме наличной выручки, они вправе тратить другую наличку, которую получили в кассу как:

• заем;
• возврат основной суммы долга, процентов, штрафов, пени по выданным займам;
• паевые взносы.

А еще для таких организаций расширен перечень трат. Обобщили их в таблице.

Таблица 1. На что еще некоторые компании могут тратить наличку из кассы

Вопросы	Виды компаний
Ломбарды и микрофинансовые организации	Кредитные потребительские кооперативы, в том числе сельскохозяйственные
Куда еще могут тратить наличку из кассы	· Выдача займов; · возврат привлеченных займов; · уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам	· Выдача займов; · возврат привлеченных займов; · возврат средств по договорам передачи личных сбережений; · плата за использование денег по договорам передачи личных сбережений; · уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам, по договорам передачи личных сбережений; · выплата паенакоплений (паев)
Каковы дополнительные условия таких трат	Наличные траты не должны превышать: · 50 тыс. руб. по одному договору займа; · 1 млн руб. в течение одного дня в расчете на ломбард, микрофинансовую организацию или их обособленное подразделение	Наличные траты не должны превышать: · 100 тыс. руб. по одному договору займа, передачи личных сбережений или по каждому паенакоплению; · 2 млн руб. в течение одного дня в расчете на кооператив

Документальное оформление кассовых операций

При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.

Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).

Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.

Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.

Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.

В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.

Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.

В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.

Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.

В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.

Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.

Учет денежных средств в аптеке

Учет денежных средств является обязанностью любого предпринимателя. В аптеке денежные расчеты с покупателями могут производиться как наличными, так и за безналичный расчет через банк. Порядок учета кассовых операций устанавливается ЦБ РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), но порядок и сроки внутренних проверок, а также способы сохранения наличности определяет аптечная организация.

Учет денежных средств осуществляется с учетом приходных и расходных ордеров. Расходные ордеры оформляются на операции, требующие изъятия из кассы некоторой суммы, например, при выдаче заработной платы или сдаче выручки в конце дня. Приходные ордеры оформляются на операции, при которых в кассу поступают дополнительные денежные средства, например, поступление средств от выручки, вливания на выплату заработной платы.

Поскольку аптеки проводят денежные операции с наличными средствами, они должны оборудовать кассу, ведение которой передается кассиру или фармацевту. Касса должна быть зарегистрирована в налоговом органе и быть исправна. К использованию допускаются только кассовые аппараты с фискальной памятью и средствами визуального контроля. После регистрации кассы предприятие заводит журнал кассира-операциониста. Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.

Кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему средства, поэтому к работе на ККМ допускаются только лица, хорошо знающие порядок и правила эксплуатации кассового аппарата.

В начале смены кассир и администратор вместе снимают показания счетчика ККМ и делают об этом запись в книге кассира-операциониста, заверенную подписями. Далее оформляется контрольная лента с указанием на ней следующих реквизитов:

— тип и заводской номер ККМ

— дату и время начало работы

— показания счетчиков

— подписи кассира и администратора

В начале смены кассир должен проверить наличие чековой и контрольной ленты, при необходимости произвести замену. Обязательно нужно оценить качество четкости реквизитов на кассовом чеке, для чего производится печать нескольких пустых чеков.

Обязанности кассира:

1. Согласно показаниям ККМ определить общую стоимость покупки и сообщить ее покупателю
2. Получить денежные средства от покупателя, при этом важно четко проговорить сумму полученных денег и отложить их не в кассу, а на виду у покупателя. Очень важно никогда не убирать деньги до окончания расчетов: в спорной ситуации придется полностью «снимать кассу»
3. Произвести необходимые операции на кассовой машине, дождаться появления чека.
4. Вместе с чеком выдать покупателю сдачу, при этом четко проговорив ее сумму.

Кассиру нельзя:

• Производить снятие кассы без уведомления администрации
• Покидать рабочее место без отключения ККМ и уведомления администрации
• Иметь в кассе наличные деньги, не являющиеся разменом и не учтенные через ККМ

В конце смены процедура снятия показаний повторяется. Показания счетчиков, размер выручки, тип и номер ККМ указываются на конце контрольной ленты, которую вместе с книгой кассира-операциониста подписывает представить администрации аптечного учреждения. Контрольные ленты хранятся 15 дней в упакованном виде в бухгалтерии после инвентаризации.

Согласно законодательству, организации вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов (лимит – это максимум наличных денег, которые можно держать в кассе на конец смены). Фармацевтические организации имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более 3 рабочих дней, включая день получения их в банке.

Похожие записи:

• Правила въезда в Дубай (ОАЭ) для россиян в 2023 году
• Города для жизни в России в 2024 году
• Социальные пенсии повысят с 1 апреля 2023 года