Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проведение годовой инвентаризации в бюджетных учреждениях в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
Как документально оформить результаты проверки
Результаты оформляйте на бумажных носителях и подшивайте в отдельную папку.
Рекомендуем следующий пакет документов:
- приказ директора о проведении;
- инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3 или ваша);
- сличительная ведомость (форма ИНВ-19 или ваша);
- письменные объяснения материально ответственных лиц приложите к описям;
- приказ руководителя о списании недостач, оприходовании излишков.
Для бюджетных предприятий:
- результаты отражаем в акте по форме 0504835, данные берем из описей;
- есть расхождения — оформляем ведомость расхождений по форме 0504092.
Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении
Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?
Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.
Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?
Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.
Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?
Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.
Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?
Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.
Инвентаризационная комиссия
Состав инвентаризационной комиссии учреждение утверждает самостоятельно. В пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств рекомендуется включать в состав такой комиссии представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (например, экономистов).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).
Как в 2022 году заполнить решение о проведении инвентаризации
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) составляется комиссией учреждения по видам документов и ответственным лицам с указанием места и даты проведения инвентаризации, распиской ответственного лица.
В данной описи отражаются:
- наименование и код бланков строгой отчетности;
-
единица измерения;
-
сведения о фактическом наличии (цена, количество);
-
сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
-
сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).
Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
-
сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);
-
сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;
-
номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.
Как провести инвентаризацию в организации
Насколько часто проводить инвентаризацию, организации определяют самостоятельно. В 2023 году обязательным является только проведение годовой инвентаризации. Это сказано в пункте 27 Приказе Минфина России № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».При этом инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года. Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике организации. Как правило, инвентаризацию проводят по окончанию года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Однако существуют случаи, когда организация должна провести инвентаризацию внепланово. Случаи могут быть следующего плана:
- ликвидация организации;
- реорганизация организации;
- смена материально-ответственных сотрудников (увольнение, перемещение, прием на работу);
- продажа имущества;
- выкуп имущества;
- передача в аренду имущества;
- воровство, хищение и т.д.;
- порча имущества;
- форс-мажорные ситуации.
Алгоритм проведения инвентаризации в организации выглядит следующим образом:
- Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации. Для оформления приказа можно использовать унифицированную форму ИНВ-22, так как в данной форме содержатся все необходимые данные для проведения инвентаризации;
- На инвентаризации должны присутствовать материально-ответственные лица;
- Необходимо определиться со сроками проведения инвентаризации, утвердить состав инвентаризационной комиссии и указать всю эту информацию в приказе;
- К началу проведения инвентаризации все имущество должно быть приведено в порядок;
- Если инвентаризация проходит, например, на складе, то в процессе инвентаризации наличие имущества определяется путем подсчета, взвешивания и т.д.;
- Все данные заносятся в инвентарные описи. Инвентарную опись должны подписать все члены комиссии.
- Материально ответственное лицо должно письменно согласиться с тем, что инвентаризация проходила в его присутствии;
- Все расхождения записываются в сличительные ведомости;
- После проведения инвентаризации выясняются причины расхождения, выявленные в процессе инвентаризации;
- С материально ответственного лица берутся письменные объяснения
Инвентаризация проводится не только в отношении имущества, находящегося на балансе, но также и в отношении других объектов бухгалтерского учета, например, тех, которые находятся на забалансовых счетах.
Фактическое наличие объектов
Для определения фактического наличия объектов ФСБУ 28/2023 предусматривает пути подсчета, взвешивания, обмера, осмотра объектов, а когда это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).
Инвентаризация должна быть организована таким образом, чтобы фактическое наличие материальных объектов было подтверждено исчерпывающим образом. Лучший способ для этого – объективная проверка наличия и состояния материальных объектов на том месте, где они находятся на момент инвентаризации непосредственно. При современной организации процессов движения товаров или иных запасов обеспечить такую проверку буквально иногда означало бы, что ради бухгалтерского учета операционной деятельности был бы нанесен урон. Конечно, такая ситуация недопустима. Бухгалтерский учет, как зеркало, отражает деятельность организации, но не вмешивается в нее, тем более негативно. При высокотехнологичной организации процессов у руководителя есть и высокотехнологичный инструментарий. В случае применения альтернативных способов выявления фактического наличия объектов такие способы должны давать ту же степень уверенности в наличии объектов, что и основные.
Для целого ряда объектов, для которых необходимы иные инструменты выявления фактического наличия, стандарт требует проведения проверки документов и выполнения расчетов. К таким объектам относятся:
-
нематериальные активы и капитальные вложения в них;
-
денежные средства на счетах в кредитных и иных организациях;
-
финансовые вложения;
-
дебиторская задолженность и иные аналогичные активы, обязательства;
-
отложенные налоговые активы и обязательства;
-
источники финансирования деятельности экономического субъекта;
-
объекты бухгалтерского учета, которые согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета не учитываются в составе обязательств, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;
-
имущественные права и обязательства, не учтенные экономическим субъектом.
Результаты инвентаризации
| Результаты инвентаризации | Способ оценки | Способ признания |
|
Излишки объектов инвентаризации |
Справедливая стоимость/Балансовая стоимость/Балансовая стоимость аналогичных активов |
Относится на доходы экономического субъекта |
|
Недостача активов, включая испорченные (поврежденные) активы |
Балансовая стоимость активов |
Относится на виновных и (или) иных лиц (при наличии оснований для ее возмещения, в том числе намерения экономического субъекта предъявить требование такого возмещения) или на расходы экономического субъекта (при отсутствии оснований для ее возмещения) с особенностями признания недостач активов, для которых экономическим субъектом установлены нормы естественной убыли (пункт 14 ФСБУ 28/2023) |
|
Возможность получения экономических выгод от использования или продажи испорченных активов |
Сумма обесценения активов определяется в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета |
Стоимость активов корректируется на сумму их обесценения |
|
Пересортица активов |
Балансовая стоимость активов |
Зачет допускается в исключительных случаях за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении активов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Остающаяся после зачета разница отражается аналогично недостачам |
|
Наличие оснований для возмещения недостачи активов экономическому субъекту, для признания дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной, для списания обязательств, для доначисления или досписания иных объектов бухгалтерского учета |
Расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами/ |
Списываются (досписываются) или доначисляются в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета |
АЛГОРИТМ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Целесообразно проводить инвентаризацию отходов отдельно для каждого объекта, оказывающего негативное воздействие на окружающую среду.
В случае если у хозяйствующего субъекта есть обособленные подразделения, не относящиеся к объектам НВОС, на них также должна быть проведена отдельная отдельная инвентаризация. А если подразделения или объекты типовые, можно провести выборочную инвентаризацию на нескольких объектах, подготовить типовой перечень отходов и адаптировать его для остальных подразделений или объектов.
Инвентаризация отходов проводится в следующей последовательности:
1 — Разработка внутреннего документа, регламентирующего проведение инвентаризации
2 — Подготовка распределительной документации о начале работ по инвентаризации
3 — Запрос необходимых сведений и документации
4 — Проведение инвентаризационного обследования
5 — Обработка полученных данных
6 — Работа с ФККО и БДО
7 — Предварительные результаты (перечень)
8 — Обсуждение предварительных результатов
9 — Дополнительные обследования, исследования, сведения
10 — Согласование итогового перечня с руководством
11 — Оформление результатов инвентаризации
12 — Актуализация результатов инвентаризации
МОЖНО ЛИ ПРОВЕСТИ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ОТХОДОВ САМОСТОЯТЕЛЬНО?
Многолетний опыт работы инженеров-экологов и руководителей подразделений MA Safety показывает, что провести полную и достоверную инвентаризацию отходов силами одного эколога предприятия невозможно.
Почему?
Погружение в тонкости технологического процесса инвентаризации, особенности обслуживания оборудования и другие аспекты инвентаризации являются трудоемким. Поэтому каждый привлекаемый специалист предприятия должен осознавать высокий уровень ответственност и своевременно получать и предоставлять сведения.
Без надлежащей организации данного процесса и контроля со стороны руководства, инвентаризация может затянуться или же качество ее результатов будет неудовлетворительным.
Поэтому мы рекомендуем доверить сложный процесс инвентаризации отходов команде квалифицированных инженеров-экологов, работающих с проектами из различных сфер, областей и различных масштабов. А наличие собственной испытательной лаборатории, аккредитованной на данный вид услуг, гарантирует соблюдение сроков исследования отходов и высокую точность полученных результатов.
Приказ о проведении инвентаризации
- провести перепись и пересчитать имущество;
- сверка информации по бухгалтерскому учету с результатами инвентаризации;
- составление документации и поиск объектов, по которым результаты расходятся и требуют дополнительных проверок;
- определение проблем, которые влияют на понижение эффективности учреждения.
- проверка операций бухгалтерии;
- контроль над своевременным получением расчетам по выплате сборов, налогов и сумм по договорам;
- проверка наличия неиспользованных ценностей;
- проверка сохранности ценностей;
- поиск возможных ошибок;
- проверка правильности отчетов главного бухгалтера.
Особенности учета и проверки книжных памятников
Особого внимания заслуживает инвентаризация книжных памятников, так как она проводится чаще, чем инвентаризация остальных библиотечных фондов. К книжным памятникам согласно п. 2.1 Положения о книжных памятниках (далее — Положение) относятся:
- печатные издания — книги, сам факт появления которых, а также особенности бытования имеют выдающееся историко-культурное значение;
- экземпляры изданий — наиболее качественные экземпляры, выделенные из общего тиража издания, в целом обладающего достоинствами историко-культурной ценности и редкости издания:
- экземпляры в случае особой редкости и ценности издания;
- экземпляры как ценных, так и ординарных изданий, получивших выдающееся или документирующее значение в процессе их создания или бытования (так называемые особые экземпляры с автографами, пометами, цензурными ограничениями и др.).
Выявлена недостача ОС
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
В бухгалтерском учете отражается:
- Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
- Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
- Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.
В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:
- Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
- Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
- Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
- Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
- Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.
Основное назначение инвентаризационной описи и чем она предусмотрена
Основным назначением является выявление имущества, фактически имеющегося в организации, сравнение его с данными бухучета, проверка полного указания в учете обязательств. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1988 № 88 утверждены формы инвентаризационных описей, однако они не являются обязательными, и организация может разработать собственные формы учетных документов. В последнем случае форма должна быть утверждена учетной политикой компании.
Наиболее распространенной формой является ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Она применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (готовая продукция, производственные запасы и пр.) в местах хранения и на всех этапах движения их в организации.
В Приложении 3 к Приказу Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н приведены регистры бухгалтерского учета. Рассматриваемая нами форма присутствует в этом перечне. Ее основное назначение — выявить расхождения по нефинансовым активам. Осуществляет это ответственное лицо путем сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами. По описи можно отследить:
- оценочную стоимость нефинансового актива;
- его целевую функцию;
- его фактическое количество;
- статус объекта;
- соответствие условиям признания объекта активом.
По данным этого документа можно сделать вывод об организационно-технической готовности предприятия и об обесценивании активов (при наличии).
Как заполнить второй и третий листы
Поскольку для них есть методические рекомендации, подробно останавливаться на оформлении этих таблиц мы не будет. Рассмотрим лишь сложные моменты.
Оценочную стоимость объекта следует определять в соответствии с Разделом II Инструкции по применению единого плана счетов (Приложение 2 к Приказу Минфина от 01.12.2010 № 157н). Оценочной стоимости нефинансовых активов посвящен пункт 25. По методу рыночных цен, она определяется как цена реализации аналогичного объекта на учетную дату.
Целевая функция актива — это способ его вовлечения в оборот с целью получения прибыли (например, ввод в эксплуатацию или дооснащение). Если же сделать это не представляется возможным, описывают порядок его выбытия (например, списание или передача другой организации).
Бухгалтерские проводки
Итоги инвентаризации в бухучёте оформляются на основании положений, зафиксированных «Законом о бухгалтерском учёте» (п.5. ст.8 и ст.12).
В статье 12 выделяются следующие категории счетов, в которых отражается разница между фактическим наличием МТЦ и указанным в бухгалтерских накладных данными:
- излишек МТЦ приходуется, а их стоимость прибавляется к финансовым результатам предприятия;
- недостача МТЦ, а также их порча вследствие естественных причин, считающихся естественной убылью, причисляются к издержкам производства;
- недостача МТЦ и их порча, вызванная небрежным обращением или кражами, относится к покрытию за счёт виновных лиц. Если виновные не установлены (в том числе на основании решения суда), то все убытки списываются на финансовые результаты предприятия.