Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возврат по кассе: все случаи и оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.
- Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
- В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
- Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
- Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.
Как отразить возврат переплаты по зарплате в бухучете
Рассмотрим проводки на примере излишне начисленной по причине арифметической ошибки зарплаты работника основного производства в 1000 рублей.
Если обнаружена переплата, то сначала нужно сделать обратные проводки («красное сторно») по начислению самой зарплаты, НДФЛ и страховых взносов
ДТ 20 — КТ 70 (1 000 руб.)
ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)
ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)
Затем претензию по возврату переплаты следует отразить, как прочие расчеты с персоналом:
ДТ 73 — КТ 70 (870 руб.)
Работник может добровольно вернуть переплату в кассу организации:
ДТ 50 — КТ 73 (870 руб.)
Также можно удержать эту сумму при следующей выплате зарплаты. Например, месячный оклад сотрудника 30 000 руб. Тогда в следующем месяце проводки по начислению зарплаты будут такими:
ДТ 20 — КТ 70 (30 000 руб.) — начислена зарплата
ДТ 70 — КТ 68.1 (3 900 руб.) — удержан НДФЛ
ДТ 70 — КТ 73 (870 руб.) — удержана переплата
ДТ 70 — КТ 51 (25 230 руб.) — выдана зарплата за вычетом НДФЛ и удержания
Если работник не согласен вернуть деньги, то работодателю следует обратиться в суд. При положительном для компании решении суда работодатель удержит переплату из зарплаты работника, либо работник сам вернет деньги. Проводки будут такими же, как показано выше для добровольного возврата.
Если же суд встанет на сторону работника, то переплату придется отнести на прочие расходы компании:
ДТ 91.2 — КТ 73 (870 руб.)
В этом случае нужно восстановить те суммы налогов и взносов, которые были сторнированы ранее. Суд признал правомерность начисления дополнительной суммы зарплаты, поэтому нет оснований снижать выплаты в бюджет и фонды:
ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)
ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)
Возврат прихода по онлайн-кассе: документальное оформление
Мало вернуть деньги покупателю и пробить кассовый чек — надо еще правильно оформить документы. Закон не регламентирует документальное оформление возврата прихода по онлайн-кассе — достаточно фискального документа. В противном случае, сотрудники ФНС могут привлечь предпринимателя к налоговой ответственности, влекущей наложение штрафных санкций. Поэтому важно обосновать проведенную операцию.
В первую очередь, нужно, чтобы клиент написал заявление. Несмотря на то, что законодательством это не предусмотрено, такая мера обезопасит бизнесмена от вторичного обращения покупателя с требованием выплаты. Документ пишется в произвольной форме, однако некоторые магазины заранее подготавливают шаблоны. В заявлении указываются Ф. И. О. заявителя, его паспортные данные, дата совершения покупки, ее наименование и стоимость (продавец должен сверить личные данные с паспортом обратившегося). Кроме того, необходимо указать причину отказа от продукции.
Статья Учет и списание спецодежды при увольнении работника в 1С: Бухгалтерии предприятия
Следуя указаниям трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить своих работников спецодеждой, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных режимах и связанных с загрязнением.
Если с передачей спецодежды сотрудникам обычно проблем не возникает, то в ситуации с возвратом или списанием могут возникнуть спорные вопросы. Дополнительно усложним задачу и рассмотрим случай при увольнении сотрудника, срок использования спецодежды не более 12 месяцев.
Рассмотрим первый вариант, когда на дату увольнения срок использования спецодежды истек, но спецодежда не списана и числится за сотрудником на забалансовом счете МЦ.02. В таком случае возврат спецодежды оформляется ручной операцией Дт МЦ.02 – Кт 000.
Ответственность бухгалтера
Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):
- величину материального урона;
- причину возникновения убытка.
Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:
- если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
- если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).
Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.
На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.
Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: бухгалтерская проводка, расчет отпускных
А вот в случае отпуска, который предоставляется тем, кто задействован на предприятиях с вредными условиями труда, дополнительные дни предоставляются строго за отработанное время. Поэтому и такого понятия, как «взять отпуск авансом» для данного вида не существует. То есть и удерживать их нет возможности.
Как производится расчет дней? Если за календарный год работник имеет право на двадцать восемь дней отпуска, то это значит, что каждый месяц ему полагается 2,33 дня. Так, если работник, который устроился в ноябре, хочет взять отпуск в июне, он может оформить его на 16 или 17 дней. В таком случае, если сотрудник решится на увольнение, он ничего не будет должен предприятию. Соответственно, и удержание за неотработанные дни отпуска производиться не будет. При этом для расчета берется, как полный месяц, так и тот, который был отработан сотрудником больше чем на половину.
Если зарплаты не хватает
Что если работодатель удержал не все с бывшего работника? Например, на момент увольнения ему не полагалось ЗП. Сможет ли он взыскать остатки в судебном порядке? Скорее всего, нет. Такой вывод следует из определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 05.02.2018 № 59-КГ17-19.
Суть в следующем: работодатель (отдел МВД) не смог удержать с сотрудницы оплату за неотработанный отпуск, поскольку на момент увольнения никаких выплат ей не причиталось. Добровольно возмещать излишки женщина не захотела, и работодатель подал иск в суд.
Первая и вторая инстанции встали на сторону организации, однако Верховный Суд поддержал сотрудницу. Судьи попросту не нашли законных оснований, которые позволили бы в судебном порядке взыскать задолженность при подобных обстоятельствах.
То есть просто потому, что сумма выплаты при увольнении оказалась меньше задолженности, взыскать остатки через суд не выйдет. Единственное, что остается работодателю в таком случае — предложить работнику погасить задолженность добровольно.
ТК РФ об отпуске и отпускных
Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода. Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели. Расчет идет на то, что оставшееся оплаченное отпускное время будет им отработано во втором полугодии. Полный отпуск отрабатывается не менее чем 11 месяцами.
Вопрос: Как исчислить и отразить в отчетности страховые взносы при удержании за неотработанные дни отпуска в случае увольнения работника? Посмотреть ответ
Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.
Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции.
Как в бухгалтерском учете отражается удержание излишне выплаченных работнику отпускных за неотработанные дни отпуска при увольнении?
Работодатель удерживает деньги
По заявлению сотруднику излишне выплаченную зарплату работодатель может удержать сам. Для этого делают записи:
- Дебет 70 Кредит 73 – удержана из зарплаты излишне выданная сумма
В месяце ошибочного начисления делают сторнирующие записи по начислению зарплаты, налогов и взносов.
Пример:
Работник написал заявление на удержание из зарплаты за июнь (по начислению 24 780 руб.) излишне выплаченной суммы в размере 3500 руб. за май.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 26 | 70 | Начислена зарплата сотруднику | 24 780 | Ведомость по начислению заработной платы |
| 70 | 68 НДФЛ | Удержан налог из зарплаты | 3221,40 | Ведомость по начислению заработной платы |
| 70 | 73 | Удержаны из зарплаты излишне выплаченные деньги | 3500 | Ведомость по начислению заработной платы |
| 70 | 50 | Сотруднику выплачена зарплата за июнь за минусом удержания | 18 058,6 | Расходный кассовый ордер |
То обстоятельство, что компания нарушила сроки выплаты сотруднику в связи с его увольнением, в рассматриваемой ситуации большого значения иметь не будет. Однако сама по себе ситуация для работодателя достаточно непростая, и исход дела будет во многом зависеть от того, будет ли суд рассматривать спор с позиций трудового права или с позиций гражданского права. С позиций трудового права шансов на победу у работодателя практически нет. Поэтому компании надо постараться убедить суд в том, что повторно перечисленная работнику сумма представляет собой неосновательное обогащение в рамках гражданско-правовых отношений (ст. 1102 ГК РФ).
Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением трех случаев.
Первый случай — счетная ошибка. Однако тут судебная практика придерживается буквального толкования нормы и исходит из того, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом), в то время как технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Эту позицию поддерживает и Роструд в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1. Поэтому рассчитывать на то, что повторное перечисление денег работнику суд признает счетной ошибкой, не стоит.
Возврат на расчетный счет заработной платы проводки
Речь идет непосредственно о взносах по страхованию, алиментах, погашении долговых обязательств по коммунальным расходам.
Дт 70 Кт 94 – удержание величины материального ущерба с виновных лиц, которые были установлены в рамках законодательства. После осуществления всех мероприятий необходимо вычесть из начисленной суммы все удержания и выплатить полученную сумму денежных средств работнику.
Если заработная плата выплачивается в наличной форме, то чаще всего в бухгалтерском учете фигурирует проводка:Случается, что вернуть ошибочно выплаченную зарплату невозможно. Например, сотрудник уволился и уехал.
В подобных случаях сумму переплаты взыскать нереально, и она признается безнадежной дебиторской задолженностью.
Сумму долга списывают за счет средств резерва по сомнительным долгам (при его наличии) либо, если резерв не создан, относят на убыток, включив ее в состав прочих затрат.Это
В документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» для передачи в бухгалтерскую базу проводок эти суммы попадают с определенными видами операции (рисунок 12):
Рис. 12. Формирование учетной операции
Поэтому, чтобы проверить суммы документа «отражение зарплаты в бухучете» со сводами по заработной плате, надо сложить суммы двух отчетов: «Свод по зарплате» и «Незарплатные доходы»
Внимание:
Факт перечисления денежных средств таким физическим лицам отражается в бухгалтерской программе. Поэтому никаких ведомостей на выплату в типовой зарплатной системе делать не надо и возможности нет. Возможность формирования ведомостей на выплату есть только в расширенном функционале версии КОРП при включении соответствующей настройки (рисунок 13):
Рис. 13. Настройка констант для формирования ведомостей на выплату в версии КОРП
Взыскание лишних денег, начисленных работнику, осуществляется через издание приказа. Последний печатается не позднее, чем через 30 дней с момента завершения периода, предусмотренного для возврата. Если срок не предусматривается, приказ оформляется в срок до месяца с момента обнаружения переплаты. При этом важно знать, как отобразить возврат зарплаты на расчетный счет или путем удержания.
Стоит учесть, что удержание возможно при отсутствии факта оспаривания со стороны сотрудника (ТК РФ, статья 137). Чтобы исключить сложности, руководителю требуется оформить докладную и описать в документе причины своих действий.
Проводки по возврату зарплаты на расчетный счет и другими способами
Рассмотрим два пути передачи переплаченной суммы:
- Сотрудник передает деньги самостоятельно. В такой ситуации он отдает средства в кассу компании или осуществляет возврат зарплаты на расчетный счет. Проводки в этом случае имеют следующий вид — Д 50/К 70 и Д 51/К 70 соответственно. Если работник при начислении зарплаты получил большую сумму, отражение по 70-му счету все расставляет на первоначальные места.
Если причиной стала ошибка в арифметических вычислениях, проводка имеет следующий вид:
- Д 20 (23,26 и другие), К 70 — стонирование лишней зарплаты.
- Д 73 К 70 — списывание излишних средств на другие вычисления с работниками.
Как только произведено исправление суммы по зарплате, остается удалить ошибки и по начисляемому налогу (НДФЛ) и страховым платежам. В первом случае осуществляется стонирование начислений по Д 70, К68, а во втором — по сч. 20 (25, 26 и других), также К 69-х счетов.
Что такое счетная ошибка?
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Согласно разъяснениям сотрудников Роструда счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (Письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Для более наглядного понимания того, что признается счетной ошибкой, а что нет, приведем таблицу (перечень ошибок, представленных в ней, не является исчерпывающим).
| Счетные ошибки | Не счетные ошибки |
| Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы.
Примечание: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17) |
Неправильное применение норм законодательства, например:
– оплата отпуска большей продолжительности; – оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере. Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе: – выплата премии в большем размере; – начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику |
| Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы.
Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика: – сбой компьютерной программы – это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012); – сбой программы – не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013) |
Получение работником заработной платы:
– дважды; – в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных. Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными |
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на выплату заработной платы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ. Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» (п. 256 Инструкции № 157н). Следовательно, типовые операции по возврату излишне выплаченной заработной платы будут отражаться следующим образом:
| Казенное учреждение (Инструкция № 162н*) | Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**) | Автономное учреждение (Инструкция № 183н***) | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| Начислена заработная плата | |||||
| 1 401 20 211 | 1 302 11 730 | 0 109 60 211
0 109 70 211 0 109 80 211 0 109 90 211 0 401 20 211 |
0 302 11 730 | 0 109 60 211
0 109 70 211 0 109 80 211 0 109 90 211 0 401 20 211 |
0 302 11 000 |
| Перечислена сумма заработной платы с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника | |||||
| 0 302 11 830 | 1 304 05 211 | 0 302 11 830 | 0 201 11 610 | 0 302 11 000 | 0 201 11 000 |
| Отражена излишне начисленная заработная плата методом «красное сторно» | |||||
| 1 401 20 211 | 1 302 11 730 | 0 401 20 211 | 0 302 11 730 | 0 401 20 211 | 0 302 11 000 |
| 1 209 30 560 | 1 302 11 730 | 0 209 30 560 | 0 302 11 730 | 0 209 30 000 | 0 302 11 000 |
| Отражены внесенные в кассу суммы излишне полученной заработной платы | |||||
| 1 201 34 510 | 1 209 30 660 | 0 201 34 510 | 0 209 30 660 | 0 201 34 000 | 0 209 30 000 |
| Отражено внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными | |||||
| 1 210 03 560 | 1 201 34 610 | 0 210 03 560 | 0 201 34 610 | 0 210 03 000 | 0 201 34 000 |
| Отражено зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета | |||||
| 1 304 05 211 | 1 210 03 660 | 0 201 11 510 | 0 210 03 660 | 0 201 11 000 | 0 210 03 000 |
* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.