Особенности организации электронного кадрового документооборота в 2023 году

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 23 и пунктом 2 части 1 статьи 28 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 50, ст. 7344; 2019, № 30, ст. 4149), подпунктом 5.2.21(1) пункта 5.2 Положения о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 329 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3258; 2020, № 6, ст. 698), программой разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2019 -2021 гг., утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 5 июня 2019 г. № 83н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 июня 2019 г., регистрационный № 55062), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — Стандарт).

2. Установить, что Стандарт применяется с 1 января 2022 года. Организация может принять решение о применении настоящего Стандарта до указанного срока.

Условия формирования документов бухучета

По ФСБУ 27/2021 документация бухучета должна отвечать условиям, обозначенным в Законе от 06.12.2021 г. № 402-ФЗ и самом стандарте. Соответственно, ФСБУ 27/2021 дополняет и уточняет положения указанного закона.

В соответствии с положениями ФСБУ установлено следующее:

• документы бухучета («первичка» и регистры) заполняется на русском языке. Первичная документация, заполненная на иностранном языке, подлежит непременной построчной интерпретации на русский язык;
• исключение — ситуации, при которых законодательные нормы или правила иного государства (места ведения деятельности компании за границами РФ) требуют формирование документов бухучета на языке этого государства. Но регистр бухучета, заполненный на иностранном языке (в котором указаны иностранные документы), должен иметь построчную интерпретацию на русский язык;
• денежная величина в регистрах обозначается в рублях. Если по объектам бухучета стоимость выражается в иностранной валюте, денежная единица по ним указывается в регистрах бухучета и в этой валюте, и в рублях (исключение — если иное установлено на основании стандартов бухучета, принимаемых согласно Закону № 402-ФЗ);
• в первичной учетной документации должны указываться обязательные реквизиты, регламентированные Законом № 402-ФЗ. Один из них — дата формирования документа. В ФСБУ 27/2021 отражено, что дата формирования документа — это дата его подписания. Кроме обязательных реквизитов есть и дополнительные, которые компания вправе самостоятельно включать в первичные документы;
• понятие оправдательного документа обозначено на основании ФСБУ 27/2021. Он представляет собой документ, содержащий сведения о факте хозяйственной жизни, однако не всегда соответствующий характеристикам первичного учетного документа согласно Закону № 402-ФЗ. В качестве примеров таких документов можно привести договор, кассовый чек, квитанцию об оплате, авансовый отчет и т.д.;
• в первичной учетной документации, имеющей обязательные реквизиты согласно оправдательному документу, требуется указывать сведения, которые позволят идентифицировать этот оправдательный документ. Согласно ФСБУ 27/2021 разрешено применять в качестве «первички» оправдательные документы, только если в них имеются все обязательные реквизиты этой «первички»;
• первичный документ можно формировать на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. Его можно заполнять на повторяющиеся или длящиеся факты, к примеру, при начислении амортизации, процентов, поставке продукции по партиям в разные даты по одному длительному договору и т.д. Периодичность создания документа может быть разная — раз в день, неделю, месяц, квартал. Эту периодичность компания определяет самостоятельно и закрепляет в локальной документации;
• руководитель компании определяет список лиц, которые имеют право подписания бухгалтерских документов;
• организация вправе формировать документы на бумаге и (или) в электронном формате с использованием ЭЦП. Требования к электронной подписи в федеральном стандарте бухучета 27/2021 и Законе № 402-ФЗ не содержатся. Виды ЭЦП для документов бухучета компания устанавливает сама через соглашения с контрагентами и партнерами при организации электронного документооборота. В ФСБУ 27/2021 определено, что при формировании документов бухучета в электронном формате должна быть обеспечена возможность изготавливать копии этих документов на бумажном носителе.

Документ, предусмотренный ГОСТом, содержит следующую информацию об отправителе

1. Логотип компании или торговая марка — вверху по центру или с левой стороны
2. Неофициальное название компании, если оно более распространено в обычной коммерческой практике у другой стороны
3. Название документа — вверху по центру страницы, с левой стороны
4. Обязательная (основная) информация о компании находится в начале документа

• Название компании, название
• Юридический адрес,.
• Номер НДС,.
• Основной государственный регистрационный номер — PSRN,.
• Электронная почта, факс и
• Другие контактные данные,.

1. Документ всегда датируется датой его подписания уполномоченным должностным лицом, а не датой его создания. Положение этой отметки находится в верхнем поле бланка. Обычно используется формат даты: день — месяц — год.

Вы можете разработать комплексный документ, в котором отразить все аспекты по ведению и применению КЭДО, или подготовить комплект из нескольких ЛНА. Вот какие вопросы следует раскрыть (курсивом в этом списке мы выделили то, что ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ требует включить в ЛНА):

• права и обязанности работника и работодателя;
• информационная система (или несколько ИС), с помощью которой (которых) работодатель будет осуществлять КЭДО;
• дата введения КЭДО;
• срок направления уведомления работникам, в котором указывается день перехода на КЭДО;
• порядок и способы получения работодателем согласия или отказа работников от перехода на КЭДО;
• категории работников и документов, в отношении которых применяется КЭДО;
• порядок доступа работника к информационной системе для КЭДО и соответствующему виду электронной подписи;
• процедура идентификации сторон;
• порядок доступа работника к личному кабинету;
• защиту персональных данных;
• порядок хранения электронных документов;
• сроки и периодичность подписания работниками электронных документов;
• сроки и периодичность ознакомления работников с электронными документами с учетом рабочего времени;
• порядок проведения инструктажа работников;
• порядок направления работодателем уведомлений работникам;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия работодателя и представительного органа работников, выборного органа первичной профсоюзной организации, комиссий по трудовым спорам (если таковые имеются).

С точки зрения классического подхода к разработке инструкций по делопроизводству, эти пункты могут быть дополнены разделами о составе документов, формах и форматах документов, согласовании и подписании отдельных видов документов, регистрации, учете документации, организации информационно-справочной работы и организации хранения кадровой документации.

Удобно, если отдельный ЛНА будет разработан адресно для работников, в котором будет четко прописан порядок взаимодействия с работодателем в электронной среде.

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу принять меры;

От первого лица в единственном числе

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Регистры бухгалтерского учета

Следующим важным элементом разработки положения о документообороте является установление порядка применения регистров бухгалтерского учета и правил их ведения. Данные регистры необходимы для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В положении о документообороте следует привести регистры бухгалтерского учета, которые будут использоваться учреждением. Согласно п. 11 Инструкции N 157н учреждение для отражения данных проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов может применять такие регистры бухгалтерского учета, как:

• журнал операций по счету «Касса»;
• журнал операций с безналичными денежными средствами;
• журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
• журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
• журнал операций расчетов по оплате труда;
• журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
• журнал по прочим операциям;
• журнал по санкционированию (далее — журналы операций);
• главная книга;
• иные регистры.

Регистры бухгалтерского учета должны составляться по формам, утвержденным Приказом Минфина России N 173н.

Кроме того, в положении о документообороте следует предусмотреть (при необходимости) регистры бухгалтерского учета — формы которых не унифицированы. Согласно п. 11 Инструкции N 157н они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование регистра;
• наименование субъекта учета, составившего регистр;
• дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
• величину денежного и (или) натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В положении о документообороте также нужно отразить, в каком виде будет осуществляться формирование регистров бухгалтерского учета: в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях.

Чётко пропишите этапы работы с исходящими документами

Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.

Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение. Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.

Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой. Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.

В регламенте обязательно должны быть установлены сроки, которые даются подразделениям на согласование документов. Это позволит направить ответ в срок или установить, кто превысил эти сроки.

Второй этап – регистрация и передача сотруднику, ответственному за отправку документа. Регистрировать исходящие документы необходимо в отдельном журнале. В самом письме в шапке проставляются дата и номер ИД, соответствующие данным в журнале регистрации.

Письмо может быть направлено и в электронном виде, в таком случае в регламенте должно быть зафиксировано, кто и с использованием какого адреса электронной почты это делает, разрешено ли сотрудникам направлять письма со своих электронных адресов.

При передаче писем на отправку ответственный сотрудник обязан проверить правильность указания реквизитов для направления документов, а работник, который отвечает за отправку, – правильность указания адреса после конвертирования корреспонденции.

Контрольная копия ИД должна храниться вместе с запросом, если это ответ на входящий документ, либо в папке исходящих писем у ответственного сотрудника УО или в создавшем его подразделении.

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

• Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
• Планирование сроков обработки бумаг.
• Планирование сроков рассмотрения документации.
• Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

• Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
• Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
• Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Положение о документообороте организации

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

Требования нового ГОСТ по делопроизводству 2021 должны были начать действовать еще год назад.

График документооборота для учетной политики — образец

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы.

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
2. Написание текста распоряжения.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
4. Утверждение.
5. Введение в действие.

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

4.5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

4.3. Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

Похожие записи:

• Прием на работу гражданина Киргизии
• Штраф за просрочку замены паспорта после замужества: размер и основания
• Какие льготы у ветерана труда, если не собственник, но прописан в квартире